高职院校人事档案管理信息化建设研究

龙 彦

人事档案是反映个人主要经历、品德作风等方面的原始记录，在个人职称申报、转正定级、养老保险办理等环节中都需要使用人事档案。随着当前信息化社会的日益发展，信息化管理已经渗透到社会的各行各业，传统的人事档案工作已经无法适应新时代的发展要求。因此坚持与时俱进，改变原有的档案管理模式，加快对人事档案管理工作信息化建设，才能提高档案管理效率，优化高职院校整体的人力资源结构，更好地适应新时代的发展要求。

一、高职院校人事档案管理信息化的现状

人事档案管理信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是利用计算机、数据库等现代化技术手段，将各种载体的档案材料向数字化档案信息资源转变的过程。近些年，档案信息化正在迅速的发展，但与真正地实现档案信息化管理还有一定的差距，尤其是高职院校的人事档案信息化管理还处于起步阶段，存在着诸多的问题，比如人员配置不足，专业设备配置率比较低；档案由纸质向电子转换缓慢；人事档案管理信息系统以及网络化利用率低等现象。

（一）档案管理人员构成及硬件配置

在高职院校的人事档案管理人员队伍中，档案专业的专职人事档案管理人员并不多。通过某数据[1]调查我们得知，在人事档案管理人员中，档案专业的档案管理人员仅占2%，信息化专业的档案管理人员占17%；本科及以上学历的档案管理人员仅占8%；兼职人员高达92%，其中由人事部门工作人员兼任的占74%，由图书馆工作人员兼任的占18%；从年龄结构来看，30岁以下人员仅占12%。

在人事档案信息化管理中，需要电脑、扫描仪、照相机、复印机等硬件配置提供支持。虽然高职院校中电脑配置率达到了100%，但是扫描仪、照相机等配置率极低，连10%都不到，成了人事档案管理信息化的短板，严重制约了信息化的发展进程。

（二）人事档案管理模式

随着电脑的普及，大部分高职院校都利用excel等办公软件，进行台账的建立、检索工具的编制等操作。但是人事档案管理人员年龄偏大的高职院校仍然采用全手工的方式进行档案管理工作，比例为11%；而引入电子化储存的院校仅占15%，在这引入电子化储存的院校中，电子化程度也不高，仅仅局限于一些较新的材料实现的电子化，而大部分的人事档案数据仍然是以纸质化形式保存。

（三）信息系统及其网络化利用

在高职院校中，拥有独立的人事档案管理系统的院校仅占15%，即使在这已经拥有独立人事档案管理系统的学校，数据资源也很少，学校网站上也没有提供人事档案管理信息系统的相关链接，更无从谈起人事档案的在线检索以及查询等功能了。

二、制约高职院校人事档案信息化管理的因素

（一）档案管理重视程度不够

在高职院校中，比起教务、学工、科研等核心部门，作为相对边缘的档案管理部门容易受到学校领导的忽视。高职院校领导，尤其是分管人事档案的领导对人事档案工作重视程度不够的结果，就会造成人事档案机构设置不合理、档案信息化管理的人才队伍得不到建设，人事档案信息化建设的经费投入不足[2]。甚至有些高职院校连人事档案库房都没有达到标准，更无从谈起档案信息化建设[3]。相应的，如果学校层面都不够重视，在档案管理工作岗位上的档案管理人员更是“做一天和尚撞一天钟”，仅仅满足于保管、归档、借阅等基础性工作，很难做出显著的成效。学校对于档案管理重视程度不够，也会间接地影响档案管理人员的工作积极性和工作水平的发挥，使得档案管理人员很难有创新、很难有激情。

（二）档案管理人员业务能力不高

要想推动人事档案信息化进程，必须有要有专业性强、综合性强的人才，也就是说，要求档案管理人员需要具备较强的档案专业能力和熟练的计算机、互联网应用能力。在现有岗位上的大部分档案管理人员存在着年龄偏大、学历不高的问题，经历了十几年乃至几十年一成不变的工作，容易缺乏激情，没有创新。

即使他们有心推动档案信息化，但是由于专业性不强局限了他们无力推动信息化进展。部分兼职人员虽然年龄小、学历高，能够熟练地运用现代化技术为档案信息化管理服务，但由于他们是兼职档案管理，没有足够的精力与充足的时间，无法对档案进行充分细致地补充，更别提主动开发和利用档案了。

（三）缺乏有效的激励机制

高职院校缺乏有效地激励机制来调动档案管理人员的工作积极性。对档案管理人员的考核一般集中在年终一次的个人考核。只要教职工没有政治问题或者工作中不出现重大失误，一般都会得到优秀或合格的结果，进而失去了考核的意义。因此，个人年度考核这样一种“你好我好大家好”的评价体系，对于教职工尤其是档案管理人员没有一点约束力，也调动不起工作积极性[4]。考核本应根据多劳多得、按劳分配，奖勤罚懒的原则与教职工的工资挂钩，但大部分高职院校都为了不引起不必要的矛盾，无法对岗位职责完成情况进行实质性的考核，无法真实地反映出本年度工作任务的完成状况，对于考核的客观公正性不强。换句话说，考核对档案管理人员没有实质约束力。

三、建设高职院校人事档案信息化的新思路

（一）提升档案信息化重视程度

1.加强学校领导的重视程度

想要加快人事档案信息化进程，首先离不开高职院校领导尤其是分管人事档案管理工作领导的高度重视。这就要求我们加大档案信息化宣传力度，比如通过省委组织部、市委组织部、省人社厅、市人社局等主管部门定期召开相关会议的形式，让高职院校的领导了解人事档案信息化建设对于学校人力资源优化配置的重要作用，从思想上摒弃原有对档案管理工作的认识，转变学校领导认为人事档案管理信息化不重要的观念。因为完成人事档案信息化建设是一个漫长的过程，包括人事档案的完善、人事档案从纸质化到电子化的转换、数据库的建设、人事档案管理系统的开发等，都需要学校在制度上、人力上、财力上给予相当的支持。只有高职院校领导意识到人事档案管理信息化的必要性，制定相关的人事档案管理制度、人事档案管理要求、人事档案考核标准来规范人事档案管理工作，约束人事档案管理人员，才能真正有效地推动高职院校人事档案信息化建设的开展，档案的信息化管理才会指日可待。

2.提升基层档案管理人员的重视程度

完成人事档案信息化建设除了要从学校领导层面增强意识，也离不开基层档案管理人员的重视程度。当高职院校领导对人事档案信息化管理重视了，自然会在校内召开宣传会议、加大信息化管理理念的宣传力度，使基层档案管理人员意识到人事档案信息化管理不仅能够带来便利与效率，更能够对高职院校的发展有促进作用。只有这样，基层档案管理者才会积极主动的配合学校完成相关的工作，主动承担起自己应该肩负的信息化改革责任，配合学校推进信息化的进程。

（二）加强档案管理队伍建设

1.引进复合型人才

在当今的信息化时代，档案管理工作除了要求档案管理人员拥有较强档案管理专业能力之外，还要求档案管理人员要熟练地应用计算机和互联网。这就需要高职院校招聘时除了考核应聘者的档案专业知识之外，还应该通过应聘者的简历信息，综合应聘者的性格、兴趣爱好等特征，筛选出计算机能力突出、对网络技术有特长的优秀人才。也可以引进计算机专业的人才，通过对其进行岗位培训，让其系统的学习档案方面的知识，也可以很快地投入到档案信息化管理的工作中。因此，高职院校要从本质上重视档案管理部门，录用优秀的复合型人才，为现有的岗位注入新鲜的血液，通过老员工的丰富经验与新员工的专业技能相结合的方式，建设出一支具有年龄、学历、专业结构合理的档案管理队伍。

2.加强岗位培训

高职院校还应加强档案管理人员的专业知识培训，鼓励其扩大知识面，多学习信息化等相关领域的新技术，与兄弟院校多接触、多交流，真正融入信息化时代。作为高职院校本身也应积极组织相应的专题学术、业务交流会议，积极举办形式丰富的专业业务学习活动，邀请专家、名人举办讲座，向档案管理人员讲解档案管理的先进方法、档案事业的发展前景，切实提高领导层与档案管理人员的整体水平与工作能力。高职院校人事档案管理水平的高低取决于人事档案管理管理人员素质的高低，因此，建设与培养出一支专业性强、素质性强的队伍，是高职院校一项长期的任务。

（三）建立有效的激励机制

1.考核结果与薪酬挂钩

采取量化积分的形式对进行考核，将年底绩效考核制度应与教职工的薪酬挂钩，实现多劳多得、按劳分配，奖勤罚懒，才能避免由于人为因素而导致不公平的现象，才能真正地调动教职工的工作积极性，激发出教职工最大的工作潜能。考核的内容可以包括考勤、工作任务的难易程度、工作的效率、工作的完成情况等几个方面，真实、客观、准确的考核出教职工的工作情况。

2.采取多元化的激励手段

学校应该深入基层走访，并以多种形式进行调研，了解教职工的需求，采取针对性的激励手段满足教职工的个性化需求。美国著名心理学家马斯洛在“人类激励理论”中提出：人类需求从低到高按层次是：生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现需求。因此，在对了解员工的需要是应用需要层次论对员工进行激励的一个重要前提。比如对于有物质需求的教职工采用提高待遇或者增加福利的方式进行激励；对于有尊重需求的教职工采用给予充分肯定、尊重和信任的方式进行激励；对于想在职位上有所提升的教职工采用重点考虑，委以重任，列为后备干部的方式进行激励。因此，利用好马斯洛理论，在一定程度内指定个性化的激励机制能够切实有效的发挥人才的作用，鼓励教职工为学校做出最大的贡献。

（四）加大数据库建设力度

1.加快人事档案电子化进程

人事档案的电子化是实现人事档案信息化建设的基础。目前，大部分高职院校的人事档案还没有完全从纸质档案转变到电子档案，因此各高职院校现阶段的首要任务是通过扫描仪、数据压缩等技术手段将人事档案的纸质材料转换为电子档案。

2.完善数据库建设

人事档案的基本信息数据库的建设与更新也是一个逐步积累的过程。各高职院校应建立起自主研发的信息库信息，按各个高校的实际需求来设置相关的功能[5]。同时，在建立人事档案数据库的过程中，首先要保证人员档案信息的准确性与真实性，比如出生年月、籍贯、参加工作时间、入党时间等项目，尤其是出生年月，容易发生问题，有的材料记载农历生日，而有的材料记载阳历生日。因此，只要原始材料中记载内容不一致的地方，一定要仔细的核查，确保各条档案信息准确无误。完善人事档案数据库，不仅对于一些基础性信息的检索，还是对于职称、学历等师资力量的统计，或是对于教职工专业、年龄分布的分析都有着不可小觑的作用。只有拥有完整准确的数据库信息，才能为需要利用人事档案信息的个人、部门、学校提供及时有效的数据和信息资源。

四、结 语

高职院校的人事档案信息化决不能是面子工程，单纯地为了应付上级部门的要求或者检查等原因而建设，应该充分结合本校规模与实际需求。高职院校的人事档案信息化建设是一个长远而艰巨的工程，我们应该化被动为主动，意识到高职院校人事档案信息化建设不仅仅是学校发展的需要，也是人才培养的需要。这项工作要坚持与时俱进的发展态度，充分发挥出人事档案管理工作应有的作用，才能为高职院校的发展奠定基础。

[1]王燕.高职院校人事档案信息化管理研究——以济南市高职院校为例[D].济南：山东大学，2014.

[2] 尹艳华.大数据时代高职院校人事档案管理面临的挑战及对策研究[J].才智，2016（7）：88-90.

[3] 梁文博.高职院校干部人事档案的信息化管理[J].信息工作，2017（4）：54.

[4] 张丽娜，夏庆利.高职院校人力资源管理的现实困境与对策[J].学术论坛，2016（4）：157-161.

[5] 张霞.大数据背景下高职院校人事档案管理面临的挑战及应对策略探讨[J].工作指导，2016（3）：165-166.