以创促建，全面提升档案数字化水平——连云港职业技术学院创建省4A级数字档案室工作纪实

孔媛媛

近年来，我校在抓好教育教学工作的同时，始终把档案管理工作放在重要位置，认真贯彻执行《档案法》《江苏省档案管理条例》及《高校档案管理条例》，严格按照档案管理工作的相关法规和文件要求，紧密结合学校档案工作实际，在2012年成功创建江苏省四星级档案室的基础上，扎实开展省4A级数字档案室的创建工作。加强领导，加大投入，完善制度，强化管理，扎实工作，取得了明显的成效。2017年12月，由专家组来校现场审查了台账资料，实地检查了档案库房，观看了档案管理系统演示，参观了学校校史馆。经过综合评议，我校顺利通过评审，成为我市教育系统首家省4A级数字档案室。

一、强化组织领导，健全工作机制，明确工作重点

学校成立了分管领导为组长、各部门负责人为成员的档案数字化建设工作领导小组。积极响应市档案局的号召，把创建4A级数字档案室作为学校当前的首要工作，召开档案工作会议，部署并制定详细的创建工作计划，将创建工作纳入年度工作目标，工作任务分解到各人，由档案专职人员总体负责，全员参与，协同配合，全力以赴完成创建工作。及时解决档案工作中遇到的困难和问题，高标准配备档案管理所需各项设施设备，充分保障档案管理工作正常开展。

针对档案工作面广量大的特点，在明确专职档案管理人员的基础上，进一步充实各部门兼职档案管理员队伍，明确工作内容、工作时限、工作要求和工作责任，建立起分管领导抓统筹推进、具体部门抓组织落实，档案人员抓实施操作，其他部门抓协调配合的四级联动工作网络，形成了既统又分，统分结合，专管成线，群管成网的档案建设格局。为了做到用制度管人管事，更好地分解工作指标，传递压力和落实责任，我校建立健全档案管理配套制度办法，先后制定和完善了《分管领导工作职责》《档案人员岗位职责》《立卷归档制度》《档案库房管理制度》《档案利用、借阅制度》《档案保密制度》《档案统计移交制度》等一系列规章制度，从文件材料的收集整理、立卷归档、保密销毁到查阅利用都做到有章可循，有据可依，确保文件收发及时、收集齐全、分类组卷准确、整理装订美观、鉴定销毁有序，使全局档案管理达到了工作规范统一、管理要求统一、分类方案统一、检索工具统一、档案用品统一“五统一”的要求。

在日常档案管理中，健全和完善了档案的保管、保密、借阅、统计、移交、库房管理、档案人员岗位责任制等各项管理制度，做到有章可循，责任到人。为加强档案数字化建设，做到规范化管理，在市档案局的指导帮助下，逐步完善学校电子文件归档与管理的有关规定，及时制订《电子文件归档及管理规章制度》《电子文件统计、移交制度》《电子文件借阅利用制度》《电子文件保管制度》等制度，做到有制可循，有规可依，为档案管理工作提供了必要的制度保障。

二、加大投入力度，拓宽资源载体，推进信息化建设

近年来，我校不断加大对档案工作的投入力度，在经费保障上重点保证，优先倾斜，不断完善相关硬件设施，使档案室的存储、检索和办公条件不断提高。学校先后建立了面积120平方米的综合档案室库房、400多平方米的校史陈列馆，另外还有荣誉陈列室、阅档室、数字化档案室、工作人员办公室。学校先后投入近20万元为档案室配备了档案密集架、钢木阅览桌、中央空调、档案专用服务器、电脑、复印机、打印机、扫描仪、刻录机、碎纸机、除湿机、防磁柜、数码照相机等设施，档案库房达到了“四分开”及“八防”要求，具备了良好的保存保管条件。

进一步推进档案的数字化建设，先后投入20万余元将原有不同类别不同载体的档案资源转化成数字化信息，使档案资源实现全文在线阅览，提高了档案检索和利用效率。目前，我校已建成了一个大容量的数字档案库，将文书档案、教学档案、会计档案、声像档案、基建档案、科研档案和外事档案等十大类档案进行数字化管理，不同级别的领导、不同部门的工作人员通过授权许可可以在内部网络平台随时查阅非密级档案。档案信息化大幅提高了档案工作的效率，办公自动化的应用以及档案网络管理软件“南大之星”的运行，可以实现网上移交档案、网上归档、网上查档，这就使得档案收集、归档、查阅工作变得更为简便、快捷，档案部门人员也能腾出更多的时间用于档案资料的整理，数据统计、档案分析编研等，提高了工作效率，也避免了档案因实体借阅造成的磨损和毁坏，有效提升了学校档案工作的管理水平。2015年底对档案系统进行第三次改版升级，依据《江苏省数字档案馆建设规程》《江苏省电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》和《江苏省档案数字化转换操作规程》，在继承原有系统功能优点的基础上，新增了“电子文件数据封包”“文件封包数字签名和签名认证”和“规范元数据”等功能，升级了导入、原文批量上传挂接、多媒体档案管理、数据批量处理、跨类检索、跨字段检索等功能，优化了数据统计等功能。

加强对系统和数据的存储、备份和恢复管理，通过采用专业存储设备和备份恢复管理软件，将各应用系统产生的数据统一存放在数据库或存储空间中，由专业备份恢复软件自动每天进行差异备份，每季度全备份方式备份档案数据，并通过异地存储、刻盘存储等多种方式，确保档案数据不丢失。目前已将所有档案目录及原文刻录了两套光盘放入防磁柜进行保存。

三、规范档案管理，确保资料完整、改善检索质量

根据上级档案部门的规定，结合工作实际，制定了档案工作业务规范，并遵循文件形成规律，秉承历史、全面、发展的观点，结合高校档案分类方案，修订了《连云港职业技术学院档案分类方案、归档范围及保管期限》，对工作中形成的党群、行政、教学、学生、外事、基建、科研、出版物、会计、声像、实物等十几个门类和载体的应归档的资料及时收集归档，进行了认真分类，整理、装订、编号，编目、装盒、入柜上架，案卷装订做到整齐美观。档案材料齐全、完整、系统，在学院各项管理活动中发挥了重要作用。

为了使档案检索更为方便快捷，我们根据学校工作特点，在市档案局业务指导下，科学地分类组合，编制了“全宗目录”“案卷目录”“全引目录”“归档文件目录”、“发文汇编”等检索工具，从不同的角度为利用者提供查找线索，加快查找速度。

四、延伸档案功能，深度拓展利用，凝结历史传承

档案的价值在于利用，档案资料是宝贵的信息资源。我们在保管好档案，保证档案安全的同时，坚持做好档案资料的开发利用，为领导决策服务，以达到存史资政、信息共享、服务社会的目的。通过对这些信息进行深入细致的分析、整理、加工，形成了《全宗介绍》《组织机构沿革》《大事记汇编》《发文汇编》《荣誉汇编》《基础教字汇编》《党建工作材料汇编》《行政管理规章制度汇编》《教学管理规章制度汇编》等二十多种编研材料，发挥档案服务学校、服务学生、服务社会的重要作用。

档案的查阅、借阅工作，坚持严格按章办事热情快捷服务。为社会提供已公开档案信息、充分利用校园网系统，建设了档案管理信息网站，开设了政策法规、组织沿革、荣誉殿堂、兰台动态等多个专栏对外公布室藏档案数据、档案工作制度及学校大事记、获奖情况、工作动态等信息，提供档案查询利用模块。在档案门户网站中专门设置了信息模块，通过访问档案管理系统即可查询到所需的文档，经过一定的授权后，或者发送查档请求经系统管理员确认通过后，各部门工作人员在办公室就可以进行网上查档，定期公布开放档案目录和全文信息，主动提供公益性信息服务，最大限度地实现档案信息的资源共享。

我校档案室是全市教育系统室藏档案电子化扫描的第一批单位之一，严格按照江苏省4A级数字档案室标准及市档案局的时间进度安排要求做好档案数字化工作。我们完成室藏档案数字化扫描工作任务，通过档案管理系统批量导入和挂接功能，使档案目录与全文数据有效挂接，确保档案实体与电子目录相互对应，实现数字化转换，形成了文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化。并根据档案室目前电子文件收集较全面、完整的实际情况，通过文件扫描和电子文件相结合的方式，成功实现了现阶段档案室藏资料全文数字化的目标。

四、结 语

2012年学校成功升级为省四星级档案室，也实现了从手工管理档案向信息化管理档案的转变。而今年我们顺利通过4A级数字档案室，标志我校档案管理水平又上了一个新的台阶，更加信息化、智能化。档案管理的软硬件基础水平得到显著提升，对档案管理系统进行了提档升级，数据处理速度也更快。目前已能够实现各种门类档案的创建、封装、接收、鉴定、销毁、查询统计、档案打印、借阅管理、系统维护、数据恢复与备份等功能，能够实现文件档案在线归档及审计档案、照片、声像档案全文数字化管理，并具备必要的数据安全及系统权限控制措施。提升了档案利用的能力和水平，完成了数字档案资源建设工作。此次我校通过此次数字档案室的创建，档案室档案工作的科学化、规范化、现代化、智能化管理虽然取得了一定成绩，但距离高标准还有一定差距。下一步，我们将按照要求，继续稳步推进档案信息化和数字档案室建设，不断开拓创新，使档案室数字档案室发挥更好的功效，取得更好的成绩。

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