大数据环境下医院档案管理信息化建设的思考

孙 饶

档案资源是人类发展、社会变迁和个人进步的历史记录，完整的保护档案资源对国家机构、社会组织、家庭以及个人来说具有非常重大的意义和作用，档案资源所承载的是价值厚重的“国家记忆”。随着互联网技术的日新月异，尤其是在大数据环境下颠覆了传统的思维方式，提出了“全数据”概念，档案来源渠道更加广泛，一切信息皆可归档，大大扩宽了档案资源的收集范围。医院档案信息化管理是指采用计算机技术对文书和档案工作的全程实施自动化管理，主要包括对文字档案的数字化加工和数字档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、发布、利用以及管理的全过程。当前，医院信息化程度的高低已经被公认为衡量一家医院的综合实力的重要标志之一。因此，如何更好地利用大数据来加强医院档案管理信息化建设已经迫在眉睫。

一、大数据的起源及内涵

（一）大数据的起源

大数据这一术语最早期的来源可以追溯到A-pache Org的开源项目Nutch，当时大数据主要描述的是更新网络搜索索引所需的大量数据集合。1980年，著名未来学家阿尔文托夫勒编写的《第三次浪潮》一书中，把大数据赞颂为“第三次浪潮的华彩乐章”。2008年，《Nature》杂志出版了一期Big Data专刊，系统的介绍了大数据存在的潜在价值，分析了大数据带来的挑战。2011年2月，《Science》杂志也推出了关于数据处理的专刊—“Dealing with Data”，从互联网、经济、环境等多个方面就科学研究中出现的大数据问题进行深入讨论，以此来阐述大数据在科学研究中的重要作用。不过，全球知名咨询公司麦肯锡（Mc Kinsey）是最早提出“大数据时代”已经到来的权威机构，这个公司在2011年6月份发布的一份关于大数据的研究报告中明确指出大数据的应用已经渗透到每一个行业和每一个业务职能领域，逐渐成为必不可少的生产因素，报告详尽细致地分析了大数据影响的关键技术和应用领域。2012年3月，奥巴马宣布美国政府五大部门投资2亿以上美元，启动“大数据研究和发展计划”(Big Data Research and Development Initiative)。由此开始，其他欧美、日韩国家和我国也纷纷开始加大资金投入，加入大数据研究的行列。

（二）大数据的内涵

目前，对于大数据的概念并没有一个统一的定义，比较认可的定义认为大数据也称为巨量资料，指的是一种信息化的资产，这种信息化的资产需要被处理分析成一种可以提供决策依据的海量的信息。大数据具有 4V 特点：Volume(大量)、Velocity(高速)、Variety(多样)、Value(价值)。从以上论述可以发现：大数据技术具有很高的战略意义，这种战略意义指的是拥有海量数据的同时，要有可以把这些数据进行有效的分析的方法，也就是说，必须要具备对海量数据进行加工整理并且分析其规律结果的能力。因此，大数据的计算是无法由单独的计算机独立完成的，云计算、物联网技术是大数据环境的必备工具。

二、医院档案管理信息化建设中存在的问题

（一）档案管理信息化系统建设不完善

我国医院档案管理信息进程已有20多年，大部分医院已经建立起了规模不等的医院档案信息管理系统。当然，也有部分医院对于建设医院信息档案管理系统重视程度不够，相关医院管理人员不认为对档案管理进行信息化建设能够提升医院服务水平，相关管理人员对信息化建设工作缺少支持，现阶段部分医院档案管理水平比较落后，医院档案管理信息系统建设不够完善。

（二）医院档案管理信息化制度不够完善

医院建立信息档案管理系统还处于建设初期，在实际运行过程中存在一些缺陷，现阶段医院档案管理信息化建设相应管理制度不够完善，在管理制度中没有将信息化建设内容进行职责划分，档案管理人员在工作过程中工作职责界限不明，从而降低医院档案管理信息建设速度，减缓医院档案管理工作的发展速度。

（三）医院档案管理人员专业素养有待提升

当前医院档案管理人员老龄化趋势较高，并且大多数人员都不是档案专业，既熟悉档案业务，又熟练信息技术的人员严重缺乏，难以适应档案信息化发展的需要。此外，在医院档案管理信息化建设过程中不难发现，医院普遍存在档案管理信息化意识不强的表现，一些档案管理人员非专业甚至是“兼职”，首先要做自己的本职工作，其次才会对档案进行整理和管理，这样的工作模式严重影响了档案信息化建设的进程。

三、大数据与医院档案管理信息化建设的关系

（一）大数据对传统档案管理工作提出了新的要求

医院档案管理涉及范围广，既包含医疗业务领域，如医疗器械、药品、病例、技术等方面，又包含管理服务领域，如基建、采购、人事等方面，内容很多，分类很细，信息量很大。随着医院档案信息化建设进程地加快实施，传统的档案管理模式显然已经不适应时代发展的要求。对于如此庞大的档案数据，必须借鉴大数据思维中的整体思维模式，处理好档案管理“全局”与“局部”的关系，注重档案从收集整理到开发利用这一系列过程中的各个环节之间的关联性，改进传统档案管理的工作模式，全面提升档案管理工作的整体效率。

（二）大数据为医院档案信息运用提供了更广阔的平台

档案查询在传统意义上必须查阅文书档案，但随着信息技术的日新月异，档案管理工作也在潜移默化中进行着改变。在大数据环境下，如何快速高效地找到我们所要的信息档案显然尤其重要。在信息化程度较高的医院中，我们不难发现：以前患者到医院就诊必须早早地就到医生诊室门口排队，等导诊护士排号，等候的时间非常的漫长，而现在利于信息系统支持，患者可以直接在医院的官方微信平台、预约平台、自助服务终端机、电话等多渠道为自己就诊预定合适的就诊时间，这样既可以为患者节省很多就诊时间，也可以缓解医院接诊高峰压力。同时，传统医院档案中保存着大量的纸质报表，要从大量的报表中统计出相关数据费时费力，使得医院很难获得准确有效的内部运行数据。在大数据环境下，通过对医院档案中电子文档的规范化制作，可以很快的分析出各科室和医院整体的结果，对于医院管理全局运行结果的统计和分析也更加的全面。在这些分析结果的基础上，医院可以很方便的做出自我的运行评价，从而提高医院的服务质量并且有效的控制医院运行成本。

（三）大数据对医院档案人才队伍建设提出了更高要求

在大数据环境下，信息加工与获取变得更加快捷。医院档案管理信息化进程中必须要有专业技术过硬、意识超前的管理队伍。目前，不少医院尽管都在进行信息化建设，但是在实际档案数字化处理过程中没有树立电子档案存储的意识，日常众多的分支部门产生的海量的电子文档没有人有意识的进行科学化的保存，更多的时候是随意的保存在个人的办公电脑里，缺乏及时归档的意识，导致电子档案丢失的现象时有发生。另外，由于医院各科室档案分散，档案的管理者分散在不同的岗位，有的甚至身兼数职，对电子档案管理的知识有些人甚至十分的匮乏，在日常的工作中，对于网络安全、计算机病毒的防范、电子档案使用权限的管理、电子档案的归档等工作存在各种不合理的现象。同时，医疗又是一门专业性非常强的专业，很多电子档案如果没有一定的医学知识基础的话很难看明白内容，这也给医院档案的人才队伍建设提出了更高的要求。

四、大数据环境下医院档案管理信息化建设策略

（一）创新医院档案管理信息化建设模式

一是要建立医院档案与信息管理的一体化管理模式。医院运作和管理过程是一个获得信息、处理信息、再利用信息的一个过程，档案管理系统相当于一个信息资源系统，是医院这个综合系统中的一个子系统。通过一体化管理，不仅可以节约人力、物力和财力，还可以形成资源库，提供更多有效的便于查询的信息；二是在医院档案管理信息化建设过程中，管理人员需要建立相应管理制度，在管理过程中将档案管理信息化建设工作划分成几个工作内容，对与各个工作内容的实施情况都交给具体部门实施，在建设过程中医院管理人员需要对档案管理信息化建设工作流程进行适当的监督工作，及时督促相关部门完成有关工作内容，在档案管理信息化建设过程中将数据录入工作内容交给各科室的医生，由各科室的医生将科室内病患资料及时上传至档案信息管理系统中，医生上传数据之后，档案管理工作人员根据医院档案原始资料核对信息系统中信息是否属实，是否存在错误以及遗漏资料的现象，档案管理工作人员核实信息之后要及时与相关医护人员进行适当的沟通，确保档案管理系统中信息的真实性与可靠性。

（二）提高医院档案管理人员的专业素质

在大数据环境下，学科化、专业化的管理人才队伍是医院档案管理信息化工作的核心。没有专业的管理人才来使用医院档案管理的基础设施，大数据档案管理工作就会变成空中楼阁。因此，医院要想提高大数据环境下的档案管理质量，必须要为其配备专业的人才队伍。在实际的档案管理工作中既要熟练使用数字化设备又要具备扎实的传统档案管理业务的功底。例如在我国某三甲医院档案管理工作开展中，制定了人才引进与培养方案，以此提高档案管理人员队伍的整体水平。在人才引进方面，医院制定了严格的筛选条件，具体条件为：具备档案管理学学士学位，熟练掌握档案管理的理论知识，并熟悉相关计算机软件操作系统。此外，工作人员还应了解基础医学和经济学等理论知识，并具备基本应用沟通能力。通过上述条件的限制，为档案管理工作筛选优秀人才，保证档案管理人才队伍的先进性。同时，在大数据的环境下，一方面要大力发展医院电子档案建设工作，另一方面也要把传统档案管理工作中好的经验使用到电子档案管理工作中，同时根据电子档案的特点不断探索技术上的突破。这要求医院加强对人才的培养力度，通过开展定期的业务培训工作，来强化管理人员的信息化水平，确保其能够更好地对大数据信息进行分析与利用，建立起高效稳健的医院档案管理人才队伍。

（三）加大医院档案软件与硬件设施的建设力度

在对档案信息化进行建设时，硬件和软件设施是十分有必要的。其中，硬件设施指的是计算机设备、多媒体技术设备、录入系统以及存储设备等，例如复印机、照相机以及扫描仪等；软件设施指的是档案的管理软件以及文件，例如建设的档案查询系统、数据库软件、信息安全软件以及计算机操作系统软件等。当前，医院档案信息化建设过程中，受资金短缺影响，很多医院软硬件设施配套不齐全，从而严重影响档案管理现代化水平的提升。在医院档案管理中，档案资料存在重复利用的现象，原有的纸质档案极易破损，造成档案内部数据丢失，进而影响档案信息资料的完整性和原始性，因此在档案信息化建设过程中医院应保证充足的资金投入，实现纸质档案的信息化建设，从而提高档案管理信息化的整体水平。例如在我国某大型医院档案管理信息化建设过程中，工作人员意识到软硬件设施建设的重要性，加大相关设备的资金投入。工作人员将纸质档案信息化作为改革的重点，将纸质档案进行数字化扫描，将其转化为电子档案，并配以专业的计算机管理系统，在需要时可通过该系统查询和借阅相关档案资料，以此避免了纸质档案在重复使用中出现的损害，适当地延长了档案的使用年限。此外，该医院充分意识到档案管理信息化建设中资金投入的重要性，在具体工作开展中制定科学的资金投入规划方案，按实际需求比例进行投放，其中该医院将资金投放重点设置在硬件设备购置方面，主要包括档案密集架、扫描仪、除湿机、磁盘和打印机等，以此节约人力和物力，提升档案管理的效率。

五、结 语

综上所述，我国医疗水平逐渐提升，医院档案管理工作进行信息化建设是代表医院信息化程度高低的重要标志之一。在大数据环境下，应当及时发现医院管理所存在的管理问题，重视档案专业人才队伍建，加大医院档案数字化硬件和软件的建设力度，并对大数据档案所存在的巨大价值进行深入的挖掘，确保大数据背景下能够更好地进行医院的档案管理，提高管理质量，满足医院的发展的需求。

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