应用型本科院校档案工作的管理与建设思考

张雷

【摘要】应用型本科院校与普通本科高校相比，在档案工作的管理与建设上存在着明显不同和自身特有的问题，应在正视这些问题的同时给出现阶段行之有效的对应之策，从提升档案队伍的素质、加强工作的管理、克服职业倦怠等多个方面加强应用型本科院校档案工作的管理和建设，促进应用型本科高校档案工作的科学管理与有效应用。

【关键词】应用型本科院校；档案队伍；管理与建设

一、应用型本科院校对档案工作的要求

（一）档案队伍应具备较高的综合素质。对档案队伍的素质要求包括思想政治、职业道德、专业素养等三个方而，其中职业道德素质是前提，专业素质是基础，政治素质是保障。

（二）应建立健全档案业务工作规范。建设并强化档案业务的各项工作规范是做好档案工作的根本。一是要制定有各种业务工作规范。包括立档单位工作规范、档案科业务规范、专项档案工作规范等等。通过这些工作规范，使高校档案工作的收、管、用各个环节力求做到规范化、标准化。

（三）应与时俱进将档案建设信息化。要将档案管理系统与学校“办公自动化系统”对接，做到文件从草拟、流转到归档的全电子化管理，做到电子文件的全程控制和网络化归档，实现文档一体化、利用网络化、办公自动化的建设。

二、应用型本科院校档案工作中存在的不足

（一）从业人员素质参差不齐

应用型本科院校普遍成立时间比较短、办学模式比较小、底子相对薄弱、管理有待规范、经费投入有限，与传统的普通高等学校相比其在档案工作的投入和管理方而存在许多先天不足。尤其是在从业人员的素质上，由于编制不足，从事档案管理工作的人员大多是身兼数职。由于精力有限，每天投入在档案管理方而的时间较少，不能做到系统、及时、准确。同时，这些从业人员的的个人素质、理论水平、业务能力等也参差不齐，有的事业心不强，工作拖沓，不能及时对档案进行收集、分类、整理、更新；有的专业知识结构陈旧，停留在传统领域，知识面狭窄，不了解现代档案管理的新要求。

（二）档案队伍存在职业倦怠倾向

档案管理人员要有较强的耐心、毅力和体力。在实际工作中与单位其他部门人员相比，又长期处于一种角色“边缘化”的窘境。一方而，档案从业人员在进修、培训与个人发展等方而的机会不多；另一方而，领导关心支持档案管理工作的力度也不太大。长此以往，造成了很多档案从业人员的个人成就感降低、无助感提升，由此表现出较强的职业倦怠倾向。对工作往往采取得过且过、敷衍了事的心态，缺乏责任意识和进取精神，从而影响了档案管理工作的成效。

（三）档案工作管理有待科学规范

一是管理标准不统一；二是档案质量良荞不齐。三是管理方法与手段落后。一些应用型本科院校把精力大部分投入在教学硬件设施的建设上，对档案工作的管理和建设重视不够，从而导致档案管理制度不完善、档案管理硬件设备相对陈旧，甚至没有专门的档案库房、馆藏资源较少等问题，制约了高校档案管理工作的现代化进程。

（四）缺乏信息化建设与网络安全意识

档案工作的信息化建设是当前档案管理工作的重要任务。一些高校的档案管理工作看似实现了档案管理数字化，但这种数字化还仅仅局限在对档案目录的检索等最基础的层面。而且很少有高校愿意出资购买专业的档案管理软件，也普遍没有建立可供综合利用的档案窗口网站；再有就是基于网络连接的安全问题也日益突出，普遍轻视信息安全，结果给病毒、黑客攻击提供了方便，造成了重要的档案安全隐患。

三、应用型本科院校档案管理工作的强化措施

（一）健全机构职能，合理组成档案人员队伍

人员的问题是强化应用型本科院校档案管理工作的基础。首先要建立和完善档案工作的组织机构，明确机构和人员的职能，然后针对空缺岗位增加专职人员入岗；第二要快速提升从业人员职业素质，把好入口关的同时对现有人员进行分流转岗和专业培训，逐步做到专业化；第三要注重各二级学院档案人员的素质培养。他们虽然大部分都是兼职身份但也得进行专业化培养，这样才能确保整体档案管理质量的提升。我们可以利用专题培训会议、工作交流现场培训等各种便利的方法提升他们的档案业务素质，打造一支积极向上的档案管理工作队伍。

（二）提升职业道德素养，克服职业倦怠

档案工作的价值是间接的、潜在的，它不能直接产生经济效益，也不能直接给社会、给人们创造物质则富，有时还得不到学校领导与老师的重视。面对这一工作的特殊性，我们首先要自己尊重档案，尊重历史，要知道自身工作的重要意义和重大价值；第二要培养他们爱岗敬业的工作作风，必须要经得起市场的变化和考验；第三要培养他们无私奉献的精神。档案工作木身就是以埋头苦干、默默无闻、无私奉献而闻名于世的。第四就是要培养他们沉着、冷静、细致、高效的工作作风。档案工作政治性较强、复杂、繁琐，唯有好不倦怠，积极肯干才能准确无误、优质高效地完成档案工作。

（三）建立评估体系，促建档案管理标准化

一套完善的档案管理标准是强化和提升应用型本科院校档案管理工作水平的保障。具体来说就是要把以往的档案人员经验式的管理变为标准化、制度化的管理，通过有章可循的流程管理来指导工作实施，从而减少重复的，不科学的劳动。这种规范化、标准化的管理对外需要与行业通行的标准相统一，要能够相互融合；对内也要有整体观念，规范各个二级学院的各项工作。同时还必须建立良好的评估监督体系，形成监督机制，这样才能随时检查与监督，及时纠正自身和下属的工作偏差，促进档案管理工作可持续发展。

（四）实现档案管理信息化，强化网络安全保障

档案管理的信息化是时代发展的大势所趋，必须要尽快迎合，把从以往的以档案实体为重心向以档案信息为重心转变。尽早完成从人员、软件到设备的全面适应。以实现对档案信息资源进行真正的信息化处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。同时还要提升相关层面的安全教育与防范，针对重要档案资料数字化后的安全性，以及电子数据库资料的合理利用和保护等方面还要加大投入和管理。要强化网络安全保障，确保建立起符合档案管理要求的档案网站和管理平台。

参考文献：

[1]陈书华.升格高校档案工作的发展与提高[J].兰台世界，2005（9）

[2]土德欣.高校学生档案管理的新思路[J].兰台世界，2005（8）

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