浅析如何做好文秘工作

蔡子钦

文秘工作，是文书和秘书工作的总称，是各级领导机关日常生活中非常重要的组成部分。而从事这一工作的文秘人员，更是党政机关、企事业单位必备的工作人员。文秘，作为一种工作职务，不仅仅承担着一些文书处理如抄、写、收、发等工作和事务性工作的处理，还需要承上启下、联系内外、沟通左右，起到领导的助手和参谋的作用。

一、文秘工作的性质

（一）文秘工作的从属性

文秘工作主要是围绕着领导机关和决策者，具有辅助的性质，因其本身并不能独立的存在，而具有从属的性质。但在实际的工作当中，从属性并不意味着被动，更是需要文秘人员提前做好决策前的准备工作，当领导需要作出决策的时候，为领导提供信息或者方案，而不是当领导提出问题或者需要某些关键信息的时候再来去收集和整理，做到让领导花最少的精力取得最佳的效果。

（二）文秘工作的机要性

在很多时候，机关企事业单位所收发的公文和信函在刚开始的起草阶段往往是不对外公开的，具有机密性和保密性。这些文件往往可能涉及国际安全或者企业利益，而这些文件从起草到最后销毁或者公开的全过程，都是由文秘经手的。所以在文件的撰写、印制、传阅、清退和销毁的每个阶段都必须严格控制，文秘工作的机要性决定了文秘工作人员对于保密措施和保密性需要有严格的了解和执行规范。

（三）文秘工作的综合性

在很多时候，文秘工作不具备稳定的计划性，不能够按照自己的意图和工作时间来弹性安排工作，具有不确定性。经常是电话来了能直接给予答复的就回答，不能给予答复的转接客服或者请示领导；文件来了根据文件的时效性和紧急性分别进行处理；客户来了需要接待客户，所以经常会出现在同一时段，不同的事件同时出现。因此，对于文秘本人的素质有较高要求。

二、文秘工作者应具备的素质

（一）应具备“专而广”的知识

文秘工作需要具备“专而广”的知识。“专”是需要对于所从事的行业的专业知识具有一定的了解。比如在高校从事文秘工作，就需要对教育有一定的了解；在金融行业从事文秘工作，需要具备一定的经济知识；在机关单位从事文秘工作，需要了解中央到地方出台的相关文件和法律法规。

其次。“广”是除了专业知识之外，文秘工作者还需要具备一些其他的基本素质，如语言和文字的组织表达的能力、会议和客户务接待的能力、沟通协调能力等。此外，对于领导工作可能涉及的领域，或者领导个人感兴趣的领域也要有所了解。比如领导对于古诗词和历史感兴趣，经常在发言或者指示中用到典故或用历史上面的小故事来做比，文秘人员就必须对历史和古诗词领域花精力去了解。因此。文秘工作者必须把自己培养成为全方位复合型的人才，只专不广或只广不专都难以胜任秘书工作。

（二）具备良好的人际关系和协调能力

文秘工作每天都需要和不同身份的人、不同的部门打交道，如上司、同事、客户、各个部门的负责人等。因此，必须用得体大方的态度，优雅温和的言谈举止和高素质的教养来维护良好的人际交往关系。从某种程度上来说，一个优秀的文秘应当是一个出色的公关人员。

特别是在和领导的相处过程中，文秘工作者更应该处理好自己和领导的关系。文秘的工作性质常常导致文秘和领导走得比较近，不仅承担着在领导决策的前期搜集信息的工作，有时候甚至直接参与领导的决策。而且还掌握着涉及领导个人隐私的一些秘密。老话说得好，“言多必失”，所以，在公众场合的时候，文秘工作者需要管住自己的嘴。对于什么能说，什么不能说，什么该说，什么不该说做到心里有数，不能口无遮拦，只图一时嘴快。不然的话，不仅仅会泄露一些工作上的机密，给人留下不专业和大嘴巴的印象，还有可能损害到领导的个人形象。在旁观者的眼中，文秘的一举一动往往折射出领导的为人任人的风格，所以管住心和口十分必要。

此外，协调能力也是文秘必须具备的，对内、对外、对上、对下都需要注意协调的方式和方法，提高协调的效率。及时解决和疏导工作中的矛盾和问题，在协调中把领导交代的任务或者决定落到实处。

（三）具备良好的工作态度

在工作中，良好的工作态度是做好工作的保障。如果把每一次工作都视为新的开始，抱着学习的心态来工作，那么工作的开展自然会非常顺利和有效。反之，如果视工作如鸡肋，工作不积极、不主动，于公于私都没有好处。

文秘的工作往往比较琐碎重复，因此文秘工作者在工作中可能会遇到与上司沟通不顺畅、被给予超过能力范围的工作任务、工作过于琐碎重复等方面的问题，以及长时间高强度的加班等困扰。古人有云“天降大任于斯人也，必先苦其心志，劳其筋骨，饿其体肤，空乏其身，行拂乱其所为，增益其所不能。”在遇到这些挫折、挑战和困扰的时候，需要清醒头脑，进行客观冷静的分析。从主观条件和客观条件进行分析，找出造成这一问题的主要的原因，并且采取有效的补救措施。只有良好的工作态度才能不断地化压力为动力，不断地提高自己，更好的工作。

（四）具备不断学习积累的能力

文秘作为领导的辅助者和决策前信息的搜集者，甚至是决策的参与者，都需要具备极高的创造力、决策力和敏锐的洞察力。而这些能力并不是人生而知之的，也不是一蹴而就的，而是通过长期的工作和学习从中积累得到的。

文秘需要学习的主要有以下几个方面：一是文字功底的积累。文秘经常会有一些文件起草、综合材料、会议记录等工作，这对于文秘的文字功底要求颇高，在工作岗位上，需要通过不断的阅读来提高自己的文字水平，这样才能不断进步，而不是原地踏步。二是思想观点的积累。思想观点具有继承性和开创性，文秘工作者无论是在看材料、听发言讲话，或者甚至是别人的闲谈，只要发现好的观点和思想都可以记录下来，通过借鉴别人的观点来开阔自己的思维，也许就能在某一次的材料观点上厚积薄发。三是数据的积累。现在是大数据时代，数据的积累和恰当地使用可以提高文件或者材料的可靠性和说服性，在领导决策过程中具体数据的整理和分析比单纯的文字罗列更加具有可参考性。

在做到这些之后，文秘工作者的工作能力和工作效率会大幅度提高。比如能从一些习以为常的现象或者事件中得到与众不同的心得体会；能把一些零散的没有逻辑性的意见进行系统地归纳、整理和概括；能把一些抽象性的思想观点具体化、形象化，能把领导的思想和意见进行深化和完善；能联系理论和实际，提出有价值的建议和措施等。这些都是在积累到一定程度之后从量变发生的质变。

三、新时期条件下对于文秘工作的新要求

时代日新月异的发展，办公的环境、条件和设施也发生着巨大的变化，尤其是办公自动化的推广，对文秘提出了更高的要求。我国办公自动化在20世纪80年代开始，已经由原来的辅助办公产品发展到软件产品。现在秘书的工作不再局限于纸和笔来完成工作了。作为一名文秘人员，你也许不了解办公软件的发展和优化，但是必须要掌握这些软件。比如必须熟练掌握Microsoft-office的系列软件，如word、excel、ppt等。此外，有必要掌握Photoshop等绘图软件。这样才能在办公自动化的大潮中有效提高文秘工作者的工作效能。

随着计算机和互联网的发展，对于文档的管理也对文秘工作者提出了更高的要求。档案界因为计算机的发展提出了“文档一体化”的新型的管理模式。“文档一体化”，就是指从文书管理和档案管理的总体出发，从文件生成、办理到档案归档这一整个过程中都使用计算机，通过办公自动化或档案系统等不同的方式实现文档一体化管理。在使用计算机的时候，让生成公文的各个部门严格按照档案管理和归档的要求在统一的格式和模板下录入信息，同时可以进行多次不同端口的输出。这看似在输入阶段增加了时间和工作量，但是实际上可以减少重复劳动，从长远来看可以节约人力、物力、财力和时间成本。

（作者单位为中国铁建电气化局集团有限公司）

参考文献

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