民办高校固定资产管理系统的设计分析

张潇　张建荣

摘 要 改革开放几十年来，我国的教育事业迅速发展，高校的规模在迅速壮大，资产规模在急剧膨胀、组成和结构也在日趋复杂和多样，日常管理难度越来越大。学校使用固定资产管理系统来管理资产，不仅克服了传统管理模式下管理资产容易出错的和重复劳动的问题，还可以解决了管理过程中实物与账务的统一，及设备的动态管理，最大程度的降低资产管理人员的工作量，提高办公效率。

关键词 民办高校 固定资产 系统设计

中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2016.08.005

Abstract Decades of reform and opening up， the rapid development of education in our country， the scale of colleges and universities in the rapidly growing， asset size in the rapid expansion of the structure and also in more and more complex and diverse， daily management difficulty is more and more. Schools in the use of fixed assets management system to manage the assets， not only to overcome the traditional management mode of assets under management to error and duplication， can also be used to solve the unified management in the process of physical and financial， and equipment dynamic management， the greatest degree of reduced asset management staff workload， improve office efficiency.

Key words private college； fixed assets； system design

在《高等學校财务制度》第二十九条明确规定，学校的固定资产（包括占有或使用）可以通过货币进行计量。高校固定资产有其自身的特殊性，它与其它企业、事业单位的资产性质有所不同：第一，它是一种经济资源，代表着高校的经济潜力和权力，可以为其创造和提供一定的客观物质条件。第二，它一定是被部门占有并且正在使用的。第三，它还包括了高校的财产、债权和其它权利。第四，资产的价值一般都是以货币的形式来计算。

江西服装学院当前账务和实物的管理方式是：由财务部门对全校进出的财务进行管理，由后勤资产管理部门对全校的资产进行统筹管理，各分院部和部门直接管理和使用实物，实物设备在那个部门使用，其管理权就划分到该部门管理。当前这种人功或半人功的管理方式已严重落后，无法适应学校的发展需要。

1 学校资产管理存在的问题

（1）资产管理制度的不完善和不健全，造成无章可循。如资产在申请采购时审批比较严格，但是在入库管理过程中却不是很严格、随意性较强、缺少严格的入库管理制度。资产由资产管理部门转交给资产申请使用部门后，虽然对资产进行了造册登记，但是缺少在日常管理过程中的监管。

（2）资产管理部门每年年底都会对全校的资产进行清查，其主要是通过人工查询，手工记录方式，查看贴在设备上的卡片，再将清查的数据与原始的数据进行核对，这种方式不仅效率不高，而且遇到卡片破损或丢失，就很难对该资产进行审核，造成清查工作难以开展，如此一来高校的资产情况就很难查清。

（3）当资产需要从一个部门转移到另外一个部门时，要经过领导审批，两个部门办理交接手续，再由账务部门在账务中做资产变动处理，因为需要手工记录变动数据，所以整个变动过程缓慢，从而无法保证账、物同步一致。

（4）固定资产的总量是衡量学校综合实力的一个重点，资产总量越多对学校的发展就越有利。而随着资产总量的快速增加，管理人员确没有增加，致使资产的日常管理工作难以及时准确完成。特别是在固定资产进行折旧处理的问题上，因为上述两个原因，所以基本上不对资产进行折旧处理，财务上资产的价格也始终保不变，在这种情况下统计出的资产数据就不可能是资产的真实状况。

（5）近年来，江西服装学院的购置资金渠道多种多样，有财政的专项拨款、各类企事业单位的赞助、各项科研经费、以及学校从各方面自筹的资金等渠道。多数资金在流入学校时，多改写指定用于某一方面，无法统一调控和规划，导致采购的不合理和资源不能共享等问题。

（6）江西服装学院采用的是财务部门管理账务，资产管理部门管理台账，使用部门管理实物的模式。由于多方管理，而又不能第一时间互通信息，当发生购置、调拨等业务时，容易导致入账的不及时，导致账务与实物不符。

2 系统设计的需求分析

需求分析是发现、求精、建模、规格说明和复审的过程。在系统工程及软件工程中，需求分析是指在创建系统时，系统在范围、目的、功能和定义时所做的工作（也可以是修改现在系统或新产品所做的工作）。分析和寻找新系统的解决方案是建立在需求分析的基础之上，所以系统设计与分析人员都十分重视顾客的需求，将其作为系统开发过程中的一个关键。本系统通过对江西服装学院固定资产管理实际调查，了解资产管理过程中用户的实际需要，分析出适合江西服装学院固定资产管理系统的需求。本文中的需求分析主要有用户需求、业务需求、功能需求和非功能需求。

3 系统的总体设计

系统的设计也常常被称作为系统的逻辑设计，它是在前期的需求分析、数据库设计等方面的工作完成的基础上，根据用户日常管理的需要，满足用户的管理要求，也就是说用户提出了要求，系统就要解决这些要求。

3.1 系统总休设计

本系统功能的总体结构是建立在分析江西服装学院资产管理需求的基础上，并将资产管理和数据统计作为分析的重点。本文中的固定资产管理系统的功能模块主要由资产管理、资产审核、查询、统计分析、用户管理、重新登陆、退出系统等七部分组成。每一个部分就是一个子系统，每一个子系统又由多个子模块组成，虽然每各模块都是相对独立的，都有着不同的功能，但它们都不是完全独立，彼此之间相互联系。

3.2 用户登录界面设计

用户的登录界面是用户或管理员进入系统的第一个界面，用户根据管理员提供的用户和密码（也可以是自己注册），进入到系统中去。系统会根据用户或管理员登录的用户名和密码与数据库中的信息进行核对，信息正确时方可进入，否则无法登录。

3.3 系统主界面设计

为了方便用户操作系统界面，在主界面的设计时，将窗口分成四个部分。左侧列出了固定资产的主要若干信息，采用树形层次结构。右边是根据左边的操作，显示用户所需要的信息。上面显示菜单以及常用功能，下面用来显示左边操作时的信息统计和当前时间。

3.4 管理功能设计

管理功能设计分为基本信息管理设计、功能设计、系统设计、网络设计、数据库设计等。在基本信息管理设计中，分为资产分类设置、基本资料设置、资产编号规则设置、资产显示列设置；功能设计中包括了固定资产增加、固定资产维修、固定资产租借、固定资产归还、固定资产报废；系统设置主要用于系统的日常维修，包括数据库的管理，保障系统的安全；在设计系统时，对用户的网络服务、功能需求以及性能要求进行了解和分析，在遵循网络设计原则的前提下，采用浏览器/服务器/数据库服务器三级模式管理，浏览器向服务器发送数据请求，服务器响应请求操纵数据库服务器并把结果返回到浏览器。数据库是指长期储存在计算机内、有组织、可共享的数据集合。数据库中的数据按一定的数据模型组织、描述和储存，具有较小的冗余度、较高的数据独立性和易扩展性，并可为各种用户共享。

4 系统实现的主要功能

4.1 固定资产增加

传统固定资产管理中，固定资产的信息基本上都是记录在纸制的表格中。当计算机进入校园后，我们又将固定资产信息输入到计算机的某个办公软件中去，虽然相比传统的纸制表格有了很大的进步，但是这些软件不能提供批量录入，每一条资产信息都要逐条录入，所以管理人员在录入过程中费时又费力，工作效率自然就比较低了。在设计过程中我们特别增加了可以批量录入的功能，以便我们的用户或管理人员快速准确地录入资产信息。

4.2 固定资产维修

所有固定资产都有一个生命周期，设备在长时间使用过程中必然会有磨损、损坏或故障等情况，如果不进行及时的处理，必然会影响到日常的工作和教学，当出现这种情况时，必须及时对设备进行修理，保证其正常运行和使用，发挥它的效能。普通用户首先填写设备维修申请单，此维修单上详细记录资产的基本信息，同时记录设备维护的日期和维修费用等。

4.3 固定资产租借

为了充分发挥资产自身价值，为学校获取更多的收益，有时会将部分资产租借给其它单位或个人使用。以前是由租借单位或个人手写租借单，当使用完后归还后拿回租借单，这种方式存在一定的管理漏洞，当租借单位或个人长时间不归还时，极易出现资产的流失。如果通过固定资产管理系统中的租借功能进行管理，一方面可以保障学校的利益，另一方面也能时刻掌握资产的动向，便于对资产流动加以管理。

4.4 固定资产归还

当租借出去的资产归还时，普通用户可以通过此功能提交申请单，审核通过后，可以快速地将租借出的固定资产进行归档。

4.5 固定资产报废

固定资产因使用不当或设备自然老化，就会出现设备不能正常使用，此时就要对设备进行报废处理。资产报废主要针对的是老旧或是因损坏严重而无法使用的设备，在填写报废单时要写明资产的类型、编号、资产价值、报废原因、报废时期，以及处理报废的审核人员和审核日期。

5 总结

随着江西服装学院的发展，其固定资產的种类和数量会越来越多，资产日常管理工作也会越来越繁重，所以设计出一套适合学校的固定资产管理系统，从而代替当前学校的管理方式，将分散在各部门资产信息汇总在一起，通过固定资产管理系统实现资源共享，从而简化资产管理水平、提高办公效率，最大化地提高设备使用率，已成为资产管理过程中的首要工作。

参考文献

[1] 李浚.基于 Web 的高校固定资产管理系统的研究与开发[D].中国地质大学，2008.

[2] 姜守哲.高校固定资产网络管理系统的研究与设计[D].东北大学，2007.

[3] 陈仲祥.谈高校国有资产管理的问题及对策.山东大学，2004.

[4] 戴志华.目前高校固定资产管理方式弊端的成因及对策.中医教育，2000.