职业技术学校合并过程中档案管理存在的问题及对策

林建华

摘 要：单位合并会对档案管理工作造成不利影响。本文以福州第一技师学院为例，探讨了职业技术学校合并过程中的档案管理，指出了学校合并初期档案管理存在的不足，并介绍了改善和提高档案管理水平的方法。

关键词：职业学校 合并 档案管理

档案管理的目的是要让它再现真实历史面貌，并能对档案进行有效开发利用，从而为社会提供服务。随着我国职业教育的发展，职业学校的档案管理工作变得十分重要，特别是整合合并的职业学校，其档案管理工作更有待加强。根据职业教育发展的需要，福州第一技师学院由福州市第一技工学校、福建省机械工业技术学校和福州市轻工业学校调整合并而成。本文分析了学院整合后档案管理工作的现状与不足，并对解决对策进行了探究。

一、学校调整合并后，档案管理的现状与不足

1.学校合并初期，基础设施不健全

学校合并初期，新的学校行政办公楼尚未完工，办公用房紧张，没有专门的档案室，原来三所学校的文书、人事、会计、基建等档案，仍由原来档案兼职人员保管，分散在各相关办公室。

2.学校合并后，新的机构编制尚未核定

学校合并后，人员的工作状态还不稳定，人心思动，处室人员还等待重新调配。再加上没有专职的管理人员，人员素质参差不齐，对档案管理工作非常不利。

3.档案意识淡薄，收集工作不能按常规办理

在学校合并搬迁过程中，大量的文件材料滞留在经办人手中，档案材料要多次催促，才能移交，造成归档时间的拖延，给档案查找带来不便。

档案管理工作有基础设施不健全的问题，有机构编制不够健全的问题，有档案意识淡薄的问题，也有管理不到位的问题等。要解决这些问题，关键是要进一步强化档案意识，健全、完善档案管理制度，培养一支高素质的档案管理人才队伍。

二、学校调整合并后，档案管理的建设与发展对策

1.强化档案管理意识

学校领导十分重视档案管理工作，研究档案管理工作的问题后，及时召开有相关处室负责人及原档案管理人员参加的专题会议，强调档案管理工作的重要性，明确分管档案工作的领导，配齐各处室兼职档案员，布置清理档案工作。随后档案管理人员对档案进行收集，统一登记，造具清册，有力地保证了档案管理工作的顺利开展。随着学校行政办公楼的竣工，有了新的综合档案室，学校组织有关职能部门，精心实施了原三个学校档案的合并和交接工作，使档案合并、搬运、交接入库工作井然有序、顺利完成。

2.健全、完善档案管理制度

学校健全、完善了档案收集、整理、归档、保管、利用、保密和档案人员岗位职责制度，制定了文件资料收集流程，明确规定属于归档范围的文件，各处室和教职工应及时移交档案室。档案管理人员在收集材料时，从手续是否齐全入手，认真细致地鉴别，对不符合要求的档案及时退回，纠正后再归档，并做好签字确认手续。强化档案保管安全，档案库房配齐了设施设备，加强保密管理，杜绝泄密、失密。随着制度的完善，档案管理工作也更加规范。

3.培养一支高素质的档案管理人才队伍

要培养一支高素质的档案管理人才队伍，一是要加大对档案管理人员的培训力度，通过继续教育、网络教学、专题讲座等多种方式，提高新档案管理人员的专业水平，强化他们的业务素养，不断丰富档案管理知识。二是档案管理人员应更新观念，转变传统档案管理方式，提高自身综合素质，增强服务意识，改变以往重保管、轻利用，坐等服务的方式，提高服务水平。三是要有创新意识，与时俱进。学校目前利用计算机管理档案，仍然停留在索引目录和检索案卷目录的水平，已经跟不上时代的发展。电子档案，电子储存与检索，档案管理数字化、信息化已迫在眉睫，必须更新知识结构，加强利用计算机网络管理档案的知识培训，培养一支适应档案管理信息化要求的人才队伍，实现档案管理信息化和现代化，使学校档案管理工作迈上新台阶。

参考文献：

[1]丁立新.档案信息化的发展趋势[J].档案学研究， 2009（4）.

[2]孙艳丽.高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究[J].情报科学，2012（2）.

[3]郑善学.关于加强合并院校档案管理的研究[J].档案学研究，2006（1）.

[4]江凌.合并后的大学科学技术档案管理工作研究[J].档案学通讯，2002（5）.

（作者单位：福州第一技师学院）