重点建设项目前期文件的收集利用

汤 瑾

(浙江浙能嘉兴港煤炭物流有限公司)

重点建设项目前期文件的收集利用

汤 瑾

(浙江浙能嘉兴港煤炭物流有限公司)

重点建设项目事关国民经济和社会发展的总体规划,属于投资巨大、影响广泛的工程项目,作为项目建设单位(项目法人)必须要做好项目的立项申报、施工建设、竣工验收等各项工作,而重点建设项目前期文件的收集工作将贯穿整个项目的前期准备阶段,本文围绕如何做好这项工作,并开发其后续价值进行阐述。

重点建设项目 前期文件 收集利用

重点建设项目前期文件的完整、准确、可追溯,将决定整个项目建设的合法性和规范性,一套完整的前期文件可以复原整个项目的核准申报和建设准备过程,对重点建设项目建成使用后的评估有重要的凭证作用,对同类型建设项目的前期准备工作有很强的借鉴功能。

一、重点建设项目前期文件的概述

重点建设项目的项目文件产生于项目建设全过程,是指在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

(一)前期文件涵盖的具体内容

项目前期文件是指重点建设项目工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计,以及工程准备过程中形成的文件。形成过程可以分为以下三个阶段：

1.立项申报阶段。主要有项目建议书(或项目申请报告)及报批文件,可行性研究报告及其评估、报批文件,行业主管部门对可行性研究报告的审查意见,环境影响评价报告书及报批文件,项目用地预审意见,项目选址意见书及其报批文件,其他相关文件材料等。

2.勘察设计阶段。主要有工程地质、水文地质、勘察报告,总体规划设计,方案设计,初步设计及其报批文件,施工图设计及其报批文件等。

3.施工准备阶段。主要有征地拆迁、移民文件,施工执照,招投标文件,承包合同协议,专项申请及批复文件等。

(二)前期文件收集的责任者

项目文件的收集工作,按照“谁形成谁负责”的原则,由项目文件的形成单位或部门负责。重点建设项目实行的是项目法人责任制,项目建设单位(项目法人)负责收集、积累和整理项目前期形成的各类文件。

项目建设单位在项目核准或备案过程中,按照有关法律法规进行一系列的项目申请审批程序,经过地方政府、省政府、国家发展和改革委员会逐层递交,逐层审批,最终形成一套完整的行政支撑文件。项目建设单位的收集工作贯穿整个立项申报阶段,跟踪文件产生流转的每个环节,确保收集到的文件是完整、准确、系统的。勘察设计阶段和施工准备阶段的文件也由项目建设单位负责收集。

二、项目前期文件的收集工作

(一)收集工作的思路

项目文件的收集工作是整个重点建设项目档案工作环节的起点,而前期文件的收集更是关系重大,原始材料的齐全和完整直接关系到竣工档案的编制质量,更是项目竣工验收合法合规的重要依据。所以项目前期文件的收集工作是和项目立项同步进行的,项目每推进一步所留下的记录都是需要收集的内容。从源头开始,全程跟踪收集是前期文件收集工作的总体思路。

重点建设项目的源头是立项申报,以企业投资项目为例,按照项目核准制要求,投资企业在获准开展前期工作后,需要进行编制项目申请报告,报告涵盖的内容包括：(1)申报单位及项目概况;(2)战略规划、产业政策及行业准入;(3)项目选址及土地利用;(4)资源开发及综合利用;(5)征地拆迁及移民安置;(6)环境和生态影响分析;(7)经济影响分析;(8)社会影响分析。这八个方面是企业开展立项申报工作的方向,也是前期文件收集的目标。

以土地利用为例,按照全程跟踪收集的思路,可以从项目法人向地方国土资源局提出土地预审申请开始,一步一步进行收集：项目法人上报土地预审申请——地方国土资源局出具土地预审意见书——省国土资源厅受理申请,并向国土资源部上报项目用地预审的初审请示——国土资源部下发受理通知书——国土资源部出具项目建设用地预审意见的复函,至此土地利用的申报程序闭环,而文件收集工作也同步完成。

(二)收集工作的途径

制度、机构和人员是保障文件收集工作的有效措施,通过制定完善的档案管理制度,建立健全档案管理机构,配备合格的档案管理人员,搭建起一个规范、高效的档案信息网络,使项目前期文件的收集工作真正做到有目标、有途径、有结果。

首先是在管理制度中明确项目文件收集工作的内容和职责,其次是建立起以项目法人单位分管,副总为领导的档案管理机构,各部门层层参与,档案部门主要负责。最后落实到岗,责任到人,明确有关岗位和人员对项目文件收集归档的职责和要求,按规定要求做好项目文件的整理归档和及时移交工作。为了更好地发挥档案人员的作用,还应制定相应的奖励和考核制度,把制度的约束性和人员的主观能动性结合起来,才能为项目文件的收集工作创造一个有效途径。

三、前期文件编研工作产生的衍生价值

在满足了重点建设项目对前期文件需求的基础上,利用收集到的完整、翔实的文件材料进行再加工,将使前期文件产生更多的衍生价值,即使前期文件在发挥本项目凭证的作用后,对同类项目的立项申报工作起到参照和借鉴作用。

以列入2012年浙江省港口类重点建设项目的“××码头工程”为例,通过对前期文件的收集、分析、加工、整合,把文件承载的信息从静态的、分散的资料转化为动态的、集中的材料,按照不同的统计口径,整理成“项目上报国家发展和改革委员会所涉及的审批流程”“项目核准的主要批复文件清单”“项目前期专题资料清单”“批复及支持性文件清单”等。其中“项目核准的主要批复文件清单”就是根据企业项目核准制要求,取得5个有关职能部门的批复文件,按照这份清单,相关企业就可以有的放矢地去开展前期的项目核准工作,抓住重点,提高效率。

前期文件编研工作将贯穿整个项目前期阶段,客观、真实地记录了项目前期的历史情况,作为最可靠的凭证,同时也是最有价值的参考材料,为业内同类项目提供参照,真正发挥档案的参考利用价值。