农业农村档案数字化工作初探

赵颖娜

(慈溪市农业局)

农业农村档案数字化工作初探

赵颖娜

(慈溪市农业局)

农业农村档案作为党和国家“三农”工作的真实记录,是促进“三农”事业科学发展,落实党和国家“三农”政策,维护保障农民权益的重要基础。农业农村档案重在安全保存和利用,而档案数字化是解决当前农业农村档案安全保存和利用问题的重要途径。本文就农业农村档案数字化工作中存在的问题和具体解决途径进行了分析探讨。

农业农村 档案 数字化

我国是农业大国,随着城乡一体化和新农村建设的推进,近年来农村发生了翻天覆地的变化,形成、保存了一大批见证农业农村发展过程的档案,内容覆盖农村土地承包、农业科技和生产、财务、人事等方方面面。目前农业农村档案的载体形式仍以纸质为主,管理手段相对滞后。但随着大数据、云时代的到来,农业农村档案工作也必须适应信息社会发展。因此,如何通过数字化、网络化等手段,更好地保管利用好农业农村档案,更有效地为农村经济社会发展服务,已是涉农档案部门面临的一项迫切任务。

一、背景和现状分析

2015年11月,农业部办公厅印发《关于加强和改进新形势下农业档案工作的实施意见》,2014年7月,中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》,对新形势下农业农村档案工作提出新要求,为农业农村档案工作发展指明了方向。从慈溪市农业农村档案工作面临的外部环境看,“十三五”时期是我市农业农村档案信息化建设的黄金期,全市已建立覆盖各乡镇村的档案网络平台,注册网络虚拟档案室524家,其中农村虚拟档案室注册295家。目前各镇村正通过档案数字化外包、自主加工等多种形式,加快推进农业农村档案数字化建设和电子文件归档工作。

二、我市农业农村档案数字化工作中存在的主要问题

(一)认识不到位,重视和支持力度不够

目前农业农村档案主要保存在涉农行政部门和镇村。在档案主管部门的大力推动下,截至目前,我市涉农行政部门和309个村(社区、居委会)全部建立了综合档案室,其中创建省级行政村规范化档案室195家,示范档案室10家,社区规范化档案室30家,示范档案室5家,并逐步建立了以档案目录和全文数据库为主要数据内容的涉农档案数据管理服务平台。但总的来看,各部门、镇村的发展还不平衡,一些涉农部门领导和基层档案人员对档案工作认识不到位,认为档案数字化工作意义不大,缺乏重视、消极怠慢。有的只图于表面形式,只说不做,没有投入实质性的人力、物力、财力。

(二)业务基础薄弱,制约数字化工作开展

农业农村档案面广量多、基础薄弱,特别是乡镇、村级经济组织的档案归档、整理、保存和管理很不规范。档案的收集保管范围狭窄,主动收集意识不强。档案管理人员大都以兼职为主,素质相对较低,人员老化、更替频繁、缺乏专业知识技能和系统性培训,对档案数字化工作积极性不高,认为这是服务外包中介或单位信息部门的事,在数字化项目前期参与不够,项目完成后又在数字化成果的管理使用上跟不上要求。

(三)市场无序竞争,存在诸多安全隐患

现阶段农村档案数字化扫描的范围主要是室藏历年积累的历史档案,这些档案数量多、质量情况参差不齐,目前主要采取外包方式进行扫描加工。但由于市场上的档案数字化外包服务企业良莠不齐、鱼目混珠,存在资质不全、配套不齐、业务不精、技术不强、管理不规范、服务不到位等乱象,这给农业农村档案数字化工作带来了较大风险。特别是有的外包服务企业一味追求利润、降低成本,数字化项目缺乏规范管理,对小规模项目采取小作坊模式,缺乏统一的制度标准和规范流程,存在较大安全隐患。

(四)缺乏规范指导,数字化加工质量不高

农业农村档案种类多、保存条件较差,对档案数字化扫描有一定特殊要求。而一些基层档案部门在开展数字化加工时,往往采取大包大揽的方式,没有分类施策、科学实施。有的数字化外包服务公司整体业务水平一般,专业技术力量薄弱,没有针对农村档案类型规格多、档案纸张质量较差等特点进行针对性处理,遇到纸张特殊、篇幅过长、字迹模糊、年代久远以及发霉等情况的,以完成数量任务为目标,随便蒙混过关。这些问题都直接影响档案数字化加工质量。

(五)平台建设滞后,成果后续管理和利用跟不上要求

我市大多数政府机构的档案网络平台主要依托市档案局的虚拟档案平台,统一建立在市政府的政务平台上。由于政务平台上部署的应用系统较多,加上档案网络平台自身功能不够完善,在使用过程中存在检索复杂、上传不便等诸多问题,无法最大限度地发挥数字档案资源的管理利用优势。

三、加快农业农村档案数字化建设的对策和建议

(一)争取领导支持,增强全员档案意识

档案工作是农业农村发展中一项不可或缺的基础性工作,涉农单位和镇村基层档案部门要加大宣传力度,积极争取相关领导支持。要健全档案工作机构,明确档案工作人员,并保持人员的相对稳定。要加大对档案数字化工作的投入,为农业农村档案数字化工作开展提供必要的人力、财力、物力保障。要明确档案数字化职责分工,各司其职、密切配合、形成合力,切实推进档案数字化建设。

(二)规范中介管理,提升档案队伍素质

可以由档案主管部门牵头成立协会,规范档案数字化中介服务的流程和技术要求,统一标准、引入竞争、优胜劣汰,推进服务中介规范化建设。同时,档案数字化外包只是临时、阶段性的任务,今后每年形成档案的数字化扫描、档案数字化成果管理及开发利用还需要档案人员自己实施。为此,要注重加强涉农部门及农村档案队伍建设,档案主管部门每年要制订培训计划,分期分批组织基层档案人员进行档案管理及数字化培训,使基层档案人员掌握档案数字化的业务流程和技术要求,熟悉档案管理利用平台的具体操作和应用。

(三)规范工作流程,加强成果质量管理

国家和省对纸质档案及其他载体档案的数字化加工有一系列规范要求,要严格按照国家和省有关规范开展档案数字化加工,加强档案数字化成果的质量控制和管理。目前农业农村档案数字化的主要管理和业务流程包括：制订方案、调档、档案提卷、前期处理、数字化加工、数据挂接、档案数据审查、数据备份、档案原件复原、检查复原档案、归档等步骤(见图1)。

因农业农村档案基础薄弱、整理不规范等原因,数字化工作过程中,前期处理这一环节显得尤为重要。在数字化扫描前,需先进行统一规范的整理,对影响扫描的档案重新拆除整理,再扫描,做到规范、安全、无遗漏。对破损严重、褶皱变形、纸张不规范、发霉的档案需要进行熨平、修复等专业技术处理;对字迹模糊、字体过小的档案,需提高扫描精度,一般采用600dpi左右的精度;对篇幅过长的档案要防止漏页现象的存在,扫描后的图像通过拼接核对与原件无误。数字化加工操作流程的每一环节都要严格按照《纸质档案数字化技术规范》《电子文件归档与管理规范》《档案数字化外包工作操作指南》等国家标准和行业标准实施,把业务操作流程转化为具体工作制度,要求各单位和中介机构严格执行,并加强成果的质量管理和审核验收。

图1

(四)坚持问题导向和需求导向,加强成果管理和利用

数字化档案在利用过程中,要杜绝篡改和泄密的发生,严格执行保密措施。档案管理人员和外加工单位要签订安全保密协议,确保不出现一例档案泄密事件。同时加强农业农村档案共享平台建设,及时对档案信息平台进行维护和更新,对网络服务器、防火墙、路由器、交换机、存储器等设施设备进行更新换代,保障档案信息的安全与利用。在保障档案安全的前提下,开放档案阅览室,设立便民服务中心,把已开放的档案通过数字化建设让农民就近可以查到所需的档案信息,实现农业农村档案资源共享,服务广大农民群众。

总之,农业农村档案数字化工作是今后农村档案信息化建设的长期性、基础性任务,由于各地各单位情况千差万别,在工作过程中,难免会出现各种情况和问题,这需要我们基层档案人员不断探索,努力走出农业农村档案数字化建设的新路子,更好地为“三农”事业发展服务。

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