从数字档案室的发展趋势论智慧档案室的建设——以宁波国家高新区管委会数字档案室为例

郇菁菁

(宁波国家高新区管委会办公室)

从数字档案室的发展趋势论智慧档案室的建设
——以宁波国家高新区管委会数字档案室为例

郇菁菁

(宁波国家高新区管委会办公室)

数字档案室的建立虽然是传统档案管理模式的巨大突破,但其依然受理念、资源、技术等因素制约,还存在着一定的局限性,本文以宁波国家高新区管委会数字档案室为例,提出在数字档案室的基础上,建设智慧档案室的方法。

档案管理 数字化 智能化 RFID技术

随着信息时代的到来,数字档案室的建立给档案工作带来了巨大变革。它以存量档案的数字化、增量档案的电子化为主要建设路径,基本解决了传统档案载体数量庞大、存储保管困难、查阅利用效率低的问题。但从发展、创新的眼光来看,数字档案室受理念、资源、技术等因素制约,还存在着一定的局限性,如宁波国家高新区综合档案室已建成的数字档案室,在科学管理、档案利用、信息共享等方面还存在着一些缺陷,这就需要在数字档案室的基础上加入智慧档案的先进技术和新的网络应用模式,通过创建智慧档案室来加以解决。

一、宁波国家高新区管委会数字档案室的运行架构

宁波国家高新区管委会综合档案室开展的数字档案室建设以区电子政务网络平台为依托,以提供、满足管委会内部和区内企业、居民的档案查阅利用和档案集中统一管理为目标。其总体构架如下图所示。

从图中我们可以清楚地看到,宁波高新区管委会数字档案室总体构架分为五个层次、三大保障体系。五个层次包括基础设施层、数据库层、应用支撑层、应用层、接入层。三大保障体系包括信息化安全保障体系、信息化标准规范体系和信息化运行保障体系。具体地讲：

基础设施层包括网络系统、主机系统、存储系统、备份系统和系统软件。

数据库层主要包括三个档案资源数据库,即档案目录数据库、档案全文数据库、多媒体数据库。根据现有室藏档案收集规模和种类,目前已经完成了第一类数据库的创建和应用,全文数据库的创建正在具体操作、衔接当中。多媒体数据库因管理体制和技术层原因,相关档案一直未能进行移交和归档,目前还未创建。

应用支撑层包括信息化标准规范、消息服务、流程控制、目录服务、安全服务和管理服务等。目前,区内信息化标准规范已经建立,26个全宗部门的数字档案室系统内部登录、查阅打印档案目录和电子文件的功能已全部完成,流程控制已经实现,安全管理由区信息中心定期进行数据备份和记录。但管理服务还仅限于管委会内部各部门之间的互联使用。

应用层主要包括室藏业务综合管理系统、政务平台档案业务综合管理系统和电子文件中心。电子文件中心主要通过与宁波市电子公文传输系统和高新区各部门现有的办公自动化系统进行对接,实现对电子文件的实时采集,以及对历史电子文件进行收集,并加以管理和利用。目前,电子文件中心功能还不健全,档案登记备份管理中心功能还未实现,现行文件中心未单独成立。

接入层包括档案信息网、宁波市电子公文传输系统、各部门现有的办公自动化系统、政府信息查阅点的接入,为社会公众以及机关工作人员提供数字档案的访问接入。但为社会公众提供数字档案访问接入尚未实现。

在“互联网+”时代,档案工作面临三大矛盾：一是档案本质属性与管理理念的矛盾,智慧时代产生的档案信息以原生电子档案、多媒体档案为主,而档案部门仍按传统实体档案思维进行管理;二是档案数据规模与管理能力的矛盾,当前数字档案爆发性增长,档案室已经成为一个庞大的数字化仓库,仅凭机关档案部门现有的技术、设备和人员难以支撑海量数据的管理;三是档案服务能力与社会发展需求的矛盾,在转型升级的时代背景下,倘若档案部门不能及时融入和顺应时代潮流,就不能在智慧城市建设中提供更好的档案公共服务。因此,在数字档案室的基础上,开展智慧档案室的建设已是十分必要,且具有可能性。

二、数字档案室升级到智慧档案室的方法

(一)采用大协作的运行模式

建立统一的标准格局,对现有的系统进行集成与升级,形成统一的、大规模的档案应用系统(包括大数据管理系统)。在应用规范统一、应用部署统一、应用节奏统一的前提下,区内各部门、科研院所、企事业单位在数字档案室的平台上进行有条不紊的协同工作,形成“三统一”模式下的档案工作环境,避免档案信息资源的重复建设和浪费。

(二)利用RFID技术,实现数字档案室智能化升级

智慧档案的核心技术是感知技术,RFID(RadioFrequencyIdentification)技术是实施感知的重要手段。将特定格式的数据写入RFID电子标签,然后将标签附着在档案的表面,当贴有电子标签的档案进入读写器识读区域时,读写器以非接触方式自动读取标签中所保存的各个档案的数据信息,并将其传送至RFID数据管理系统,实现对每一件档案信息的远距离、无接触式采集,快速读写,无线传输。在RFID技术的基础之上,同时采用物联网、互联网、云计算等新的网络应用型技术,通过各类采集终端和各类有线、无线宽带网络技术,实现物联网、互联网和移动互联网等网络互联,来随时采集环境信息、物体动态信息,对包括档案收集、管理、利用、存储、监督等活动在内的各种需求做出智能响应和智慧支持。比如,档案部门可以运用云计算技术建立一个“平台式服务”模式,整合档案行业的服务器、存储器等设备,部署云计算环境。也可以将区政府机构的基础设施进行云建设,构建一个统一的电子文件管理业务平台和数字档案管理平台的云计算环境,同时,还可以将档案行业的云计算服务提供给其他行业使用,这样可以大量节约重复性的设施建设经费,既省时,又省力,还省钱。

(三)针对不同档案信息来源和内容,对大数据进行分类管理

随着档案信息化建设不断推进,负面的东西也随之而来。例如,传统档案管理有严格、封闭的标准,出错率较低。档案数字化、信息化的跃进式发展,海量信息以不同形式迅速进入系统,在丰富档案数据库的同时,也可能造成大量错误信息的存在,需要有相应的检验措施。有的档案目录缺少应有的字段值,如缺档号,缺立卷时间、立卷人等;有的档案目录与原文不统一,张冠李戴。问题的主要原因出自获取信息的渠道,档案信息有的来自政府部门,有的来自直属企业,有的来自生产、建设部门等。信息没有按档案标准进行预整理,或者进行了预整理,却不符合档案统一的归档格式要求,这样就可能导致档案数据库内的数据出现混乱,影响智慧档案的建设进程。要在大数据时代发挥智慧档案的作用,可将大数据分成两部分,即归档数据(按档案标准管理的数据)和其他相关数据(可直接调用其他应用系统的数据)。将两者分别进行管理,在利用中进行有机关联。

(四)加强对档案管理系统的管理,确保系统安全

智慧档案室建设的关键是档案信息的整合和共享,即通过计算机和网络把所有数据都放在一个敞开的档案公共信息资源平台上,大家按需利用。因此,只有平台安全才能保障数据安全,一旦平台被恶意破坏,数据就面临盗用和流出风险。所以,必须提高数据的安全保障,档案部门应该从源头开始保障数据安全。除采用身份识别、数据备份、访问控制、防火墙技术外,还需进一步完善安全防范措施,采取专用核心密码加密系统对档案数据进行加密保护。日常要及时发现、消除各种隐患,确保计算机和数字档案的安全。其次,提高档案管理的计算机网络安全性。档案管理计算机网络必须采取强有力的安全措施,包括技术措施(如权限设置、个人身份鉴别、防火墙、数据备份系统等)和管理措施(如建立健全网络管理体制,建立完善网络管理规章制度,加强网络运行进程中的监控与管理,等等)。

智慧档案室的核心理念是智慧服务,就是将档案、网络、数据、库房以及用户统一在智能网络中,通过以物联网RFID技术为核心的信息感知技术,进行档案室内、外部信息交换,构建一个基于物联网的全面感知的档案智慧系统。高新区可以在原有数字档案室的基础上,引入新的智能技术,创建区智慧档案室,更多、更快地量化、分类各类载体的档案信息,通过对用户在大数据移动环境中的行为轨迹、服务需求进行分析、预测,发现用户的真实行为偏好和意愿,尽可能地还原大数据环境下用户的行为模式、需求与能力、档案利用方向等,更好地为信息移动推荐提供可靠、全面的情境,为用户推荐更合适的档案信息,更好地提供档案大数据服务。

[1]郭鑫杰.基于“互联网+”思维的智慧档案建设策略研究[J].浙江档案,2015 (11).

[2]谢建云.RFID技术应用于档案馆的功能分析与实践[J].档案时空,2014(12).