云计算在财务共享服务中心建设中的应用

北京开放大学东城分校 何永利

云计算在财务共享服务中心建设中的应用

北京开放大学东城分校 何永利

随着科学技术的不断进步，财务共享服务模式随之得到了快速的发展。借助互联网和云计算技术，可以使财务共享服务中心的数据储存能力和计算分析能力得到大幅度提升，数据安全性也会得到相应保障，这就为共享服务中心能够更好地履行财务职能、提升决策支持力和战略推动力提供更好的技术支撑。本文首先对财务共享服务中心的云计算技术的应用做了介绍，然后以中兴通讯基于云计算的财务共享服务中心为案例，分析了中兴通讯基于云计算的信息化平台及内部流程和基于云计算的财务共享服务中心取得的成效。

财务共享服务中心 云计算 发展建议

一、引言

随着经济全球化和信息技术的发展，企业之间的并购与重组愈加频繁，企业在规模扩张的同时带来的财务成本高、效率低下、信息质量较差等问题愈加显著。近几十年来，我国大型企业集团快速成长，它们在国内及世界各地纷纷建立分、子公司，规模扩大的同时却增加了财务管理的压力，分、子公司重复设置的财务机构使得财务管理成本增加，加大了集团的管控难度，并且其独立的财务管理权等导致集团经营和财务管理风险上升，股东权益也可能受到损害。因此，大型企业集团迫切需要寻找出路以解决上述问题引发的财务管理危机。财务管理活动为企业制造了大量的数据信息，其处理效率和安全性制约着大型企业集团的发展。20世纪80年代的财务共享模式通过建立一个新的业务单元，将会计核算处理业务进行集中运作，企业财务管理人员不再将主要精力投入到繁琐的基础业务处理中，而是集中于企业核心业务，进而整合企业内部财务资源，改进服务质量，提升客户对财务信息的满意度。新时代下财务共享模式借助云计算技术，使得在大数据时代，财务共享服务中心数据储存能力与计算能力大大提升，数据安全性也得以保障，为企业集团财务资源整合、财务管理流程再造和财务业务处理效率的提高都提供了较大的帮助。

二、财务共享服务中心的云计算技术应用

基于云计算建立的财务共享服务中心，从技术上讲可以分为云端和客户端两个部分，每个部分又是由不同的层次组成，具体如图1所示。

图1 基于云计算的财务共享服务中心架构示意图

在云端，云计算服务器可以分为四个层次，从下往上依次包括：网络服务层，提供基础的网络服务，包括网址、网络存储、邮件等；数据管理层，对数据进行分类存储，包括元数据、基础数据、业务数据、决策数据等，为应用层进一步发掘数据价值做好准备；应用支撑层，为财务共享服务中心提供技术支持，包括安全支持、网络维护等方面；应用层，提供财务共享服务中心各个功能模块的服务，如报账管理、资金管理、影像管理等服务应用，并能够根据客户的需要，不断完善服务功能，对数据管理层存储的数据进行进一步的挖掘和分析，提供客户决策所需数据。客户端的架构相对简单，只需要考虑接入层和应用程序，利用各种终端设备接入网络，通过互联网进入财务共享服务中心云计算服务器，可以根据自己的需求发出指令，然后接受云端的服务，业务处理及数据分析都在云端进行，用户仅需提出服务需求，财务共享服务中心通过云计算服务器就可以提供高效便捷的服务。

三、基于云计算的财务共享服务中心案例分析

（一）中兴通讯简介中兴通讯是我国较早尝试构建财务共享服务中心的企业集团，信息化技术尤其是在云计算方面有着较强的优势，为财务共享服务模式的有效运行提供了技术平台，是国内较大的综合通讯解决方案提供商，分别在深交所和港交所上市。主要经营电信系统和设备等相关的产品，涉及运营商网络、手机终端、电信软件系统、服务等相关领域，其各大类产品在国内电信市场处于领先地位，并已成功进入国际电信市场，目前在全国拥有28个分、子公司，并设立了分布于中、印、美、法等国家的18个全球研发机构和107个分支机构。根据中兴通讯2014年年度报告，主营业务收入大约814.7亿元，同比增长8.3%，其中国内市场营业收入405.8亿元，国际市场收入408.9亿元，

中兴通讯发展早期的财务管理模式比较分散，集团财务部仅负责集团的会计核算与管理等，分、子公司及海外分支机构分别设立独立的财务部门，由总部外派财务人员并设立相应岗位进行财务核算，包括日常的费用报销、凭证装订、资产核算、税务管理、报表的编制等，然后将财务信息上报于集团总部进行合并。由于发展初期公司规模不大、业务较少，这种模式在促进公司整体管理的全面性和有效性方面发挥了重要作用。然而，国际化战略的推行促使中兴通讯的业务规模不断扩大，对财务职能的要求也逐渐提高，因此花费三年多时间构建了基于云计算的财务共享平台，下文着重分析中兴通讯基于云计算的信息化平台及内部流程和基于云计算的财务共享服务中心取得的成效。

（二）基于云计算的财务共享平台

（1）基于云计算的财务共享平台子应用系统。在云计算技术基础之上构建的财务共享服务中心，利用网络互连能力、储存能力及分布式计算能力来统一财务信息的处理，构建过程中需要考虑到分支机构的管理需要，必要时根据是否涉及商业机密划分多个数据中心。部署该财务共享服务平台过程中，需要确定一个标准的体系，才能将数据信息进行有效的分类，该标准不仅需要考虑对分支机构进行财务标准化、流程化的管理，还需要实现财务信息对决策的支持和战略的把控。因此需要设定统一的编码与流程，将其固化到财务共享服务中心的系统中，按照不同的功能构建财务共享子应用系统。

（2）云计算技术对中兴通讯财务共享服务中心的影响。中兴通讯的云计算方案是通过虚拟化的技术将数据中心里的基础设施资源进行池化，形成共享基础设施资源池，其中的资源可按照应用系统的个性化需求进行分配和部署，以便开展新业务。自动化资源管理工具对应用系统运行中的共享基础设施资源进行再分配，以对服务质量和资源利用进行优化。中兴通讯财务共享服务中心基于云计算技术，利用ERP系统和统一的财务核算制度与操作方法，将储存在个人电脑、移动终端与服务器上的海量数据、信息与资源整合在一起，使其协调工作。通过分布式计算方式，云计算技术能够利用互联网上众多的计算节点完成计算任务，提高了系统的稳定性。

云计算的财务共享服务中心的本质是由云计算进行推动的一种财务管理模式的创新性改革，在此基础上，中兴通讯财务共享服务中心将在财务数据的收集、分析和运用方面进行优化。有了云计算的支撑，共享服务中心将会实现财务原始单据、会计凭证和相关信息的云处理、云查询与云储存，改变了传统模式下财务信息的传输方式。财务工作人员可以以智能型的便携式设备与互联网为媒介，实现财务与业务的整合，实时交互上传财务信息，实现管理人员随时查询财务报表和进行财务分析的需求。在此基础上，云计算下的财务共享服务中心能够使集团战略层更为方便的提取和利用核心财务信息，实现财务工作的专业化，为集团发展的战略提供决策支持。依靠云计算技术的支持，中兴通讯财务决策的流程也发生了变化，传统的财务共享服务中心财务决策流程是发现财务问题，分析问题，找出原因和关键点，最后制定应对方案。而基于云计算的财务决策流程是，收集数据，对数据进行处理，保证其正确性与一致性，然后分析数据，通过云计算技术挖掘数据背后的相关性，最后制定问题解决方案。采用云计算之后，财务共享服务中心不再注重对问题的因果关系进行深究，而是寻找问题之间的相关性，决策的制定依据是对数据的分析而不是管理者个人经验。这种流程上的转变能够分析出事物之间的内在联系，做出的决策也更加科学合理。

（三）中兴通讯基于云计算财务共享服务中心运作流程

（1）中兴通讯财务共享服务中心的整体工作流程。财务共享服务的基础是企业的业务信息能够共享并且互联网化，在财务共享模式下，每一位员工都可能是财务原始数据的制造者，他们的工作或多或少都会与业务数据的产生相关，但财务信息不等同于业务信息，财务信息是对业务信息进行处理和加工，以货币形式反映表明企业资金运动状况及其特征并影响财务报表的经济信息。中兴通讯基于云计算的财务共享服务中心就是在业务人员采集到的业务数据并上传云端的基础上，对其进行加工处理形成财务信息，以供管理层进行战略分析并提供决策依据。具体来看，分为云采集、云处理与云产品三个过程。一是云采集：业务人员将本部门相关的业务数据信息上传至云端，财务共享服务中心的财务人员判断业务类型与对应单据模块，然后按照要素精确化的原则和审核标准规范进行提炼与审核，最后，对采集到的要素进行标准化与结构化的处理，转化为反映经济活动实质的各类数据，储存在云服务器中。在此过程中，应将内控审核点嵌入到业务系统的各环节中，确保数据采集的有效性以供后续的应用与分析。二是云处理：云处理是整个平台的关键，主要是指对采集提炼的数据进行处理、分析、储存、传输的过程。为确保云处理过程的准确性与有效性，减少人工干预，中兴通讯在云中构建了涵盖各环节的财务业务信息系统。在处理过程中按照流程化、标准化的会计工厂模式，将管理逻辑嵌入系统，以使财务处理过程更加精细化并提高准确性。四是云产品：经过云处理之后，输送出的产品按照层次分别包括：会计凭证和简单财务报表以满足日常财务管理需求；个别与合并报表以满足公司经营管理与外部监管要求；企业各方面财务数据以满足财务指标及动因分析需求，以支持企业战略决策。

中兴通讯财务共享服务中心的顺利实施与运行最大的保障是其发达的信息技术水平，以ERP为基础，影像管理与电子异地扫描提供技术支持，银企互联系统与银行建立长久合作，加之云计算技术的不断发展完善，运用范围越来越广泛，使得共享服务中心信息技术平台的基础更加牢固。财务共享服务中心下设不同的执行中心，其工作流程如图2：

图2 财务共享服务中心的工作流程图

基于云计算的财务共享服务中心的帮助中兴通讯实现了财务业务的无缝对接和财务信息的高度共享，支撑了预算与资金管理、网络报销、财务核算与分析、商旅业务、电子档案、财务报告等多模块在企业内部的协同应用。同时，在整个工作流程内，中兴通讯对所有的财务共享服务平台用户进行严格的授权及变更管理，包括财务共享服务中心员工与客户在内的所有用户都由集团财务总部统一审核批准，记录每个用户的操作记录，使非法操作者留有痕迹，保证财务数据的安全性。通过严格而合理的权限管理，用户可以通过财务共享服务平台软件等途径，从云端轻松获取权限之内的数据，不用通过原来复杂的审批流程即可合规使用财务数据，提高了工作效率。

（2）中兴通讯财务共享服务中心的业务处理流程。中兴通讯依托于其ERP系统、影像管理系统、电子档案系统和银企互联系统，其共享服务主要包括应收账款业务、应付账款业务、资产管理业务和费用报销等业务。应收账款业务包括接受订单及签订合同、开具发票及确定收入、账务核对等。应付账款业务主要包括对发票的信息采集、业务数据的处理、款项支付，该环节可利用银企互联系统进行款项支付。资产管理系统包括资产购买申请、订单及入账管理、固定资产增加及变更、资产折旧与处置、资产盘点等，通过对系统的设置，能够实现资产折旧的自动计提和后期管理。费用报销业务通过与商旅系统相连，实现对员工出差全过程的服务。下面以费用报销为例，详细介绍中兴通讯的财务共享服务中心如何进行业务处理。第一步：报销信息填写。员工进入网络报销系统，根据提供的向导式填写方式和标准单据格式填写报销费用或差旅报销的信息，填写完成后打印包含条码的报销单据封面，然后交由专门负责扫描单据的员工根据条码信息，对该公司员工的报销单据进行批量扫描，并完成上传影像管理系统的工作，影像系统接收电子扫描文档后通过条码对其进行分组并加密，再与电子报销单匹配，匹配一致后传送到云计算服务器进行储存。第二步：单据审批。员工上传报销信息之后，系统会根据预先设定的流程和限额进行自动的流转，按照区域和部门的不同，根据部门类型、费用、限额三个要素决定审批的走向，报销人员和审核人员可随时查看报销单据的处理状态。第三步：账务处理。中兴通讯的财务共享服务中心网络报销系统已实现自动会计处理，对于审核通过的报销单据，财务工作人员只需要选择业务类型，系统根据业务类型和成本中心的归属来判断对应的入账科目，产生应收、应付或总账凭证。第四步：单据归档。在上传云计算服务器的单据经过审核并完成账务处理后，包含与该业务对应条码信息的原始票据将被归档，国内的原始单据由当地员工通过票据箱定期收集并批量邮寄到财务共享服务中心，而海外单据进行可留在当地归档。

（四）中兴通讯实施财务共享服务中心取得的成效

（1）实施财务共享服务中心后企业取得的成效。一是降低成本，节约资源。构建财务共享服务中心之前，中兴通讯财务组织机构设置重复，每个实体均需要配置财务人员，构建财务共享服务中心之后，业务和资源都得以集中，而原本需要各个实体多人处理的业务将交由一人处理，减少了财务部门人员和岗位的重复设置，降低了人工和管理成本，由于财务共享服务中心的业务处理在统一的平台上进行操作，业务处理更加流程化、标准化，沟通成本、差旅成本和纸质媒介成本大大降低，进而有效的控制了企业的管理成本。从量化的指标来看，财务共享服务中心使得集团财务业务处理成本与工作效率得以明显的改善，如表1所示：

表1 中兴通讯实施财务共享服务中心的成效

二是提高财务服务质量与效率。中兴通讯建立财务共享服务中心之后，将各实体重复性的基础财务工作集中起来，制定统一的、标准化的操作流程，并严格控制标准和流程的执行情况。共享服务中心利用合理专业的分工和技术先进的设备对业务进行及时高效的处理，为各实体提供高质量的服务。这种方式将会使大量的高素质财务人员从基础核算业务处理中释放出来，参与到与企业价值创造和战略推动相关的业务与财务中，专注于核心业务的推动与发展，也支撑了企业财务价值的提升，以保证集团战略目标的顺利实现．另一方面，由于共享服务中心标准化的流程和信息化的处理手段，能够提高财务工作的服务质量和工作效率，进而也为企业的决策提供有利的支撑。

三是有利于整合信息，促进企业规模扩张。由于各分支机构都有独立的财务核算制度与信息系统，因此，各实体财务部门之间沟通较少，且财务数据标准不同，难以比较。在建立财务共享服务中心之后，通过标准化的统一财务处理流程，可以分析和整合驻外机构和分、子公司的财务数据，提供的财务信息也更有价值。在此基础上，集团总部能够通过财务共享服务中心实时全面了解下属实体的财务情况，为企业集团的战咯决策提供依据，减少因信息不对称产生的风险。此外，由于财务共享服务中心将分支机构的财务职能进行了集中，再建立新业务时也不必考虑构建财务等职能支撑部门，这样更有利于中兴通讯进行业务规模的扩张。

（2）实施财务共享服务中心对员工的积极意义。对一般员工来说，由于可以随时随地提交报账单据并实时查询流程，了解报账进度，缓解了与财务部门之间由于信息不对称导致的矛盾。对财务人员来说，报账款直接通过银企互联系统打入个人账户不仅减少了工作流程，还提高了正确率。统一的财务制度、集中的审批、部分财务数据自动生成、票据的电子化管理等等都给财务人员带来了极大的便利。而对于上级来说，多样化的业务审批方式弥补了线下审批的缺点，此外，管理人员还可以在权限内实时查询与本部门的费用发生情况及预算执行情况等财务信息，有利于更好的部署与管理部门工作。

［1］张怀南、杨成：《我国云计算教育应用的研究综述》，《中国远程教育》2013年第1期。

［2］何瑛：《基于云计算的企业集团财务流程再造的路径与方向》，《管理世界》2013年第4期。

［3］黄兰秋：《基于云计算的企业竞争情报服务模式研究》，南开大学2012博士学位论文。

（编辑 张芬）