加强医用耗材物资档案开发利用促进医用耗材规范管理

刘雪慧

摘 要：医用耗材物资档案是医院物资档案的重要组成部分，是医用耗材使用的有效凭证与真实记录。通过对医用耗材物资档案的开发利用分析，结合省市医用耗材集中招标采购工作的实际情况，对医用耗材产品档案的分类、市标医用耗材在临床使用中的情况及新市标医用耗材产品档案收集与整理归档中应注意的几件特殊事项进行具体分析，并发现医用耗材管理中需加强改进的一些问题，如加强医用耗材成本管理、加强二级库医用耗材物资档案的记录管理、加强医用耗材产品综合管理等，从而促进医用耗材的规范管理。

关键词：医用耗材；物资档案；开发利用；规范管理

在信息化的今天，充分开发利用档案信息是时代发展的必然，医用耗材物资档案是医院物资档案的重要组成部分，是医用耗材使用的有效凭证与真实记录。医用耗材物资档案的充分开发利用，对提高医院医疗质量与安全、加强物资成本控制管理工作、规范相关医疗行为等均具有指导意义，是加强医院自身建设和知识信息经济时代的新要求。本文通过整理A医院医用耗材物资档案，对2015年全院省市标医用耗材情况进行了分析评价，以促进医用耗材的规范管理与合理使用。

1 档案文件背景资料

1.1 总述

A省自2010年开始省标医用耗材集中采购工作，但省标目录内品种较少，仅涉及心胸外科与神经外科的部分医用耗材。A市自2012年12月启动全市医用耗材集中招标采购工作，2015年进行了第二次集中招标采购。A院为A省A市内的一家综合性公立医院，为政策指定纳入医用耗材集中招标采购的医疗单位，故A院医用耗材采购结合省标与市标集中招标采购目录。

1.2 政策文件

《卫生部关于进一步加强医疗器械集中采购管理的通知》、《2010年A省医疗机构医用耗材阳光采购实施方案》、《A市第二次医疗机构医用耗材与检验试剂集中采购工作实施方案》

1.3 A院确定院内医用耗材省市标目录的方式：

（1）根据上级相关文件及政策要求，制定A院省市标医用耗材院内遴选工作方案，交由医院耗材管理委员会讨论通过后，按方案严格实施。

（2） 在医院耗材监督委员会的督促下，确定院内遴选专家库，分组分批次于电脑室内进行省市标医用耗材遴选，确定院内医用耗材省市标目录。

（3） 召开医院耗材管理与监督委员会，将医院耗材省市标遴选情况进行总结与汇报，并将通过委员会讨论的最终院内医用耗材省市标遴选目录按市局要求整理上报。

（4） 需补增的省市标医用耗材由科室提出申请后，经相关部门审批，交由每季度召开的医用耗材管理委员会讨论。

（5） 物资管理部门负责产品资料收集、合同签署、使用管理等具体档案工作。

2.医院省市标医用耗材情况分析

2.1 医用耗材产品档案分类

2015年全院医用耗材产品档案分为省标类医用耗材档案（84项）与市标类医用耗材档案（1536项）。省标类医用耗材分两个子目录：心胸外科类与神经外科类。市标类医用耗材有二十二个子目录。

各类耗材随着收治病人种类的扩大、医疗技术业务的创新发展及耗材品种的更新换代等原因而出现增加、减少与替换，不是一成不变的，所以产品档案资料需要根据不同阶段的实际情况进行整理。

2.2 医用耗材在医院医疗业务中的实际使用情况分析

（1） 医用耗材使用科室集中度较高，全院排名前16的科室所使用耗材单科全年使用金额超百万元，占全院耗材比的88%。非常符合管理学中的二八定律现象，使用量大的少数科室占据了重要地位。

（2）骨科耗材与介入类耗材使用更为集中，为医用高值耗材使用重点科室，占全院耗比超50%。

（3）医用高值耗材与普通低值耗材比例为5：5。

（4）医院业务同期增长率为11.8%，医用耗材使用量同期增长率为9%，卫生专科材料增长率为8.6%。

（5）因院感的要求，消毒品在2015年中是增长比最大的，同比增长率达34.59%。

（6）透析材料是所有低值卫生专科材料中使用量最大的，占33.33%。

3.讨论

3.1 总体来说，省市标医用耗材的集中招标采购工作建立了规范的医疗机构医用耗材采购制度和监督管理机制，加强了医用耗材采购与使用行为的监督管理，保证了医用耗材质量与临床使用的安全有效，推进了购销过程中的科学化与信息化建设进程，纠正了购销中的不正之风，降低了采购费用，减轻了患者的不合理医耗费用负担。

3.2 新市标开展后，医用耗材使用执行中发现了一些问题，需要在医用耗材档案分类归档中特别注意：

（1）新市标执行前医院在用的部分产品因价格问题被禁用，但新市标目录内又无替代产品的，需向市局呈报解禁函，这份解禁函及市局的批复，是重要的存档文件。

（2）关于部分医用耗材产品因新投标价格高过历史采购价而被禁用且目录内有替代中标产品的，但替代品的价格更高的情况，一定要在医用耗材产品归档时建立起关联，以备查档。

（3）关于部分医院原在使用，但未中新标的产品，市标内有名字雷同，但功效不同或不合用的产品，需向市局呈报说明函，申请延用原产品，在此类医用耗材的档案中，一定要将说明函及标内不合用产品的附件同时存档。

（4）关于部分医用耗材在供应中出现供应商愿意低于市标价供应给医院，但不愿在招标平台上统一降低价格，但因市局政策要求不允许医院与供应商之间进行二次议价，医院只能以相对较高的市标价进行采购的情况，在存档此类医用耗材时，也一定要加上备注。

（5）关于新市标目录内部分系列产品供应不全、出现断层的情况，也一定要在补代性医用耗材的档案中加以备注。

3.3 通过对医用耗材档案进行分析，发现医用耗材管理中需加强改进的几个问题：

做为事业单位性质的公立性医院，医院员工的成本效益观念不强，对于专用卫生材料、低值易耗品、消毒品等的节约使用、对于器械的爱护性使用意识不强。如A院2015年消毒品使用量同期增长达35%，一方面说明了医院院感管控意识有所加强，但同时也说明了成本管理的不得力。

医用耗材物资管理的一级出入库记录档案清晰明确，但是二级库的使用监管是严重的漏洞，尤其是低值易耗品的使用去向无档案记录可追踪。这些物资究竟是正常的使用到了病人的身上，还是浪费使用或是丢失过期，无档案记录可查询，需加强二级医用耗材物资档案的记录。

《国务院办公厅关于城市公立医院综合改革试点的指导意见》（国办发〔2015〕38号）明确指出：力争到2017年试点城市公立医院药占比（不含中药饮片）总体降到30%左右；百元医疗收入（不含药品收入）中消耗的卫生材料降到20元以下。随着公立医院改革逐步深化，“以药补医”机制将被取消，医用耗材对患者负担的影响也将凸显，特别是新项目规范出台后，大部分医用耗材将不能收费而成为医院的成本，收费耗材所遇到的政策压力也会越来越大，医用耗材的管理将在医院经营中占据举足轻重的地位。这些都要求医院必须与时俱进，做好医用耗材物资档案管理工作。

医用耗材品种繁多，技术含量大，医用耗材物资档案管理工作在医院发展与医疗业务工作开展中起着非常重要的基础性作用，如何充分开发利用医用耗材物资档案促进医用耗材物资规范管理，将会是一个长期且复杂的工作。