档案现状及发展对策简析

姬丽华

摘 要：从中外档案的不同管理模式和我国档案信息化发展两个方面揭示档案发展现状，指出从管理员的素质要求和创新推广、安全保密等方面，简单分析了以后的发展对策。

关键词：现状；对策；发展

1 档案管理现状

1、档案管理体制

我国的档案事业管理体制具有社会主义档案事业集中管理的特色，“统一领导，分级管理”原则仍具有极强的现实意义和很大的优越性。我国档案集中管理的程度也是世界各国中最高的。这对统一保管档案文化财富，开发利用档案信息资源，服务社会主义现代化建设提供了有力保障。

2、档案的收集

我国的档案收集工作大体可以分两个层次：第一个层次为档案室的收集工作，第二个层次为档案馆的收集工作，除此之外，有时档案馆还对散存在社会上的一些重要档案材料采用征集、征购和购买的方式进行补充收集。档案馆通过收集工作，可以实现国家规模的档案集中，这是高层次的档案集中统一管理[1]。

3、档案的整理

目前，国内外在档案整理工作这一环节上有不少相同的做法，大都非常重视通过系统化、条理化对档案实行科学的管理，整理一般是在机关文件归档时进行，都是按照机构、问题、时间等特征分类组卷。

不同的是，我国档案管理部门大都把主要精力放在提高案卷质量上，不断根据“新标准”对移交进馆（室）的案卷进行调整，试图以此解决档案查找利用中的一切问题，而在编目、索引、完善检索工具体系方面所投入的精力则显不足。目前这种状况有所改观，档案著录、标引工作已受到各级档案部门的关注。美国联邦政府各机关在对文件进行整理归档以后，一般不再变动。国家档案馆为统一装具，只对进馆文件更换卷盒，并在盒的一端贴上写有年代、机构、问题、标题等内容的标签。其整理工作的重点是熟悉研究档案的内容和编制档案文件检索工具。检索工具的著录非常详细，包括分类、日期、提供利用注意的事项、文件保存的具体位置、文件数量、内容、整理说明等许多项目。

4、档案的利用

将档案汇编成册，这是大多数国家普遍采用的一种形式。而我国除此之外，利用档案史修志则颇具特色，而且持续了数千年之久。这种做法其意义已远远超出了档案工作本身，它不仅对档案工作产生了积极的作用，而且对我国学术研究的发展同样有深远的影响。我国古代自唐朝以后，每一个新建朝代，都照例要设编修机构，为前朝修志。编史修志，这是我国在档案利用上区别于其他国家的一个最显著的特点。

但在服务利用方式上，我国档案部门的服务方式只是以档案借阅服务为主，其它服务方式也在开展，但开展得不够，同国外相比还有值得改进和创新的地方。如咨询服务，国外档案部门开展咨询服务的形式主要有口头咨询、书面咨询、电话咨询、主动向潜在利用者报道馆藏信息等。不少国家对档案咨询服务方式很重视。如美国许多档案馆都设有专职的参考咨询人员，并开展邮寄、电话咨询服务。利用者可以寄函或通过电话了解馆藏，或者请档案工作者帮助查找档案文献并告之内容。这些都是值得我们学习的。

2 信息化发展下档案现状

我国档案信息化在国家档案管理部门的引领和指导下，经过近三十年的探索，取得了很大发展，档案信息化建设由局部走向整体，在宏观框架下进行全面规划和组织实施，并与电子政务建设紧密结合，成为国家信息化战略的重要组成部分，国家档案局成立了全国档案信息化工作领导小组，出台了《全国档案信息化建设实施纲要》，2011年国家档案局中央档案馆下发了“全国档案十二五规划”将档案信息化工作列为现阶段的主要任务，通过贯彻国家相关文件精神，加强以网络设备和数据库为主要内容的基础建设，加快推进数字档案资源建设，制定标准，实施档案资源信息共享，政策的鼓励、制度的健全等一系列规划措施，促进了档案信息化的快速发展。各地也相继出台了档案信息化建设方面的规划和规章，一批有关电子文件管理的标准、规范相继出台，一些重大档案信息化项目得到立项，各级档案部门在档案机读目录数据库建设、馆藏档案数字化、档案网站建设、数字档案馆建设方面均取得了长足进展，档案信息化建设正在全面、有序，系统推进。我国现今各级档案馆基本上实现了数据库建设，并将建立数据库档案管理列为档案工作达标的硬件之一。网络技术、数据库技术、数据存储等各种信息技术的迅猛发展，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了前所未有的技术条件。信息系统产生的这些电子文档的管理和利用成为了现今档案管理中急需解决的问题。我们需要改变以往的管理利用模式，进行创新，从而适应信息化发展的需要。创新档案服务手段，不仅是形势发展的要求，也是广大档案工作者必须面对的一项重要课题。

3 新时期对档案人员的素质要求

为了赶上时代步伐，要求档案人员不断的学习改进并加强管理创新，他们的重要使命就是积极开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动地为煤炭企业安全管理服务，为生产经营服务，为全面建设和谐煤炭企业服务。

档案创新要求管理人员有较高的业务水平，要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理规定和具体做法。在夯实基础上促进创新，努力使档案人员成为一名掌握科学先进的工作方法、一专多能的档案工作人才。

有良好的政治素质，坚持正确的政治方向，时刻对党忠心耿耿。较高的政治素质是做好一切工作的前提和准则。

对现代化办公手段能够熟练应用和掌握。档案工作者必须具有熟练的计算机操作能力，掌握档案现代化设备的使用。

除此以外，任何工作的跨越和创新，都必须有一个崭新的有创意的思想观念作前导。档案工作也是这样，要打破常规，进行创新管理，必须转换思维，主动探索，在实践上积极创新，善于挖掘和捕捉信息，发挥档案知识宝库的巨大能量，为社会经济全面发展提供服务。

4 档案创新的意义

档案创新，可改善档案管理工作。只有加强档案创新，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理工作从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

档案创新可使档案信息为科学研究和知识普及等提供智能化服务。一次投入，多次产出，远程服务资源共享。可用详实的档案信息支持决策和管理，决策的及时准确、管理措施的得当，要靠完整、可靠的和快捷的综合分析能力来保证。

5 创新与档案保密安全

档案管理的创新和安全是缺一不可的，在档案信息开发过程中档案人员要怀着高度保密意识，依据国家标准认真地对档案信息作出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，严密审查、严格管理。同时加强对计算机档案信息系统的管理，确保系统安全，还要进一步完善安全防范措施，设置数据备份、防火墙技术、定期杀毒、设置登录密码等，保证档案创新管理的安全保密。

参考文献

①李学香.新时期国家档案信息资源管理模式研究——安徽档案管理模式改革研究报告[A].档案事业科学发展：新环境 新理念 新技术——2008 年档案工作者年会论文集（上册），2008（2）.

②王云.试论数字时代大型工程项目档案管理信息化建设[J].中国科教创新导刊，2011（10）.

③数字环境下图书情报档案一体化建设新探析

④钟婧文 崔敬.信息系统网络安全问题研究——科技向导 2010年05期（下）.

⑤贾燕荣.关于档案信息化管理建设的思考——科技管理（黑龙江）.

⑥李学香.新时期国家档案信息资源管理模式研究——安徽档案管理模式改革研究报告[A] .

⑦档案事业科学发展：新环境 新理念 新技术——2008 年档案工作者年会论文集（上册），2008（2）.

[1]李财富.中美档案工作比较研究[J].档案学通讯，1997，（6）：17-18.