论档案管理工作在地勘单位发展中的作用

董楠

摘 要：地质勘探是我国重要的机关单位，随着当今资源的不断开发，地质勘探单位承担重要的责任与义务，在不断的深入改革中逐渐发展。本文作者通过分析地勘单位档案管理工作现状及特征，总结档案管理工作对地勘单位发展的重要作用。

关键词：地勘单位；档案管理；发展历程

档案管理工作是地勘单位的基础性工作，其占有重要地位。档案管理及服务工作也要求在发展中求创新，保证地勘信息管理真实性、准确性、可靠性。近年来，地勘单位不断加强档案管理服务工作与管理工作的创新，为地勘单位提供了更加可靠的工作保障。

1 地勘单位档案管理工作现状及特点

地勘单位档案管理工作是其单位基本工作的重要部分，地勘单位档案管理体现出地勘单位信息的真实性，客观全面的反应地勘单位的发展历程，其具有不可逆性特点。地勘单位档案管理还具有数据种类多、设计内容广等特点。其档案管理需要采用科学的分类和整理方法进行编号和备录，按照不同技术、专业进行整理，结合科学的方法保证档案间的密切联系。遵循简单、科学、稳定、可扩容性等原则进行档案管理，不仅要保证档案的真实性、完整性，正要保证档案规范性，帮助档案使用方便。现阶段，地勘单位档案管理工作相对落后，还处于分散及传统的保管方式，在当前计算机、软件等科技不断发展的情况下，这种传统的档案管理方法以及不能满足地勘单位档案管理应用的要求。此外，地勘单位还存在档案管理认识不强，档案管理意识薄弱，档案整理不科学、不规范，保存方式不合理，档案管理体制不健全等问题，无法发挥档案管理工作的重要作用和利用价值，这是急需解决的重要问题。

2 地勘单位档案管理的主要任务

地勘单位档案管理非常重要，其主要工作目标是实现地勘单位档案的价值，发挥其最大作用，为地勘单位发展做出贡献。档案管理工作主要任务是保证档案资料的完整性、真实性。一方面，档案资料是地勘单位的历史及重要信息，通过档案管理保证档案资料信息不缺失、不损坏，保证其有序规范，采用科学的方法形成规范的各类档案，发挥档案的真正价值和意义。另一方面，档案是国家的重要信息，涉及国家秘密或著作权的地质资料的保护、公开和利用，受国家法律保障，一定按照严格的国家保密法等相关法律法规执行，保证国家的财产安全。[2]此外，档案管理还对地勘单位自身发展具有重要作用，是其发展的必备条件。下面详细介绍档案管理工作对地勘单位发展的重要意义。

3 地勘单位档案管理工作在其发展中的重要性

3.1 帮助管理者正确决策

地勘单位档案资料是对地勘单位历史的记载，从其创立到不断发展的完整文件、文书、记录、财务、人事、装备、科技成果以及影像音等资料和信息资源。档案记录了地勘单位艰苦奋斗的劳动结晶，是地勘单位的物质财务和精神财富。通过档案记录能够帮助管理者制定科学的发展方向，为领导者正确决策提供重要依据。随着经济的发展，市场形式的变化莫测，市场竞争越来越激烈。一个单位要想在残酷的市场竞争中立足，不断的发展壮大，需要制定正确的发展路线和方针，发展方向的确定离不开三个重要的信息资源，首先是市场信息，也就是市场需求。其次是政策法律信息，也就是国家政策的支持。最后就是自身的发展信息，包括自身条件、资源和实力的信息，而这些信息就是档案的存在价值。对于单位决策者而言，信息、人才、资源、设备都是谋求发展不可缺少的重要元素，有科学、准确、系统的资料、数据、信息作为基础，才能在挑战不断的市场中寻找机会、果断决策、不断进步与发展。

3.2 为地勘单位提供参考依据

档案记载了地勘单位从事地质找矿、各种生产经营活动情况、成果、经验和教训，其中包括自然资源、生产形式和方法、生产过程及应用技术、管理方法等，这些重要信息为地勘单位提供地质找矿、施工和经验管理提供科学依据和参考资料。例如：地勘单位的年度生产经营计划就是根据档案资料记载，通过前一年或几年的经营成果及经验来制定的。地勘单位在生产过程中，当遇到一些问题，例如设备故障、技术失误、生产问题等也会通过档案进行参考，通过对以往工作经验教训总结为依据，寻找解决方法。总体来说，档案是与地勘单位日常生产息息相关的重要资源，是保证地勘单位正常生产和顺利发展的重要保证。档案管理是对档案资料科学、规范的管理，对档案的应用和价值体现至关重要，是为地勘单位提供发展重要依据的可靠保证。

3.3 为地勘单位发展创新提供条件

档案管理为地勘单位从事地质找矿、技术、科研发展和经验管理提供真实的记录，通过档案信息的保留，为后续的技术研发和科学进步提供科学、准确、真实的依据，为地勘单位创造无形资产。例如：地勘单位通过档案记载一个地区的地质信息，通过找矿的规律中总结经验，为寻找新的矿质资源提供科学依据，实现实践—认识—再实践—再认识的良性循环。通过档案管理对相关技术及成果进行整理，申请国家专利，形成无形财富，在市场竞争中获得更大优势。因此，可以说档案管理工作为地勘单位科技进步和技术创新发展提供了信息支持，为地勘单位发展创新提供必要的条件。

3.4 实现地勘单位文化传承

档案管理工作真实、详细、客观的记载了几代地勘人员艰苦奋斗的历史，传承了以艰苦奋斗为荣、献身地质事业为荣的文化精神，是我们光荣、爱国教育宣传良好的素材，能够弘扬我国地质传统文化，实现地勘单位光辉文化的传承。例如：地勘单位建队周年纪念日时，可以通过档案资料如文件、图片、业绩、影响等进行精神文化宣传，让当代地勘单位人员感受老一代人的精神文化，鼓励新一代人继承文明传统，发扬艰苦奋斗的精神，结合自身优点和当前先进的技术，不断扩展业务，开拓地质市场，实现地质事业的不断进步与发展。

3.5 衡量地勘单位业绩

企业通过档案管理看其经济效益和发展轨迹，商铺通过账目管理看其经营状况，地勘单位也一样，通过档案管理衡量其主要业绩。地勘单位在经营管理过程中，客观的反应了不同时期其发展状况，包括领导决策是否正确、发展方向是否准确、基本建设是否完善、科学研究是否进步等。档案管理凝结了地勘单位管理者和全体地质工作者劳动和智慧的结晶，体现了辛苦劳动和不断创造的成果。通过档案管理能够很好的体现出一个时期的管理模式、管理方法、管理效果和业绩，科学规范的档案管理是衡量地勘单位业绩与管理水平的重要尺度。

4 结束语

综上所述，档案管理工作不仅是地勘单位的基础性工作，更是影响其深远发展的重要工作。档案管理不仅能帮助领导者做出正确的决定，为其发展提供可靠依据，还能加强地勘单位不断创新，传承精神文化的同时提高其发展业绩，因此，加强档案管理工作是非常重要和必要的。

参考文献

[1] 刘淑琴.浅谈地质科技档案、地质资料的管理与保密[J].新疆有色金属， 2014（4）： 95-97.

[2]刘秀萍，柏峰.新形势下地勘单位档案管理土作的思考：技术与创新管理2014（04）.

[3] 赵 泓.勘察设计企业档案信息化建设的思考与展望[J].铁道勘察， 2014（6）： 79-80.

[4]靳爱萍：《浅谈煤炭地勘单位如何创新档案管理服务工作》，《科技信息》，2014年第23期.