浅谈乡镇文书档案管理工作

摘 要：乡镇文书档案记录和总结了政府重点工作内容，是乡镇政府工作的重要组成部分。乡镇文书档案是记录乡镇政府业绩，工作内容的重要依据，为日后乡镇政府工作改革提供了方向。然而，随着信息技术的不断发展，乡镇文书档案管理工作的弊端日渐凸显，例如：档案遗失，档案损坏，档案记录不完善等。本文根据乡镇档案管理工作中存在的弊端，探讨分析如何对乡镇文书档案管理工作进行建设。

关键词：乡镇文书；档案管理；建设

作为国家设立在最基层的一级政府，乡镇政府承担着落实国家各项政策的重要使命，而乡镇文书档案工作真实的记录了乡镇的发展变化，是乡镇建设工作成效的重要凭证。乡镇文书档案主要有通知、总结、意见、会议纪要等文种，是乡镇政府最基础的工作内容。但是，由于种种原因，乡镇文书档案管理工作出现了诸多问题，所以改善并创新档案管理工作是乡镇政府应重视的问题。

1 乡镇文书档案管理存在的问题

1、没有完善的档案管理机构

乡镇档案管理机构的不完善主要体现在三方面：第一、无专业的档案管理人才，乡镇企业档案管理人员大多没有进行专业的培训，没有专业知识，甚至一些素质较低的人员凭借裙带关系取得档案管理工作职位，在此岗位难以发挥有效作用。第二，档案文书管理岗位无编制，目前乡镇政府档案管理人员大部分由其他岗位人员兼职，且人员变动比较频繁，甚至一些乡镇政府为了节约开支，选择一些将要退休，孕妇等特殊人员进行档案管理。第三、乡镇文书档案管理设施匮乏，乡镇政府受办公环境，资金等各种条件的限制，档案管理经费并未被乡镇政府列入预算之内，造成乡镇政府无专门档案室和专门的档案柜，档案管理设施不完善。

2、没有规范的档案管理制度

乡镇档案文书管理制度不规范主要表现在以下三方面：第一、没有健全的档案管理制度，乡镇政府没有明确的条文对档案收集、借阅、移交等方面进行管理，一些乡镇企业未建立《档案借阅管理制度》、《档案保密管理制度》、《档案坚定销毁制度》、《档案管理员责任制度》、《档案管理查阅利用管理制度》等，以至于出现档案被遗失、损坏；被借阅的档案难以追回；不按规定流程进行档案移交等现象。第二、没有进行全面的档案文书收集，一些乡镇档案管理人员在对档案进行收集时，只收集纸质资料，忽视了对基建资料、影像资料、会计资料的收集；只重视上级文件资料，忽视了对本级文件收集；有的只对党委和政府档案文书的收集，忽视了对乡镇“七里八乡”档案的收集。第三，档案文书损坏严重，由于一些乡镇政府没有完善的档案管理设施以及档案管理人员不具备档案安全管理意识，造成一些重要档案发霉，鼠咬，字迹模糊等，难以发挥其记录凭证作用。

3、文书档案开发和利用率较低

对于文书档案价值的开发和利用，并未受到乡镇政府领导的高度重视，一些重要的文书档案尝尝被束之高阁。文书档案开发利用率低的主要表现为三点：第一、乡镇文书档案缺少介绍行的检索内容编制，例如，全宗介绍、档案指南等，大部分只具有文号档案目录和案卷档案目录等单一的检索目录上。第二、随着电子技术的不断发展，建立档案电子文档是形势所需，但是由于乡镇政府的档案管理人员专业水平低、硬件设备不完善，造成文书档案管理滞后，档案管理人员工作量加大，工作效率较低，文书档案开发利用工作难以进行创新；第三、文书档案管理期限制定不合理，对于应长久保存、短期保存、长期保存的档案、档案销毁时间等方面的时间规定不明确。

2 乡镇文书档案管理工作建设方向

1、完善乡镇文书档案管理工作内容

完善乡镇文书档案管理工作内容是乡镇政府领导及档案工作管理人员的职责，其重要措施为以下几点：制定明确的档案管理制度，落实各项档案管理措施，对档案收集、档案借阅、档案移交的人员和日期进行详细的登记，方便日后查询、催收；对丢失，毁坏文收档案人员需制定《档案赔偿管理制度》，以此加强借阅人员的责任心；对于一些机密档案，应制定《档案管理保密制度》，确保档案信息的安全。第二、选用专业的档案管理人才，对档案管理工作进行岗位编制，选用专业的档案管理人员进行管理，对专业知识不足的档案管理人员进行专业培训，组织学习，以此提高管理人员的管理能力、管理思想。第三、完善档案室设施，保障档案室的安全。乡镇政府应设计档案室，增加档案柜，避免档案被鼠咬虫蛀等损坏；档案管理人员应定期对档案的质量、发霉、纸张变黄等现象进行检查，对于重要文件要及时备案，放到安全的地方进行管理。第四、利用信息网络技术，乡镇档案管理人员应提高网络信息技术，改变单纯的纸质存档模式。档案管理人员建立档案电子化管理流程，可进行在线电子档案检索、在线查阅、在线借阅等；建立电子档案统计表，方便对档案利用效果进行评估。通过建立电子档案库，可以提高档案管理工作员的效率，提高档案利用率。

2、发挥文书档案的服务能力

文书档案的价值只有被合理利用与开发，才能发挥其自身价值，才能为乡镇政府服务。随着党和国家对乡镇改革的不断推进，乡镇文书档案为公众服务的要求日渐凸显，其特性更趋向于平民化、大众化、多样化。所以，要合理开发档案价值，发挥档案服务能力，需要做到以下三方面：第一、明确文书档案服务方向，乡镇档案既要服务于政府，也要服务于农村与农民。乡镇档案进行专项服务，把农村群众的需求作为档案服务的方向。第二、乡镇档案应积极发展新的服务领取，既要对民生档案、户籍档案、婚姻档案等现有资源加强重视，也要对新型合作医疗档案、农村技术推广档案、土地流转档案等新型资源加强档案建设。切实为农村群众提供务实的服务。第三、提高乡镇档案管理人员的业务水平，引导档案管理人员改变传统思维，提高其创新意识，对于档案的价值和开发能够提出新的思路与想法。

3 结语

乡镇政府承担着党和国家赋予的重大责任，乡镇文书档案是乡镇领导做好工作的重要保障。目前，乡镇档案管理工作存在着诸多问题，改革工作也迫在眉睫，乡镇领导应根据自身特点，采取不同方式着力解决档案管理工作遇到的问题。在新时期，乡镇档案管理工作应创新思想，加强档案管理，充分发挥档案的服务功能，力争实现乡镇档案管理工作的跨越性发展。

参考文献

[1]郑莅辉.浅谈乡镇档案管理工作中存在的弊端[J].佳木斯大学社会科学学报.2001（05）.

[2]张杰.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务.2015（08）.

[3]李波.浅谈乡镇档案管理工作的问题及措施[J].图书与档案.2013（19）.

作者简介

刘湘君（1981-），女，山东无棣人，馆员，本科，主要研究方向：档案管理。