学校档案管理的现代化措施研究

尧兰

摘 要：随着当前中国社会信息科技的不断发展以及经济的快速进步，各行各业从整体上都开始呈现出一种现代化、科技化的趋势。它不仅使原有的工作流程与操作形式变得更为便捷，更在一定程度上改变了人们原有的思维观念，让一种信息化、现代化的模式融入到日常工作当中。本文以“学校档案管理的现代化措施”为主要研究对象，基于笔者在校总务从事基建方面的档案管理实际情况出发，首先阐释了其概念与必要性，然后从观念更新、加强基础设施建设以及员工素质培训三个角度阐释了具体的现代化措施。望本文的论述能为当前学校档案管理的发展建设提出具体的、有针对性的措施和建议，推动其现代化进程。

关键词：档案管理；现代化措施；队伍建设

学校的基础建设工作是维系学校得以存在和发展的重要基石，基于这样一种范围体系以及笔者在学校总务工作期间所从事有关招标、合同、结算方面的内容，让笔者对于学校的档案管理工作产生了清晰的认知。科学、现代化的档案管理工作，不仅能够有效地推动学校管理服务模式、教育工作手段的改革，同时能够为学校的全面发展以及基建工作提供必要的保障和服务性支持。

1 学校档案管理的现代化概念阐释

学校档案管理的现代化指的是，在从事档案管理的工作过程当中，无论是思想模式、方法手段还是采用的设备技术都由传统向现代化迈进，以适应当今社会不断进步的科技和经济所给予的各个层面的高标准要求。具体说来，这种现代化主要包括四个方面内容，即以现代化的思想指导行动；以科学化的管理模式提升工作效率、构建全面立体化的管理体系；以现代化的手段和方法致力于档案管理电子化与信息化、检索自动化、数据传输网络化以及安全维护电子科技化等。

2 推进学校档案管理现代化进程的必要性

以学校基建项目为例，推进档案管理的现代化进程不仅有助于推行更加规范化、标准化的工作流程和办事方法，同时能够为基建工作所必须的各类数据信息以及档案资源材料提供快速便捷的调档、审核和查询。尤其是随着网络技术的高度普及以及资源共享化网络体系的建设，基建项目在进行合同审查、招标结算等工作时，可以利用共享的信息资源快速查询有关单位的资质信息、建设项目、单位规模等，这些都可以为后续的招标工作以及施工单位的选择提供必要的信息支持和保障。同时，随着当前社会经济的发展学校设施以及学生数量不断增多，基础建设工作所面临的内容和要求也在逐年提升，其中所面临的大量的数字计算、项目选择以及产生的多样化的档案信息内容（纸质档案、电子档案、音频视频文件、虚拟档案等），致使传统的管理方法以及无法适应这样高速运作的要求。而要想全面地保管这些内容，就需要一种更加具有包容性和开放性的系统，以满足跨类别、跨区域、跨学科的存储、使用借阅需求。

3 学校档案管理的现代化措施

（一）更新学校档案管理的现代化观念，加大宣传力度

意识对于事物的发展具有能动作用，因此要想推动学校档案管理的现代化建设，首先就要从观念上有所更新。沿用传统的档案管理观念去进行所谓的“现代化”建设是非常不现实、也是难以实现的。因此，面对当今社会经济、科技快速发展的局面，第一，学校领导要从思想上高度重视，要以一种全局观和长远发展的理念来看待档案管理问题，通过不断加强学校内档案管理相关的各项规章制度的建设，将现代化进程改革置于突出明显的位置，从自身做起，强力支持学校档案管理的现代化、规划化建设，对其过程中所需的创新，给个予以政策上和制度上，甚至是经费和财政上的支持；第二，档案管理工作人员自身要认识到学校档案管理现代化的必要性，不断提升现代化管理意识和服务意识，依托各种手段来不断提升现代化进程中所需的各类技术和能力，同时还应广泛地展开宣传工作、加大宣传力度。学校层面的现代化历程并不可能通过个体的努力去全面地改善和完成，因此需要调动广大师生积极参与、广泛支持，共同致力于这一系统工程的推进和完善。

（二）加强档案管理的基础化设施建设

笔者在从事有关基建方面的档案管理工作时发现，档案的业务状况与其过程中所采用的技术设备具有十分密切的关系。因此，要想全面推进学校档案管理的“现代化”，就必须在档案管理的基础建设上“下功夫”。这里所谓的“基础建设”主要包括全面推行和认真贯彻档案鉴定、整理以及统计的各项技术和业务标准；从财力上加强网络技术和管理软件的投入，保障技术运营是推动“现代化”的基础条件；加强与其它学校、教育网络系统以及信息数据平台之间的合作，构建出安全、共享的网络管理运营平台，铺设档案管理的“信息高速公路”；全面吸纳有关信息技术、网路科技、档案管理、数据电子应用等方面的人才，不断充实高校档案管理的人才储备力量。一来是为高校档案管理工作的发展运营提供必要的基础保障和支持；二来是为其不断适应高速发展的社会以及现代科技，进行自我创新提供更多的可能性。

（三）加强对于专业工作人员的素质培训，构建出一支专业的档案管理队伍

档案管理工作的一切工作内容以及业务的展开最终是要靠个体来完成的，因此，作为一名档案管理工作人员必须具备综合而全面的素质，除却最为基本的档案工作原理、业务流程和工作方法之外，还必须拥有一定的政治素养和理论水平，同时能够跟随不断发展的社会经济以及科学技术，熟练操作计算机网络、媒体应用技术、信息处理以及数据库管理等相关技术。鉴于此，学校层面必须加强对于专业工作人员的素质培训工作，推动其在岗教育工程，通过举办专门培训课程、团体学习会议、工作交流和考察学习等培训方式，来提高其业务能力和专业水平。与此同时，随着培训工作的开展以及日常各项工作内容的推进，学校方面必须要随时关注工作人员的能力变化，要基于其个人能力以及发展进步的程度，选拔那些具有较强领导能力的工作人员担当要职，推动档案管理队伍的建设，并以此实现对于人才的管理和聚合。这样既能保障人才的稳定发展，还能使队伍保持长久的生命力和发展前景，推动高校档案管理现代化建设朝着更为理想的方向发展和推动。

综上所述，学校档案管理工作是关系到其发展建设以及前进方向的重要内容。伴随着当今社会现代科技的不断发展，在传统档案管理方法和模式已经不适应学校的工作现状时，就需要采取有效的手段推动其“现代化”进程，使之能对高校其它方面工作的顺利开展产生积极的促进作用。具体来说，它需要学校层面更新学校档案管理的现代化观念，加大宣传力度；加强档案管理的基础化设施建设；加强对于专业工作人员的素质培训，构建出一支专业的档案管理队伍。同时，档案管理的“现代化”本身是一项长期而复杂的工程，不能盲目求快，必须有计划、有步骤地展开，如此才能保障在不破坏学校各方面工作进程的情况下，实现自我更新和进步。

参考文献

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