绩效工资背景下高校后勤精细化管理路径

黄伟红

无锡旅游商贸高等职业技术学校,江苏无锡214000

绩效工资背景下高校后勤精细化管理路径

黄伟红

无锡旅游商贸高等职业技术学校,江苏无锡214000

伴随着绩效工资的实行,如何有效对高校后勤工作业绩进行评价,不仅关系到绩效工资30%部分的年终分配,更关系到精细化管理路径的构建.因此,应对职工岗位职责履行、职工工作业绩评估、运营所需要成本控制、部门运营与学校目标等方面做好精细化管理.

绩效工资;高校后勤;精细化管理

[Abstract]With the carrying out of performance-related-pay,how to effectively evaluate the performance of logistics at university and college affects not only year's end distribution of 30%of performance-related pay but also the construction of meticulous management.Therefore,the meticulous management should be carried out on staffs'fulfilling responsibilities,performance evaluation,cost control,department operation and school goal.

[Key words]performance-related-pay;logistics at university and college;meticulous management

绩效工资的机制设计,其本质在于提升事业单位职工的工作积极性.通过与职工工作业绩挂钩的评价体系,较过去更能满足"按劳分配"的客观公正性.在此背景下,高校也即将引入这一薪酬分配体制.

伴随着绩效工资的执行,如何有效对职工工作业绩进行评价,这不仅关系到绩效工资30%部分的年终分配,更关系到部门精细化管理路径的构建.根据"队生产理论"可知:团队在生产过程中所存在的主要问题,在于对成员工作情况的监督;若监督机制无效,将导致团队成员出现"搭便车"、"逃避责任"等机会主义行为.由此可见,部门职工在缺乏精细化管理的前提下,诸多机会主义行为将直接弱化绩效工资的激励作用.最终,使高校绩效工资改革的初衷破产.

正因如此,笔者选取高校后勤精细化管理为研究对象,试图在绩效工资背景下,讨论其管理路径的具体构建.

一、高校后勤精细化管理面临的挑战

随着高校职能部门的不断调整,诸多高校的后勤部门已成为"半公司化"的经营组织.具体而言,该部门具有自身相对独立的财务,以及对临时工的招聘与解约权力.从而,高校后勤部门精细化管理所承担的职责,不仅在于对职工(主要是正式职工)工作的协调与管理,还在于对部门运营成本的全面控制.这一双重职责,使其在目前的部门管理中面临着以下四个方面的挑战.

(一)对职工岗位职责履行的管理

岗位职责可以理解为,职工在本职岗位中所须完成的工作任务,以及所应享受的权利和承担的义务.根据工作实践可知:高校后勤部门所负责的工作内容较为宽泛,包括学校食堂、小卖部的经营,甚至学校寝室的有效运转等都包含在部门的职责范围内.通过职责分解不难发现,其所需要的岗位数量以及人员数量都较可观.在部门科层结构下,如何有效对各岗位职工的工作履行情况进行管理,便成为高校后勤部门面临的挑战之一.正如"队生产理论"所指出的,这样宽泛的人员岗位配置,难以规避部分成员的机会主义行为的产生.

(二)对职工工作业绩评估的管理

对职工工作业绩评估的管理仍然面临着挑战,该挑战根源于对职工岗位职责履行的管理难题.由笔者所了解的情况显示,诸多高校后勤部门往往是在年终时,要求部门职工将一年来的工作业绩进行自我阐述,并以书面的形式呈递给部门管理者.这种述职形态,不仅无法客观有效的评估职工具体的工作业绩,而且还存在着平均主义的分配倾向.这一倾向不利于鼓励优秀职工发挥自身的主观能动性,也不利于对某些"偷懒"的职工进行惩戒.因此,其所面临的挑战若不克服,将与绩效工资改革的目标背道而驰.

(三)部门运营所需要的成本控制

高校后勤部门作为"半公司化"的职能部门,其身份就要求它必须重视成本控制.从目前所反馈的情况来看:

1.沉淀成本控制所面临的挑战.在高校后勤管理中一般重视对会计成本的核算与控制,而会计成本只体现为"事后"以及"显性"等特征,或者说只是总成本发生的一部分.在后勤管理中存在的包括机会成本、沉淀成本在内的隐性成本,却未能得到充分的关注.具体而言,后勤部门对于工作所需设施设备的购置则成为必须.然而,在资产专用性作用下,部分设施设备将为后勤部门带来较高的沉淀成本.在该部门属于半公司化营运状态下,这可能使得在位承包人在进行转包时产生损失.

2.流通成本控制所面临的挑战.对流通成本控制上的挑战,主要出现在对食材的采购环节,面对高校万人以上的用餐需要,后勤部门每天都要面对原材料采购的流通工作.为了方便采购,诸多高校都采取使用自有车辆设备开展上述活动.这样一来,必然导致采购成本因油耗等因素而提高.同时,高校学生用餐数量随着教学运行安排,呈现出周期性波动的状态.该状态不仅增大了食材采购的数量控制难度,也使食材在自身保质期约束下形成货损.这一系列影响,构成了流通成本的较大部分.

(四)部门运营与学校目标的管理

不难理解,高校后勤部门的整体运营仍须满足高校的整体目标.高校作为一个教学单位,教学目标自然成为其目标管理中的关键项目.在此基础上,后勤部门的运营就须与此相吻合.这样一来,就面临着二者在目标管理上如何调和的挑战,即高校后勤部门的经济效益目标与社会效益目标间的调和.这也构成了后勤部门精细化管理所要解决的问题.

二、高校后勤精细化管理的内在要求

在构建精细化管理路径前,还应讨论精细化管理的内在要求."内在要求"实则为"路径构建"规定了实施原则,从而能够保证其在绩效工资背景下的合理建构.

(一)关于岗位职责分解的内在要求

"队生产理论"所指出的成员行为失范,可归因于成员岗位意识薄弱、部门监督强度不够等两个方面.前者需要通过岗位培训的基础来提升,这一点不属于本文所要讨论的问题;而后者有关增强监督强度,则是本文精细化管理的重点.其内在要求体现在:根据能级原理,合理减少团队工作成员数.面对宽泛的工作内容,后勤部门管理者应根据工作需要将职责细化分解,使得针对某项工作的成员数减少,从而增强成员间的监督强度.其实这一点,也是帕生斯批驳"霍桑实验"结论真实性的理由.因此,在后勤部门精细化管理中应注意这一点.

(二)关于工作业绩评估的内在要求

对部门职工工作业绩客观、公正的评估,直接关系到对他们绩效工资的发放.作为薪酬分配机制中的重要一环,不仅需要改变现存的评估模式,还应在团队工作中引入过程评估形式.过程评估形式包括:第一,给予团队负责人评估成员工作业绩的权力;第二,团队成员拥有申述工作业绩被错评的渠道,并具备与之相应的机制和解决办法.这样一来,建立在每月一次(或每季度一次)的工作业绩评估,就能规避现存的年终评估的弊端.同时,伴随着团队成员间监督强度的提升,在声誉约束机制的作用下,团队负责人的机会主义行为也将得到控制.

(三)关于部门成本控制的内在要求

后勤部门的成本控制属于精细化管理的经济目标,其主要由部门财务人员履行.就其内在要求而言,可以从以下两个方面着手.

1.资产购置的资金监管要求.高校后勤部门购置必要的生产设备具有合理性与必要性,其不仅可以保证生产工作的安全,也能满足后勤工作在灵活性与便利性上的要求.不过,从规避资产专用性所产生的沉淀成本来看,后勤部门的财务主管人员,应根据资产购置对象以及针对本部门的实际需要这两个方面,确定是否批准该项资金的拨付.由此可见,财务管理通过严格预算资金使用制度,对资金使用效益的重视,将约束高校后勤部门诸多不合理的费用支出.

2.财务与后勤职工的协作要求.具体而言,应建立财务主管和后勤一线工作职工参与的工作小组.该小组成员进行分工协作,针对后勤部门一系列的物资采购活动,财务主管给予资金使用上的掌控,而后勤一线职工则从使用价值角度决定是否采购.在协商机制的支撑下,双方达成是否采购的最终意见.

(四)关于二者目标收敛的内在要求

回归高校后勤部门的职能定位,其主要承担着满足高校正常教学运转的需要;甚至还承担着保障高校职工日常生活的功能.为此,二者目标函数的收敛性,是高校后勤精细化管理的内容之一.其内在要求可以从两个方面来建构:第一,与各教学部门形成联动机制的要求;第二,与高校目标价值取向保持适应的要求.

三、高校后勤部门精细化管理的路径构建

受到各高校后勤部门职能范围差异化的影响,笔者以高校食堂管理作为载体,来阐述精细化管理的路径构建.

(一)对职工岗位职责履行的精细化管理

食堂管理作为后勤部门的主要职责,承担着极大的风险性.为此,诸多高校都在人员配备、食材供应、生产环节、售卖环节等多个方面,建立起了强有力的监管机制.以上4个环节的监管实则可归一为对食堂工作人员的精细化管理.为此,在减少"队生产"成员数量的基础上,后勤管理者可将食堂管理细分为几大相对独立的环节:一是食材采购环节(包括仓储);二是食材加工环节;三是饭菜售卖环节.在此职责细分的基础上,又根据能力原理合理分配三个环节的职工人数.这样一来,在三个相对独立的团队运作中,团队成员之间就能形成有效的监督机制;并且在食堂管理的责任认定方面,也能通过逆向追查锁定相对应的工作团队.

(二)对职工工作业绩评估的精细化管理

在内在要求规定下,后勤部门应开展合理授权,即给予"队生产"组织的负责人,对成员工作业绩进行评估的权力.其根据来源于:团队生产过程中,团队负责人具备该工作岗位的具体知识,这就使其能客观评价成员的工作业绩.同时,为了防止因"影响成本"对业绩评估的客观性、公正性,后勤部门应建立职工的利益申述渠道.如,公开后勤部门管理者的e-mail等信息,通过实名制来接受职工的申述.在此基础上,应优化目前广泛开展的年终述职活动.针对后勤部门职工的工作特点,可以考虑增加"月、季度、半年"为时段的述职形式.或可模仿社区所实行的工作签名制,通过第三方给予职工工作业绩评估.

(三)运营所需要成本控制的精细化管理

1.根据成本控制有针对性的开展财务管理工作.目前高校后勤部门在沉淀成本的控制,以及流通成本的控制领域存在着挑战.为此,这便成为了现阶段后勤财务管理的工作重点.财务管理工作,具体通过对资金的预算、配置、使用监管、效果评价等四个环节构成.这就需要在资金预算环节,充分考察固定资产购置的必要性与可行性.并且应通过人员参与采购事项以及借助资产使用效果评价机制,来反馈资金的配置效率情况.

2.财务管理部门与业务部门展开灵活的分工协作.对于流通成本的控制而言,诸多高校后勤部门都通过与食材供应方建立长期的合作关系,来保证材料供应的稳定性和安全性.在此基础上,财务管理部门应会同业务部门就材料的承运问题展开商讨.在目前油价频繁波动并存在上扬态势的背景下,财务管理部门应在费用测算的基础上,来决定是否使用自有车辆运输.

(四)部门运营与学校目标的精细化管理

部门运营与学校目标的精细化管理,主要在于建立起高效的联动机制.主要体现在后勤部门管理者与高校其它职能部门管理者间的联动.为此,可以建立定期的磋商机制.通过一系列的制度安排,来推动后勤部门对学校整体目标的理解.与此同时,充分借助信息化平台也是精细化管理的要求,如通过QQ群平台,架构起后勤部门与其它部门的双向反馈渠道,从而实现信息的及时沟通.

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On M eticulous M anagement of Logistics at University and College under Performance-related-pay

HUANG W ei-hong

(Wuxi Higher Vocational School of Tourism&Commerce,Wuxi Jiangsu 214000)

G647.4

A

2095-5537(2016)04-00052-04

2016-05-10

黄伟红(1976-),男,汉族,江苏省无锡市人,无锡旅游商贸高等职业技术学校助教.研究方向:工商管理.