企业采购业务内部控制现状分析及对策

山西煤炭运销集团盂县恒泰常顺煤业有限公司 乔翱



企业采购业务内部控制现状分析及对策

山西煤炭运销集团盂县恒泰常顺煤业有限公司 乔翱

摘 要：近年来，随着社会经济的发展，企业内部控制越来越成为财务人员以及各位股东关注的焦点。而企业内部控制又涉及各个方面，其中企业采购业务内部控制制度更应该是企业控制的重中之重。只有从最基础的方面进行控制，才能开源节流，保证资源合理、有效的利用，实现企业的利润最大化。为此，本文从企业采购业务内部控制制度出现的背景、面临的现状、形成的原因及采购部门、公司领导等方面出发，进行分析与论证。切实说明采购业务内控制度的重要性和必要性，对进一步完善企业采购业务内部控制制度，促进企业未来发展问题的解决具有很大的作用。

关键词：内部控制 采购业务 对策

经济全球化使更多国家知道，加强企业内部控制才可以保证企业的正常发展，才能促进国家的繁荣昌盛。而市场经济和企业自身的发展使得单纯依赖会计控制已经无法满足市场对于企业的要求，因此会计控制必须向风险控制发展，并且还要完善内部控制，加强企业内部部门之间的进一步分工与合作，便于对内部控制机制进行自我评估。

1 企业采购业务的流程

自加入世界贸易组织以来，我国企业迅速发展，随之而来也出现了各种问题。如果不进行内部控制管理，中国企业将无法与其他国家的企业相抗衡，无法实现长久的生存。所以，实行内部控制很有必要，但其中最重要的就是采购业务。

采购是指购买物资(或接受劳务)及支付款项等相关活动。企 业固定资产的购买、原材料和其他低值易耗品的购进都属于采购业务。可以说，企业的运行离不开采购，采购业务是企业正常经营的基础。采购业务的流程是：采购部门填写请购单—采购部门根据请购单上物品进行询价—企业与供货方签订合同—企业付款的相关规定—供货方按照合同履行—企业对收到供货方提供的货物进行报检—根据质检部门提供的质检单安排材料入库。企业根据这些步骤进行采购。遵从全面性、重要性、制衡性、适应性和成本效益性原则，将采购活动贯穿于经营活动的各个方面，受企业董事会、管理阶层和其他企业人员的影响，也是企业所有人员应共同遵守的准则。

2 企业采购业务的内部控制问题

2.1 企业内部控制制度不健全

采购业务直接与供应商相连，采办人员很容易受到金钱诱惑，在同一家或熟悉的商家订购货物，就会出现拿回扣的现象；有些资产需要有大量专业知识的员工才能采购恰当，而相关知识不足的员工采购容易出现各种问题，不能有效地为商品生产提供服务；还有些业务属于赊购预定业务，预付款和定金的大量支出容易引起资金链断裂，同时还要做好货款收不回来的准备；在出现退货业务时没有有效机制，很难一次性处理好相关问题，因此造成多次消费。

2.2 内部控制的观念不强

我国企业对内控管理工作不够重视，不能明确目前企业应如何发展和朝着什么方向发展，这使得在保障企业正常的经营活动中，只重视产品质量和产量在全国各地的销售情况及资产、经营安全上的重要作用，但企业领导对内控管理工作仅仅停留在管理工作的开展情况的监督上，使得内控管理没有发挥它所拥有的效力。

2.3 风险管控意识十分薄弱

在市场经济体制中，企业的风险涉及企业生产发展的各个方面。面临这样的情况，企业要尽全力收集可以进行风险评估的相关信息，注意哪些内外部环境是提高风险的因素，再开始进行风险分析。可以采用定性与定量相结合的方法进行分析。得到分析结果后，要据此提出有利于企业发展的策略。

3 采购业务内控存在问题的原因分析

采购业务分为七个环节，每个环节都有出现风险的原因。

3.1 请购

请购是个人或单位因为生产需要购买一种或几种原材料，按照一定格式填写为获取这些材料的相关单据的过程。请购时要按照请购单上的所有内容完整、清晰地填写，填写完毕让公司领导审核后及时交给采购部门；然后请购部门须让采购部门接收人在接到请购单时进行签收，充当请购部门备份的凭证；遇到急需物资，领导不在的情况，可以用打电话或发邮件的形式，征得同意后提报采购部门，等领导回来后，再补齐相关手续；在对请购单进行更改或补充时，要以书面形式报由公司领导签字，然后再交给采购部门。

一般公司在请购接收时未注意以下内容。

接收时：采购部门没有在收到请购单时注意请购单上的内容是否填写完毕，是否符合单位规定，是否是单位紧急需要的材料，是否可以延期购买，是否有领导签字；请购单上没有遵照计划、名称规格不清晰、不完整的，图纸、技术等资料不齐全的，库存积压的材料不采购；采购时没有与仓库管理人员核对，看是否应补充申请的材料；对于不符合规定和不被领导允许的材料，采购部没有及时通知请购部门。

分发时：采购部门收到请购单后，没有按照企业内部的人员分工和岗位责任制进行处理；对于急需采购的材料并没有首先进行采购；无法在满足请购部门规定的期限内采购相关材料，没有及时通知请购部门；重要项目的采购在采购活动进行前没有再次与领导协商，听取相关建议。

3.2 询价

询价就是我们理解的询问价格。但是，这询问价格也有很大的学问，需要规定来约束。

在询价时，采购人员容易看不全请购单上的内容，理解不了请购部门给出的相关图纸和其技术要求，会遇到不解的问题；在面对紧急情况需购买的材料时，没有优先处理，保证企业生产的正常运行；所有采购项目没有直接与生产厂家或生产商取得联系，询问价格，而是通过各种中间商询价，造成价格差，不利于公司的发展；在采购过程中如果发现有低价可以替代的材料，采购部门没有与请购部门取得联系，看是否可以购买这些材料用于企业的日常生产；询价时遇到特殊情况，没有写书面申请向领导表明情况，请求领导的批示。

3.3 合同的签订

本文所说的合同是双方企业之间签订的，关于设立、变更、终止民事关系的协议。合法的合同受法律的保护，有遇到侵权行为可以请求法律支持和保护。而广义的合同就是说法律部门规定的权利与义务关系的协议。

合同签订时是有规定的，有些公司会在以下方面出现问题：若是合同涉及公司机密，没有注意严格保密；订立合同时没有注意将各种风险降到最低；为防止合同追加时无依据可寻，供货方要提供报价清单而企业没有注意，未提醒供货方提供订单或未将清单取回；购买的材料价值变大或者有专业用法，未请供货商派遣代表帮忙清点或教会厂里相关人员使用；对于材料的保质期没有明确从什么时候开始，尽量要求延长保质期限；约定详细的发票提供时间，没有做到信息的及时反馈；对于不同的合同，付款方式一成不变，死板按照统一格式做出不利于企业的事；合同没有检查完毕，就找领导签字，加盖公司的公章；没有把签订好的合同送给财务部和合同保管部。

3.4 付款的相关要求

付款时，按照进度付款的采购项目没有确保付款的正确性，没有等检测合格后才付款；按照合同规定的时间付款时，没有把相关手续准备齐全就报由财务部付款；财务部接到付款通知后，没有尽量在3天内付款，以致影响到企业生产活动的正常运行，造成了不必要的损失。

3.5 合同的执行

已经签订的合同，采购部门的领导没有指定专人负责跟进，领导仅负责监督，出现突发事件，采购部门没有及时提出意见和补救措施并通知请购部门和总领导，做出对相关事件的解释说明；如果遇到合同没有规定的事情，双方企业应就这一事件达成共识，补充到合同上而不是仅一方同意就擅自决定合同该如何履行。

3.6 报检的相关说明

供货商没有按照合同履行自己的职责，或采购部门没有及时通知质量检测部门进行检测并验收；对于不同合同的不同材料，没有按照不同的规定进行检测，使得部分企业为追求效率而在材料使用时才发现问题；质检部门在检测后要出具检测报告，检测不合格的要监督企业进行整改，但企业为取得利润直接出售；还有，企业的生活和办公用品不能够进行检测，有些企业财务部门对此没有注意到。

3.7 入库的相关事项

入库前，企业的材料除生活和办公用品外，都得由质检部门进行检测，但企业没有送给质检部门进行检测；在材料运达公司前，采购部门没有通知请购部门安排人员进行接收准备，在到达后请购部门没有安排人进行接收并查点；对于质检部门已经验收的材料，请购部门没有及时将其入库、出具清单交给相关部门登记；质检不合格的材料没有要求及时退回，没有要求供货方重新发货。

4 加强采购内部控制的相关措施

在制定请购和采购计划时，应注意：(1)生产、经营、项目等部门在编订计划时，要按照实际的需要，准确写明数量、规格和相关要求；(2)采购计划是企业一年生产计划的重要部分，在写计划时要核实存货数量，确保数据真实可靠，防止出现购买过多或购买不足的情况，影响企业的日常活动；(3)采购计划也可以不单独编制，而是融入企业的年度预算中。

选择供货商时要注意：(1)使用对供应商进行评估的制度，对所有供货商提供的产品质量、信誉和服务进行验证，确保企业利益不受到损害；(2)采购部门要在公平、公正的基础上选择供货商，不能选择对企业不利、对自己有利的供货商，这就违反了法律规定，要受到法律的制裁；(3)建立供货商联系表，把他们的信息清晰地填好，做成表格，便于下次使用时直接找到。

确定采购价格时：(1)要采用询比或招标采购等方法，规定采购价格；(2)采购部门要定期进行合理的成本价与市价的比较，及时掌握市场动态，使下次定价时能够达到合情合理的效果。

验收时要注意：(1)材料是否符合验收标准，要请质检部门进行检测，合格后入库；(2)验收合格的材料要填写入库凭证，交给财务部门；(3)验收中出现的异常情况，要及时查明原因，找到解决的办法；(4)对不合格的材料，要及时办理退货或索赔手续。

在付款时，更要注意：(1)审查采购发票的准确性、合法性和有效性，重视对付款过程的控制和跟踪，发现意外情况，及时拒绝付款；(2)选择合理的方式进行付款，例如有现金直接支付、银行汇票支付或商业汇票支付等；(3)加强预付款项的管理力度，全面分析预付款项的期限和不可回收几率，使得企业资金能够有效收回。

5 结语

为了加快企业发展，必须高度重视企业会计内控制度中采购业务的相关问题，应该从企业采购业务的请购入手，全面理解企业采购业务内部控制的重要意义和价值，对当前采购业务进行全面系统的分析，形成具体的、可施行的制度，使企业会计内控制度更好地发挥出监督、制约、管理、服务和保障的功能，为企业的发展保驾护航。

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中图分类号：F274

文献标识码：A

文章编号：2096-0298(2016)02(a)-023-03