浅析教学高校档案信息化建设的必要性

孙云乔　石婧　鲁晶

【摘要】档案信息化是现代信息技术手段的一种体现。是现代信息技术众多信息化建设的重要组成部分，是档案部门参与学校教学管理过程以及提供教学资料信息化的具体体现，也是档案部门进一步深化改革，推动科技进步，提高服务效率的必然选择。因此，新的时期必须做好档案的信息化建设。

【关键词】高校；教学档案；信息化建设

一、档案信息化建设的意义

教学档案管理手段如果实现信息化管理不仅仅能提高整个档案管理人员服务查询的工作效率同时也能把管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好、更快地提供档案咨询工作以及查询服务工作，极大提高职能部门的工作效率。

二、档案信息化管理模式需要创新

（一）传统档案管理面对诸多困境挑战

新时期下高校档案管理需要满足高校在各信息资源整合、开发运用、决策分析等方面的诉求，体现档案信息的知识价值与内涵。但当前档案管理工作历史表现先是经历了手工、纸质管理阶段，后是实现了其与计算机信息化融合的过渡阶段，使档案管理更具便利与先进特性，但随信息化、网络化技术手段的不断发展，面对海量涌现的电子文件也确实显得疲惫乏力，难以体现档案管理与借阅人之间的个性化需求。

（二）档案信息化知识管理与传统档案管理具备共性合作基础

基于有关文献的著文表明，事实上目前国内高校信息化建设工作也面临着较多困境难题。一方面主要问题源于实践方面，国内高校在该领域工作开展多停留在“四不像”的浅表层面上，实践经验基础较为浅薄，且执行管理手段不够彻底。这是因为档案管理工作理念早已根植各行各业高校组织机构，虽然有些高校不予重视，但不得不承认其存在广泛的认可度，而这也恰好为档案信息化知识管理手段提供了切入的契机，高校档案信息化建设工作完全可以凭借档案管理的成熟理论与实践经验予以深入融合，使高校档案管理工作中的大量文件能够得到持续的资源开发与有效整合，以保证高校档案信息资源的整合与集成，便于高校决策。

三、信息化背景下档案管理创新的基本途径

（一）创新思想意识

首先，档案管理工作人员要知道传统意义上的档案管理更多是为思想政治工作而服务，具备一定局限性：而目前高校档案管理更多的已过渡到思政工作、教育科研等各个方面。这就需要档案管理人员在工作业务处理时做好思想、观念、觉悟意识创新的准备工作。其次，高校档案管理人员应能在例行日常工作中保持创新性思维。为此，这就需要档案工作人员具备较高的理论知识能力、充分理解能力、客观认知规律分析能力，需要在工作与平时生活中都能不断充实自身专业知识，以使得自身在熟练掌握工作模式的前提下实现思想与实践行为的同步创新。

（二）创新专业理论知识

高校档案管理工作在信息化背景下已经与过去大不相同。传统档案管理以纸质资源的建立、传递、调用等的规范化管理为主，现阶段档案管理工作门类丰富、复杂，需要提炼的信息资源更为丰富与多元。因此，这就需要档案工作人员能够了解信息化背景下的档案知识管理模式，能够对档案信息资源收集、甄选加工、组织评价、智能化管理等的知识管理手段予以掌握。

（三）创新技术管理手段

高校档案管理工作的全面创新机制推行，必然脱离不开技术手段的充分支持。强调技术创新的目的不仅是在于履行科教兴国与可持续化发展战略。同时，针对高校自身发展而言，也同样脱离不开技术手段的全面加持。档案管理工作并不是传统意义上的“纸质”管理时代，而是已经过渡到了信息化经济时代下的技术管理阶段，需要从档案纸质管理完全转化为信息化的档案资产，甚至信息文化资产的质量化管理转变。因此，在技术管理手段应用方面，一定要适时考虑自身发展的实际需求，制定严密的档案技术管理改革计划，在档案信息化资源的采集、开发、整合等方面能够保障完整性与时效性。

事实上，档案管理工作对于当前高校而言，更多的是在其各项活动过程予以记录与成果反映，不论是政治档案、技术档案、经济档案，还是行政档案等，都需要档案管理工作进行细化分类与优化管理。因此，这就需要档案工作人员具备必要的专业知识理论基础，能够在实践工作中不断积累经验与实现专业知识的沉淀，以此才能使得信息化背景之下的档案管理工作在保障档案原始性及信息价值的基础上做出同步创新，便于高校信息资产有关知识产权价值的充分保障与实现，为高校各项组织活动提供适时的参考决策与信息依据。