浅谈在新时期教学秘书如何做好教学管理工作

赵淑枝

摘要：教学秘书是高校基层的教学管理者，其特殊的岗位职责，决定了教学秘书必须具备一定的综合素质。针对新时期教学管理的特点，本文对教学秘书如何做好教学管理工作提出了几点建议。

关键词：教学秘书;教学管理;新时期

中图分类号：G647     文献标志码：A     文章编号：1674-9324（2015）24-0006-02

教学一直就是高校最重要的任务，合理有序的教学管理能为其保驾护航，教学秘书作为最基层的教学管理者，对整个教学管理工作起着非常重要的作用。随着教育的不断进步和改革，例如专业评价、工程认证、MOOC等新事物的兴起，这些都给教学管理带来了新的机遇与挑战，同时对教学秘书的工作和自身素质提出了新的要求。

一、高校教学秘书的岗位职责

在高校，教学秘书是一个必不可少的岗位，教学秘书参与每一个教学环节的管理工作，对整个教学管理起着非常重要作用，教学秘书的服务对象不但有教师、学生还有各级教学管理者，以下从工作对象来简要说说教学秘书的岗位职责。

1.引导学生正常完成学业。新生入学时，教学秘书要对新生做入学介绍;学生选课前，要为他们做选课指导;学生要考四、六级，要负责他们的报名、准考证下发和证书领取;学期末，要提前为学生做好考试安排;对于部分学生选课有问题的，要帮助他们选课、退课;要对有特殊情况的学生办理学籍异动;要组织指导毕业生做毕业资格审查，要随时解答学生遇到的各种问题。这些工作贯穿了每一个学生的大学生活。

2.管理日常教学运行工作。日常教学运行每学期都是需要教学秘书去维护的，这包括教学计划的核对、排课、调课、各科目的考试安排、监考安排、教学资源的借用管理等。这些工作关系着整个学院的教学运行，必须认真仔细，不容出错。同时教学秘书要参与监督检查教学运行的执行情况，包括每学期的期初、期中教学检查、期末巡考等。

3.管理保存教学文件。教学文件种类很多，包括培养方案、教学计划、教学大纲、课表、教学日历等这些上课前需要做好的文件，也包括期末需要归档的试卷、学生成绩单、记分册、实验报告、结课论文（报告）等资料。尤其现在的专业评价、工程认证等工作都需要大量的教学资料，如何科学的管理保存这些文件，是需要教学秘书不断思考的。

4.沟通联系上下级。沟通是教学秘书的重要职能，教学秘书要在日常工作中上令下达、下情上报，教学秘书要及时把教务处的任务传达给教师和学生，也要把大家的意见建议及时反馈给相关负责人，有时候还需要教学秘书去协调各学院之间和师生之间的关系。

5.服务师生。服务是教学秘书的基本职能，教学秘书一方面要做好领导的参谋助手，另一方面要及时帮助其他教师解决问题。例如教学秘书要为一些教学活动借用场地，为教师预定教材，组织教师职称申报、项目申报等。

二、新时期教学秘书所应具备的素质

教学秘书因其具体的岗位职责，要具备一定的素质才能做好教学管理工作。在新时期，教学管理有了新特点，这就对教学秘书的素质修养提出了新的挑战。

1.思想道德素质。高校是培养祖国高层次人才的摇篮，教学秘书作为高校里的管理者，首先必须热爱党、热爱祖国，拥有科学的世界观、人生观和价值观。在新时期要关注党中央的号召，贯彻党的教育方针，忠于党的教育事业，要有民族责任感，努力为培养祖国人才做贡献。其次教学秘书要有“爱岗、敬业”的精神和职业道德，教学秘书的工作是繁杂的，教学秘书必须有热爱工作的态度和高度的责任感，才能用自己的热忱来服务师生。

2.专业素质。教学秘书要具备过硬的专业能力和素质。

（1）组织协调能力。教学秘书要善于组织教师和学生，要协调师生之间、学院之间、教务处和教师之间的各种关系。在新时期，各个二级学院都在扩大招生，教学秘书要管理几千个学生、近百位教师的情况已经屡见不鲜，加上现在的学生对教学管理规定不重视，各种临时问题也很多，所以教学秘书的组织协调能力就越发重要了。

（2）沟通表达能力。教学秘书是教学管理工作中的纽带，这就要求教学秘书要有良好的口头和书面表达能力，才能更好的传达信息。新时期，有很多新情况发生，教学秘书在沟通时，要多站在听者的角度去考虑，将心比心，这样才能更好的沟通表达。

（3）资料整理保存能力。教学秘书是教学资料的保管员，在工作中要具备一定的档案管理知识，要按照一定的规律把材料立卷归档，使之可以随时调阅。

（4）常用工具使用能力。教学秘书的工作离不开办公软件的使用，现在高校一般都有自己的教务管理网络系统，教学秘书要熟练使用计算机、网络才能熟练教务网的功能，一些常用的软件如Word、Excel、PPT要尤其熟悉。新时期，师生都开始使用流行的聊天软件，不喜欢天天开会来传达工作，为了方便传达，教学秘书也要学习使用这些新的常用的工具，还要熟记公文和应用文的写作格式，与时俱进，这样才能大大地提高工作效率。

（5）学习能力。在如今时代，没有什么是一成不变的，大学生又是最容易接受新事物的人群，教学秘书作为大学生的管理者，就必须不断学习掌握新的知识技能，才能防止落伍与代沟。

3.知识素质。教学秘书不但要有教学管理知识，还要掌握院系的专业知识，这样才能明白各专业培养方案的课程体系，了解其中的教学规律，才能更好地沟通师生。

4.心理素质。教学秘书的工作繁杂，服务对象多，责任重大，任何事情出错都可能导致教学事故，面临各方的责难，在工作中最容易出现焦虑、压力大等情况，所以教学秘书要培养良好的心理素质，不但要积极热心、认真细心的工作，还要保持平常心。

5.创新意识。新时代是发展的时代，教学秘书不能只是按部就班地听从指挥干活，工作中要不断思考、不断创新。

三、新时期教学秘书工作所遇到的问题endprint

1.在如今，新入职的教学秘书都不再是低学历，他们都是优秀的大学生或研究生，但是高校对教学秘书的岗位很少有激励机制，相对其他岗位待遇偏低，使得他们缺乏对工作的热情，很多教学秘书都选择了转岗，这些都不利于教学秘书队伍的发展。

2.新时期，大学生都已经是“90后”了，他们身上有了新的特点，比如喜欢用QQ、微信、微博来沟通联系。新入职的教师多是在国外留过学的博士，他们并不喜欢相对教条的教学管理制度，他们想要充分给予学生自由，此时一些老的教学管理经验和制度都需要更新。再有现在学生维权意识也越来越强，教学秘书也要学习法律，在工作中要注意保存资料证据以免不必要的麻烦。这些变化都表明了教学管理需要改革创新。

3.随着招生的扩大和教学管理制度越来越细化，教学秘书日常工作越来越繁忙，随时都有可能处理各种临时问题，根本没有时间和精力来做教学研究，严重影响了工作的创新。另外，教学秘书的责任多，思想压力大，容易产生精神焦虑和工作倦怠。

四、关于教学秘书做好教学管理的几点建议

1.教学秘书的工作不单单是按照文件处理日常事物，也是教学的管理者、教育者，很多时候都需要随时回答师生的疑问，所以教学秘书不但要熟悉教学管理制度，还要学习一些管理类、教育类、公共关系类的知识，要积极参加培训，提升自身的素质能力。教学秘书在工作中也要注意培养学生助手，现在教学秘书的工作量大，如果事事都亲力亲为，是干不完的，也会没有精力来思考和创新。

2.教学秘书的工作是繁杂的，这就要求教学秘书要对工作有很强的规划性，对于常规性的事务，要提前做好规划，要注意收集积累学院关于教学的各种信息，要在平时的工作中就收集整理教学资料。教学秘书可以准备一个记录本，随时记录下工作经验和容易犯错的地方，为以后工作积累经验。教学秘书在工作中也要和辅导员做好协作，因为两者工作密不可分，要互帮互助，才能使工作都顺利进行。

3.教学秘书在工作中要认清自己的位置，摆正自己的角色，千万不要越权，不要擅作决策;在处理事情时，要考虑多方面的因素，以和谐为目标，人性化管理。同时，教学秘书不能总是按照老的经验方法来管理，要顺应时代、创新管理。

4.为了提高教学秘书的工作积极性，建议学校重视教学秘书队伍的建设，多组织一些专业培训，多增加一些激励机制。

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