信息时代探索高职院校档案管理新途径

文/广东工贸职业技术学院　刘静

信息时代探索高职院校档案管理新途径

文/广东工贸职业技术学院刘静

【摘要】信息时代已经到来，信息技术广泛应用于档案管理工作中，提供了新途径和方法给传统档案管理工作。高职院校档案管理直接影响着其教学、招生、就业、科研等活动，是高职院校发展的一项重要工作。本文主要分析了信息时代给高职院校档案管理带来的影响以及其实施档案信息化的必要性，探究了高职院校档案管理工作中的问题以及其在信息时代档案管理的新途径。

【关键词】高职院校；档案管理；信息化；影响；必要性

当前，我国不断发展高等职业教育事业，同时不断深化教育改革，高职院校的学生和教职工档案数据每年都发生很大变动，比如录入或者迁出，当前数量快速增长，所以高职院校变动、更新、维护档案成为一项重要工作。而在当前的信息时代，电子档案得到更加广泛的应用，提高了高职院校档案管理工作的科学性、现代性和规范性，提供了更加健全和完善的档案。

一、高职院校档案管理信息化的必要性

（一）档案管理信息化能够提供全面支撑给高职院校的有效管理。档案资料记录着各项工作的原始资料，能够充分反映高职院校在不同阶段的工作情况，比如每个时期的成果、教学等，这些基础性原始资料通过档案管理系统服务于学校的各项工作。档案工作的不断发展和进步也能够在档案管理的各项业务、信息来源、读者服务渠道等方面反映出来。通过整理、统计、分析档案能够提供详实、客观、准确的资料给决策层。

（二）提供重要的科学依据给第三方考核评估。高职院校的档案包括了很多方面，对单位各个阶段的工作情况进行了全面系统的记录，充分反映了一个院校的校风和校貌，给社会评价一个院校提供了准确依据。

二、高职院校档案管理中的问题

当前，我国高职院校档案管理不断借鉴传统高校的档案管理，不断向现代化、规范化、制度化的管理模式发展，可是我国高职院校档案管理仍然存在着一些问题。

（一）缺乏完善的设备。随着社会和科技的不断发展，很多高职院校档案管理部门使用电脑等设备办公，可是只是录入档案目标，几乎没有充分利用档案。有些档案管理部门甚至没有配置设备，使用其他部门淘汰的电脑设备，不能安装现代管理软件。有些高职院校当前仍然是人工编目、归类、整理、记录档案，其巨大的工作量极易产生失误，效率低下，经常在面对突击检查时加班进行整理，此时更易出现失误，严重影响了档案信息的真实性和全面性。

（二）缺乏较高水平的管理人员。当前，很多高职院校档案管理工作人员缺乏较高的水平，由于他们不具有较高的学历，也没有受到专业教育。有些院校为了吸引或者留住博士、教授等人才，会将他们的配偶、子女等安排在档案管理部门。也有些高职院校聘用临时工完成档案管理工作。这些促使人们不能意识到档案管理工作的重要性。高职院校的档案管理部门通常很少与其他部门进行沟通，缺乏获得信息的途径，管理人员交底的电脑操作水平降低了创新和改革的可能性，严重阻碍了高职院校档案管理水平的提高。

（三）缺乏完善的档案管理制度。因为高职院校自身的管理模式、办学规模、隶属关系等，导致其产生了落后的管理方法、多样化的管理人员、不一致的档案管理质量、不统一的制度规范。比如在进行档案归档时，缺乏统一的材料格式、一致的纸张大小、规范的档案整理、科学的归类等。

（四）没有及时转变服务观念。档案管理部门是比较封闭的部门，是进行自我运行、缺乏与其他部门的沟通，这促使其形成陈旧和保守的思想，也不会积极创新。可是，在目前信息来源多元化的环境中，缺乏市场竞争力和应变能力，不能为使用者提供现实需求。

三、信息时代高职院校管理档案的新途径

高职院校要转变观念，建立现代信息管理的理念，当前的信息时代不断变化，如果跟不上时代的发展就会被淘汰，网络信息化已经在各个行业得以快速发展，高职院校想要获得较快的发展，也要积极应用现代信息技术，档案管理工作也不例外。

（一）高职院校加强建设网络。高职档案信息化管理的基础是网络建设。高职院校传统纸质档案管理基本不要求档案管理技术和设备，可是信息时代的档案管理非常复杂和繁琐，需要完善的网络信息平台，也就是硬件设备和软件设备，比如扫描仪、各种应用软件等，以保管、存储、开发和利用档案信息。实践表明，高职院校中安全以及稳定的网络能够充分发挥档案管理工作信息化手段的优势，所以高职院校要投入足够的资金购买设备和技术，促使档案管理信息化建设能够真正发挥管理档案的作用。此外，高职院校可以同时建设档案信息平台和校园网站，促使人们能够共享信息资源。

（二）高职院校提高档案管理人员的专业素质。高职院校档案管理人员的信息化素质以及能力对档案信息化管理的成效有决定作用，当前很多高职院校档案管理人员并不是档案管理专业，通常由其他部门人员担任这一职责，不了解档案管理基本知识，更不会管理和开发档案。档案管理人员既要有较高的政治和职业素养，也要具备较高的专业能力，还要有严谨的工作态度和作风。因此，档案管理人员具有较高的专业性、技能型和知识性能够保证档案信息化建设。所以，高职院校要加强培训档案管理人员，培训他们的计算机技能和网络技能，促使他们以较高的信息化意识，不断增强自身的档案管理能力。

（三）高职院校积极开发利用档案信息资源。高职院校在信息化环境下要加强开发和利用档案资源，促使其能够在高职教学、管理人事等方面发挥重要作用。高职院校为了促使用户更加便捷的使用档案信息，高职院校有必要建立档案管理网站，并对档案信息资源进行开发，然后以档案管理网站为基础进行各种服务，比如档案资源的编研利用咨询等。还要将传统纸质档案转化成电子档案，放入门户网站，接着加工、储存、展示档案信息资源，这样用户使用档案资源就不会受到时间和空间的限制。此外，高职院校也要建立办公自动化系统，不断提高档案管理的信息化程度。高职院校也要积极和其他院校合作，共享档案信息，提高档案管理的开放性，所以各个高职院校可以建立一个联合交流写作的网络系统，进而交换和共享信息，这需要每一个高职院校定期上传档案信息，而系统管理人员则要优化组合分散的档案资源，提高档案信息的价值。

（四）及时维护和更新档案信息。高职院校每年，甚至每天的档案信息都会发生变化，所以高职院校档案管理信息化建设是动态的，所以档案管理人员对档案信息要进行及时的维护和更新，并在档案信息中反映这些变化。完整和准确的录入基础数据，这样才能顺利进行后期数据的维护和更新，才能促使档案管理工作服务于高职院校，提高高职院校的整体水平。

四、结语

高职院校档案能够推动其快速发展，所以应该对其加以重视，利用现代信息技术不断提高其管理水平和服务质量，通过加强建设网络、提高档案管理人员的专业素质、开发利用档案信息资源、提高档案信息化管理的安全性、及时维护和更新档案信息，充分体现出档案管理的价值。

参考文献：

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