浅谈如何提高办公室档案管理工作的效率

文/四川省乐山市犍为县公路养护管理段　喻之琼

浅谈如何提高办公室档案管理工作的效率

文/四川省乐山市犍为县公路养护管理段喻之琼

【摘要】随着社会的发展和科学技术水平的提高，办公室工作的高效进行和工作水平都取决于档案管理效率，传统的办公室档案管理途径已经无法满足当前社会的需求，这就迫切的需要实施办公室档案管理改革。本文基于我国当前办公室档案管理工作的现状，分析了工作过程中存在的问题，并对这些问题提出针对性的解决措施，以期实现办公室档案管理的现代化发展。

【关键词】办公室档案；档案管理；工作效率

一、引言

处在当前信息化技术普遍应用的形势下，提高办公室工作效率成为企业面临的一项重要问题，这就对档案管理工作提出了更高的要求，同时也为其进一步发展和完善创造了很大的契机。研究提高办公室档案管理工作效率的提高措施具有非常重要的意义，能够使档案管理工作更加系统化和规范化，降低企业管理人员的工作量，为档案管理的发展提供理论依据。

二、办公室档案管理工作存在的问题分析

就我国目前办公室档案管理工作的现状来看，仍存在一些问题，影响工作效率的提高，主要体现在以下几个方面：

（一）缺乏对档案管理的正确认识。管理人员的资质大部分都为职业院校，缺乏专业的教学和系统的培训，并没有意识到档案管理工作的重要性，工作态度不够端正，存在档案管理疏漏、杂乱的问题。

（二）应用落后的办公室档案管理途径。管理人员对先进计算机技术的掌握程度不够，档案管理途径为人工纸质化管理，导致事倍功半的后果。

（三）管理人员综合素质有待提升。受传统观念的影响，管理人员普遍存在档案管理工作无关紧要的错误理念，在企业中并没有专门设置档案管理部门，办公室档案管理工作地位极低，从而影响工作人员的积极性。企业没有对员工进行系统的培训，也会致使员工工作能力不高，档案不能做到严密、统一的整理和保存，甚至存在遗漏的现象。

（四）办公室档案编研工作不及时。当前企业在运行过程中，没有对档案管理工作进行整体规划，缺乏长远发展的眼光，工作模式落后，跟不上时代发展的步伐。通常在工作实施后不能立刻进行档案的处理，工作只停留在表面层次上，编研工作效果不理想，导致企业工作效率不高。

三、提高办公室档案管理工作效率的具体措施

（一）构建健全的办公室档案管理体制。企业领导人要提高对办公室档案管理工作的重视，开设相应的部门，配备充足的人力资源，应用健全的档案管理体制约束工作人员的行为，使得管理工作能够按照规定，有条不紊的开展。对于档案的详细化管理，应根据档案具体类型、时间等标准进行编号标记，分别保管于相应的档案室，缩短以后查看的时间，并监测体制标准的落实状况。

（二）树立正确的管理意识。企业发展的根本目的在于追求更大的利润，这就很容易使企业忽视办公室档案的管理工作。针对这一问题，企业要转变原有的理念，在充分的把握档案管理理念的基础上，树立正确的管理意识，借助研究和发展档案管理工作的方式，进一步提高企业的运行效率。为了实现信息资源的共享，便于企业领导更加详细的了解经营状况，应将整理后的档案管理数据汇总报告上交，有目的的开展档案管理工作，并为企业的高效运行奠定基础。

（三）提高工作人员的专业技能和工作能力。办公室档案管理工作成效的高低与工作人员的综合素质有直接的关系，要强化工作人员档案管理专项基础知识和技能的教育和培训，来达到提高职工工作能力的目的，为企业的档案管理工作打造一支专业化的优秀团队。此外，还应结合实际操作业务，激发工作人员自主学习的积极性，获取更多实时性的档案管理知识、技术，从而为企业的发展提供充足的人力资源保障。

（四）充分发挥先进办公室档案管理数据库的优势。现代化社会中，办公室档案管理工作也要充分利用先进的计算机管理技术，构建一个有效的档案管理数据库系统，使得档案管理能够进行电子化操作，在提高工作能力的同时，保障了档案信息的可靠安全性，避免丢失、保管不及时等问题的发生。建立在信息技术服务平台基础上的办公室档案管理数据库，实现了档案目录、数据信息管理的整合，大大提高了档案管理利用率，迎合了市场发展趋势。

四、结语

在社会经济进步的同时，企业运行管理体制也日趋完善，要想提升企业办公效率，就必须从根本上加强对办公室档案管理工作的重视，针对缺乏对档案管理的正确认识、办公室档案编研工作不及时、办公室档案管理途径相对落后等问题，可以采取构建健全的办公室档案管理体制、利用办公室档案管理数据库、树立正确的管理意识等方式来提升办公室档案的利用率，提升工作效率，推进办公室档案管理工作的改革进程。

参考文献：

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