试论如何做好医院档案室的安全管理工作

文/中国医学科学院皮肤病医院（研究所）　杨莹

试论如何做好医院档案室的安全管理工作

文/中国医学科学院皮肤病医院（研究所）杨莹

【摘要】医院档案室的安全管理工作一直以来均是档案管理的重要工作内容，如何做好医院档案室的安全管理工作对于管理人员来说是一项不可推卸的重要职责。本文主要针对如何做好医院档案室的安全管理工作展开论述，提出了若干具体对策：安装监控设备、坚决杜绝火源、杜绝非人因素以及建立安全制度。希望通过本文可以进一步给相关人员以安全管理经验方面的启示。

【关键词】医院；档案室；安全管理

安全管理是管理学当中的一个重要分支，对其进行研究一直以来可以说是非常炙手可热的。档案不仅是医院的宝贵资源，更是国家和社会的宝贵资源。为了更好的存放档案，我国绝大部分医院均建立有专门的档案室，用以保护和存放相关的档案。但是遗憾的是：有部分医院的档案管理人员对于档案室的安全管理并没有做到足够的重视，也正是因为他们的不重视才最终造成档案室造受了自然因素和人为因素的侵害，从而给档案管理工作带来了非常不利的影响。现就如何做好医院档案室的安全管理工作谈几点看法。

一、安装监控设备

随着科学技术的快速发展，监控设备的安装无疑已经成为安全管理的重要保障。监控设备的安装主要是为了可以对医院档案室进行全方位的监控，一旦发现有任何威胁安全管理的因素存在，就可以及时清除安全隐患，保证相关的档案不受侵害。据了解，我国很多医院的档案室并没有安装专门的监控设备，这样的做法对于保护医院的档案室安全是非常不利的。安装了监控设备之后，一些不法人员不敢轻易闯入档案室，这给予不法人员的心理上会形成一定的威慑力。在安装监控设备的时候，必须要保证监控无死角，在大门、窗户以及各个死角处必须要安装摄像头，唯有如此方能真正保障医院档案室的安全。与此相配合，对于监控视频必须要有专人24小时看守。对于24小时监控的问题，医院档案室可以与保卫部门协调，如将档案室的监控视频与医院的监控视频相整合，由保卫部门派专人进行管理，定期向档案室通报监控情况，一旦发现问题及时沟通并解决。另外，医院档案室使用哪种监控设备，才能确保监控实施的有效、安全，这可与保卫部门商讨研究，或请档案安全管理方面的专业人士到现场调研，并给予意见与建议。

二、坚决杜绝火源

医院档案室内往往存放有大量的纸质档案，这些纸质档案最怕见火，一旦发生火灾其所造成的损失往往无法挽回。因此，我们的档案管理人员必须要定期对档案室进行检查，如果发现有电线、电器老化或破损必须要及时的予以更换。一般来说，医院档案室内应该坚决杜绝使用大功率电器，以免发生火灾。除此之外，档案室内也应坚决杜绝有人吸烟，如果发现在档案室内有人吸烟必须要及时予以阻止，以免发生重大火灾事故。在监督别人的同时，管理人员自身也应该做到不在档案室内吸烟。为了防止火灾发生之后可以第一时间扑灭火源，医院档案室内还应该配备一定数量的消防设备，这些消防设备要定期检查，一旦发现有消防设备出现老化或过期必须要及时进行更换。对于这一点，可以聘请专业的消防人员对其检查。针对纸质档案的特殊性，使用的消防设备，如灭火器、喷淋装置等应为粉剂或压缩气体，或使用灭火沙、灭火毯等专用设备，这样可以避免水对纸质档案造成的二次损害。只要能够做到上述几点，档案室内的火源一定可以得到有效的控制，降低因火灾而给档案室带来的损失。

三、杜绝非人因素

众所周知，湿度的变化很容易给医院档案室内的纸质档案造成损害，尤其是在南方梅雨季节，由于空气中的湿度较大，很容易致使纸质档案发霉变质，这对于医院档案室的安全管理工作来说也是一个不小的挑战。因此，为了有效控制好档案室内的湿度，档案管理人员必须要时刻关注档案库房内湿度的变化，一旦发现空气内的湿度过大，必须要紧闭门窗，在库房内放置大量的干燥剂或利用除湿机，降低库房内的湿度。为了有效控制档案室内的温度和湿度，在室内还需要安装空调，当干燥剂无法起到有效作用的时候，必须要打开空调，调整室内的温湿度环境。另外，老鼠等小动物也是医院档案室安全管理的重大挑战，在档案室内必须要经常撒放老鼠药、安装捕鼠工具，杜绝有老鼠啃咬档案。除了老鼠之外，还有一些虫子也会啃咬纸质档案，因此管理人员必须要定期喷洒杀虫剂，让档案室免受虫害的侵扰。霉菌是档案室安全管理面临的又一问题。应该确保档案库房空气的流通，杜绝霉菌污染源的进入。一旦发现被霉菌污染的档案，应该及时移出隔离，防止霉菌传播，并用紫外线照射杀死霉菌。

四、建立安全制度

除了上述几点之外，还需要建立专门的安全管理制度，从而有效保障医院档案室的安全。例如，必须要建立安全巡视制度。应安排专门人员对档案室定期进行安全巡视，诸如可以一天一至两次。在巡视过程当中一旦发现有任何威胁到档案室安全的问题必须要予以及时处理；又如，应当建立进出人员审查制度。对于进出档案室的人员必须要进行严格的身份审查，一旦发现有医院外人员进入档案室必须要严肃处理。再如，每天必须要对档案室内的门窗进行检查，离开之时必须要将其全部关闭。这些安全管理制度的建立都是非常必要的。在具体安全管理制度的建立健全方面，还需要相关人员对其进行进一步的研究，从而建立起完善的安全管理制度。

五、结论

总而言之，医院档案室的安全管理工作是一项非常重要的任务。管理人员必须要对其投以足够的重视。医院档案室的安全管理只要能够做到安装监控设备、坚决杜绝火源、杜绝非人因素以及建立安全制度，那么其安全管理成效一定会更上一个新的台阶。

参考文献：

[1]于海燕.关于档案安全保障体系特色化建设的几个问题[J].档案学研究,2011(01).

[2]王良城.档案安全保障体系建设基本任务探析[J].中国档案,2010(04).

[3]张美芳,黄丽华,金彤.档案安全保障体系的构建[J].中国档案,2010(04).

[4]项文新.档案信息安全保障体系框架研究[J].档案学研究,2010(02).

[5]赵鹏.从档案安全体系建设的角度看档案保护[J].中国档案,2010(06).