做好电力建设项目文件的归档质量审核

文/华能沁北电厂　郭团卫

做好电力建设项目文件的归档质量审核

文/华能沁北电厂郭团卫

【摘要】只有掌握和明确电力项目文件归档审核的内容和流程，才能做好项目文件归档质量审核工作，才能保证电力项目档案的归档质量。

【关键词】项目文件；归档；质量；审核

电力建设项目档案是指在电力工程建设活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等形式的项目文件。归档项目文件的范围是否齐全完整、内容是否真实准确、整理是否规范系统，都将直接影响项目档案在今后生产、运行、检修、改扩建的有效利用。只有做好了项目文件的归档质量审核，把不符合要求的文件拒之门外，才能确保归档项目档案的齐全、完整、准确和系统。笔者参与了华能沁北电厂4×600MW工程和2×1000MW工程项目档案管理工作，认为做好电力建设项目文件的归档质量审核工作，应重点掌握归档审核内容和明确审核流程。

一、掌握项目文件归档审核的内容

项目文件的审核，从文件形成的角度和归档整理的角度看，应分两个方面进行，即由职能部门负责人与技术人员负责的专业技术方面审核和由档案人员负责的档案专业方面审核。

（一）项目文件的技术审核。项目文件的技术审核是指职能部门负责人和工程技术人员对项目文件的完整、准确、有效性的审查。职能部门负责人和技术人员是项目建设的直接参与者，对项目建设程序、施工工序及应执行的标准、规范非常熟悉，同时他们又是项目文件形成的主体，对文件的形成过程，文件所记录的内容、技术数据的真实可靠性、施工工序、质量检验及评定程序以及现场的实际情况最为了解。因此，由职能部门负责人和技术人员负责审查与工程技术有关的内容，对项目文件进行专业技术方面的把关，是保证项目文件的完整、准确、有效的关键措施。

1.完整性审核。建设单位各职能部门形成的项目文件的审核。对于建设单位各职能部门形成的前期文件、管理性文件及竣工验收文件等，其完整性应由部门负责人进行审核。如招投标过程中形成的招标文件、投标文件、招标邀请、登记表、澄清、报价、评标报告、打分表、定标的会议纪要及审批文件、中标通知等；合同签订中形成的合同文件、技术协议、合同会谈纪要、授权委托书、补充合同协议等；专项验收文件中的验收会议文件、问题整改闭环文件及批文等。职能部门负责人熟悉工作流程，知道本部门形成有哪些文件，哪些是重要文件，结合归档范围，对本部门形成的应归档的项目文件完整性负责。当经办人向档案部门办理移交手续时，应进行详细检查，查漏补缺，确保归档的每批次的项目文件齐全完整。

施工文件的审核。对于施工文件完整性的审查，主要是指根据施工文件形成过程、施工工序和验收程序，对其完整情况进行的审查。如在土建工程中，由混凝土施工记录编制的竣工文件，按照施工工序形成有配合比、搅拌、浇筑、养护、测温等记录。对于质量验收文件，应根据验收程序和审批的《施工质量验收范围划分表》中的单位工程、分部工程、分项工程和检验批的项目进行审查，检查相应的质量验收记录是否齐全完整。

竣工图的审核。对照施工图卷册目录，审查竣工图的编制是否齐全完整。特别是对于多台机组同时建设施工的工程，要注意检查是否已按不同机组编制了相应的竣工图。

监理文件的审核。应根据《电力建设工程监理规范》和《建设工程监理规范》规定的归档范围，对归档监理文件的齐全性进行审核。

设备文件的审核。根据与供货单位签订的合同及技术协议，检查开箱或由厂家寄送的设备文件是否齐全。设备文件应主要包括设备说明书、图纸、质量证明文件、合格证、装箱单、发货单及配套的设备文件等，重点检查主要设备的合格证及质量证书的数量是否齐全。

2.准确性审核。对项目文件准确性的审核，主要是根据工程实际情况，对职能部门文件内容及数据、施工文件记录内容及数据的真实性和可靠性，以及设计单位编制的竣工图是否修改到位、设备文件说明书与图纸数据等准确性方面问题进行审核。

3.有效性（符合性）审核。对项目文件有效性（符合性）进行审核，主要是依据行业有关规定、标准，对归档项目文件是否符合签发流程、施工工序、验收程序及要求的审查。同时，还应对施工文件用表是否符合有关国家、行业现行标准、规范进行审查。

项目前期及管理性等红头文件的形成和流转应符合《党政机关公文格式（GB/T9704-2012）》和《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14号）的规定和要求。

技术文件一般需经编制、审核及审批的流程，如果审签不齐全则为无效文件。

施工文件中施工、试验及验收表式应根据中电建协颁布的《电力建设工程施工、试验及验收标准表式》的格式和填写要求进行编制。如施工中检测报告应经检测人员签字、检测机构法定代表人或者其授权的签字人签署，并加盖检测机构公章和检测专用CMA章后方可生效；材料出厂证明应加盖供货单位印章才能作为有效文件。

（二）项目文件的档案审核。档案审核是指由档案人员对项目文件的完整性、有效性、系统性的审核。档案审核应从便于档案保管与利用的角度出发，按照系统整理和规范管理的要求，对项目档案的完整性、成套性、有效性以及项目档案的系统整理情况进行审查。

1.完整性的审核。对项目文件完整性的审核，主要应从每批次文件、每份归档文件的个体两方面进行检查。

（1）对照每批次移交的项目文件，检查是本批次移交的是否齐全。如前期文件归档接收时，可根据初步可行性研究报告、可行性研究报告、初步设计、项目核准报告后的附件清单，检查主送和抄送本单位的红头文件是否收集齐全。招投标文件可依据招标台账，检查每一批次或每个设备（材料）的招标文件、投标文件、评标过程及来往文件是否收集齐全。合同文件可依据合同台账，按类别和编号检查合同文件是否收集齐全。施工文件可根据单位工程一览表，检查每个单位工程的综合管理文件、施工记录文件、质量验评文件三大部分文件是否收集齐全。

（2）检查单份文件是否齐全完整。单份文件是归档文件的最小细胞，其完整性是构成项目档案完整性的基本条件，审查项目文件的完整性应从审查单份文件的完整性开始，如正文与附件、正文与附图，合同与合同审批单、收文与收文处理单、发文与发文稿纸（定稿）以及归档文件是否存在缺张少页的情况。只有保证每份文件的完整性，才能确保整个项目档案的完整性。

2.系统性的审核。对项目文件的系统性的审查，主要包括对项目文件的分类、组卷、排列、编目等系统整理情况进行检查。因大部分项目文件是在归档后由建设单位档案人员按分类表重新排列组卷的，所以不存在归档整理不系统现象。这里主要指的是审核施工文件，内容包括以下几个方面：

（1）不顾文件的形成规律和阶段，把两个或多个有密切联系的文件按文种随意分割，分别组卷。如把原材料质量文件的报验单、出厂质量证明文件（合格证、厂家提供的试验报告等）、材料复试报告，按文种分别组卷。

（2）不顾文件内容的完整和成套性特点，把一组相对独立内容（如专业、问题、内容或部件等）的文件随意分割成两卷。如硬性规定案卷的张数或装具的厚度，破坏文件的独立与完整，随意组卷，或者不顾文件形成规律和有机联系，排列混乱。

（3）不顾文件之间的有机联系，不按规律随意排列。如作业指导书是用以指导正确、规范、科学施工的技术性文件，是工程技术人员在单位工程开工前向施工人员作技术交底的依据性文件，而技术交底是在交底过程中形成的记录，两者之间有密切的联系。施工单位在编制项目档案时，经常把这些文件分开排列，割裂了文件之间的有机联系。

（4）案卷题名审查。案卷题名是卷内文件的提示，是为利用者查询提供案卷及卷内文件信息的重要索引。因此，应根据项目档案编目的规范要求，以方便档案的检索和利用为前提，重点检查卷内文件题名和案卷题名是否简明、准确地揭示了卷内文件的内容，是否符合有关的规范。

3.有效性的审核。有效性的审核主要是对项目文件的原件、签章手续完备情况及文件的闭环情况的检查。重点审查以下四方面：

（1）检查因故没有原件而用复印件归档的文件，是否按档案管理要求由原件存档单位签署意见并盖章确认。由于一些特殊原因，建设（法人）单位的归档文件不是原件，如项目核准文件（不是主送单位）、原材料质量证明文件（代理商或经销商提供）。对于这些没有原件归档的文件，应按档案管理要求由原件存档单位签署意见并盖章确认。

（2）检查归档文件印章手续是否完备，且具有有效性。在档案专项验收中经常发现招标文件没有经审批及责任人签字或作为正式文件盖有责任单位的公章，有效性大打折扣。

（3）检查归档文件的闭环情况。项目在施工过程中形成了大量需要闭环文件，如监理发出整改通知单、质量监督检查形成的整改问题单、设计变更执行后的回复单等等。这些文件如果没有闭环，将直接影响档案有效性和档案的保存价值。

（4）审核卷内文件的质量。对卷内文件质量的审核，主要包括以下几个方面：按字迹清楚、图样清晰、图标整洁、签字认可手续完备（签字必须是责任人的亲笔签字，并要注明日期，不能以盖章和打印代之）的要求，检查文件质量；对纸质文件的书写字迹、归档文件的载体及制成材料是否利于永久保存，符合耐久性要求，打印、复印、扫描等图文字迹是否符合形成文件设备的标称质量要求进行检查；对文字材料打印件字号、字体是否统一，进行检查；对非纸质（照片、录音、录像等）文件，是否按档案管理规定编制文字说明并一起归档的要求进行检查；外文材料若有中文译文的是否一并归档，无译文的是否按归档要求译出了标题，这些文件是否符合归档的质量要求进行检查。

二、明确项目文件归档审核的流程

建设单位应明确规定项目文件的归档审核流程，只有做到层层把关审核签字，才能使最终归档的项目文件质量得到保证和落实。项目文件在归档前应填写《项目归档文件审核表》，经相关的责任部门和责任人检查审核，并经闭环整改后，才能正式移交档案部门。

1．建设单位各职能部门形成的项目文件的审核流程：职能部门负责人审核→档案人员审核。

2．施工文件审核流程：施工单位技术负责人审核→监理单位专工审核→安质部门专工审核→工程部门专工审核→档案人员审核。

3．竣工图审核流程：设计院工代→监理单位专工审核→安质部门专工审核→工程部门专工审核→档案人员审核。

4．监理文件审核流程：总监理工程师审核→安质部门专工审核→工程部门专工审核→档案人员审核。

5．设备文件审核流程：物资部门专工审核→监理单位专工审核→安质部门专工审核→工程部门专工审核→档案人员审核。

三、总结

总之，电力项目文件归档质量审核是一个系统工程，牵涉部门多、人员多、时间紧，但是只要建设单位认真组织落实，参与审核的技术人员和档案人员富有责任心，那么就一定能够做好归档质量审核这项工作，就一定能够保证电力建设项目档案的归档质量。

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