对干部人事档案管理工作的思考

文/云南省公路科学技术研究院　王琼芬

对干部人事档案管理工作的思考

文/云南省公路科学技术研究院王琼芬

【摘要】针对干部人事档案整理审核中存在的问题，提出搞好干部人事档案管理的工作思路。

【关键词】人事档案；管理；思考

干部人事档案工作是党和国家干部人事工作的重要组成部分，干部人事档案的完整、真实、规范是做好干部工作的基本条件，为干部管理和人才开展工作提供优质服务是干部档案工作的出发点和归结点。近年来，由于机构编制和用人制度改革，单位管档人员频繁变动，新老衔接交接手续不完善，干部人事档案明显发现存在着档案材料不齐全，手续不完备，信息不理想，整理不规范的问题。为了客观地反映出人事档案真实性、动态性、机密性及更好地为组织人事工作服务，上级要求各单位规范整理干部人事档案。我参加了干部人事档案整理审核工作，发现干部人事档案在整理审核中存在许多问题，就此谈谈自己的一点看法。

一、干部人事档案整理审核工作中存的问题

（一）干部人事档案的整理方法存在不足。根据《干部档案管理工作细则》要求“每个干部的档案材料，必须装订成卷”。装订时在材料左侧竖直打上统一的装订孔。孔距规格应符合《干部档案工作条例》附件一的规定，装订后的档案，要做到卷面整洁，全卷整齐（四面整齐）、平坦，对于过窄或破损未空出装订线的档案材料，则要在左边缝一条边，对超出16开规格的每一份材料都要根据材料的具体情况，或要逐页进行剪裁、缝纫、加工，或要把材料用纸托裱成鱼鳞形或梯形。由于人事档案反映了个人生活的各个侧面，内容丰富，材料来源十分广泛，涉及各个方面，各个部门。因此时常有A4纸规格大小的材料归档，如《大专院校毕业生登记表》、《职称审批表》、《年度考核表》等，这种材料都要进行四边裁剪，这就很难保证做到装订线适中，不损坏字，真是左右为难，费时费力。对不能裁剪的材料，须进行折叠。对每页材料都要进行裁剪以及装订成卷的缺点是非常明显的。首先，在装订时把每份材料都人为地打出3个圆孔及对材料的折叠造成了档案的破损，对每份材料的裁剪更是严重地破坏了档案的原貌。其次，不利于保密。因人事档案其内容不仅记述了个人的情况，而且也反映家庭情况和社会关系，不仅反映个人与组织的关系，而且还记载知情人的有关情况，具有机密性，装订成卷，不利于提供利用。虽然干部人事档案借阅保密工作有更加严格的规章制度来保证，但也避免不了利用者看了不该看的其他材料。再次，不便于插卷补充材料。人事档案的最大特点是反映情况具有动态性，每一份人事档案建立之后其内容不是一成不变的，它随着所记述人员主体的变化而不断地补充变化。现在调资升级频繁，职务晋升、工作变动、职称评审和每年的年终考核材料等材料数量剧增，每年都有大批零散材料要归档。常常是手中这一批档案材料没有装订完毕，新的需归档的要整理的大批零散材料又进来了。由于许多单位没有专门设置专业的档案人员，或档案人员又都是身兼数职的，就很难做到及时将档案材料归入个人的档案里。

（二）干部人事档案管理没有设立专人专管，至今仍处于兼职管理状况且管理人员变换频繁。按理对于干部人事档案的管理应当设立专人专管，但由于多方面的原因，有不少单位干部人事档案管理，至今仍处于兼职管理状况，存在档案管理人员多头兼顾的问题，客观上不仅不利于对干部档案的规范化管理，而且由于未真正确立起档案的专人专管制度，并且档案管理人员调动频繁，使干部人事档案归档材料分类混乱、材料不齐全、材料遗失等现象严重，直接影响了干部档案管理工作的质量和效率。

（三）“三龄两历一身份”和家庭情况等信息前后记载不一致，档案材料不齐全、不规范。“三龄”即干部出生日期、入党时间和参加工作时间，“两历”即干部的学历学位和工作经历，“一身份”即干部身份。这一次干部人事档案的清理审核，重点审核干部的出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重要社会关系等重要信息，尤其要注意审核档案材料是否涂改造假，干部信息是否真实准确，重要原始依据材料是否完整规范等。

在这一次干部人事档案清理审核过程中，发现有许多干部的参加工作时间、出生日期，入党时间前后记载不一致。在干部履历表中有记载当知青的经历，但在档案材料中没有找到知青上山下乡证明材料，所以无法确定其参加工作的时间；又有新参加工作的干部职工在其干部履历表或录用审批表的简历中有在某公司或某单位参加工作的经历，但在九类材料中又无法找到其参加工作的相关履历材料，所以也无法确定其参加工作的时间。干部人事档案中出生日期前后记载不一致，要么填小了，要么就是填大了，有年份的不一致，也有月份不一致，有的年份月份都不对，档案材料中出生日期记载真是五花八门，一份档案中会有不同的出生日期的记载，所以给干部人事档案的清理审核带来了许多困难，问题也比较复杂，难以定论。干部人事档案中入党时间记载也五花八门，前后不一致，严重的入党志愿书、入党申请书和转正申请书等党员证明材料丢失，无法确定其中共党员身份。关于学历学位审核，也存在不准确的问题，有的干部把在职教育学历填写成全日制学历，或低学历填成高学历，或培训经历填写成学历，或无S学位填写有学位。

在这一次干部人事档案的清理审核过程中，发现85%以上的干部人事档案材料严重不齐全，不规范。在归档的十大类人事档案材料中存在问题比较突出的有以下几类：三类材料中的年度考核登记表、干部任职考察材料大多数不齐全，或年度考核表无本人签字或单位签章；四类材料中部分人员缺失学籍档案材料或学籍档案材料不齐全；六类党团材料中有的入党志愿书遗失，或有入党申请书又没有转正申请书，或有转正申请书，又没有入党申请书，评议党员登记表也不齐全；九类材料中工资档案材料、干部任免审批表、调动相关手续不齐全，在干部任免审批表的工作简历中有工作经历的记载，但在九类材料中没有相关工作经历材料。干部身份材料不齐全，转干、录干、聘用制干部的审批材料不齐全，直接就业干部缺少报到证（派遣证）和转正定级审批表；工人转干缺少转干审批表，以工代干审批表；军转干部缺少战士提干审批表、军校学员转正定级审批表和转业审批表等。外部调任又缺少相应的调动审批材料。家庭成员信息填写更是不完全、不完善，干部人事档案质量存在许多问题。

二、加强干部人事档案管理工作的对策

（一）更新观念，改进工作方法。在《归档文件整理规则》已正式实施的情况下，我们应该用新的思维、新的理念来思考干部人事档案管理工作的各个环节，应改变束缚了我们几十年的传统的整理装订方法。干部人事档案完全可以用一个档案盒子来装每人的全部应归档的材料，并借鉴《归档文件整理规则》的方法：将归档材料以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。归档的每份材料不裁剪、不缝边、保持原貌。这个盒子的大小长宽应稍大于A4纸张，每个人的材料前面仍要有档案目录，然后按十大类顺序放进盒中即可。

（二）深化改革，确保干部人事档案的专人专管。针对在人事干部档案信息管理工作中，不少单位存在的对档案兼职管理的做法，应积极实行人事档案专人专管。这样可以使专职管理人员，能够集中精力对人事干部档案进行精细管理，能够有精力和时间及时协调做好单位人事干部档案的规范化、制度化管理。现阶段人事干部档案管理对信息的开发利用程度远远超出以往任何一个时期，客观上档案管理人员的工作量也日益增大，再加之各种档案信息材料的收集、归档、编目、装订、电子目录录入等工作较以往频繁、琐碎、复杂，如果继续实施管理人员兼职管理的做法，必然会直接影响人事干部档案管理的质量，由此导致具体工作开展过程中难以避免的差错发生。因此，应从制度规定性上，原则要求上对从事人事干部档案管理工作的人员、不得随意、频繁调动。如果管理人员调动更换频繁，新接管理人员对具体工作不了解，又没有经过专业档案培训，客观上需要一个适应期的问题，往往会造成许多正在开展的工作产生断层，直接影响和制约人事干部档案信息管理的正常开展，不利于对人事干部档案的精细化管理。所以随着干部人事档案管理的范围不断拓宽，档案工作的内容日趋丰富，档案材料出现多样化、管理现代化，作为一个干部人事档案的组织部门，应配备一名专职档案人员，这是做好干部人事档案工作的基础。

（三）严把“三龄两历一身份”和家庭情况等信息关，建立收集制度，保证档案材料齐全、规范。应根据《干部档案工作条例》、《干部档案管理办法》的要求建立递交制度、定期联系制度、清理核对制度。递交制度是保证应归档的人事材料由材料形成部位或部门顺利递交到人事档案部门的一种专门制度。定期联系制度就是要求人事档案工作者在一定时间内保持与材料形成单位或部门的联系，定期索要应递交的人事材料，并把好收集质量关。清理核对制度是根据所管人事档案的数量定期清理核对，及时发现现有人事档案中所缺的材料，积极地采取补缺工作。

关于“三龄两历一身份”和家庭情况等信息的审核，要按照中组部和省委组织部人事档案工作会议要求，制定清理审核方案，成立领导小组开展干部人事档案专项审核工作，统一部署、分级负责，自上而下，坚决整治干部人事档案造假问题，确保干部人事档案真实、准确、完整、规范，维护干部人事档案工作的严肃性和公信力，充分发挥干部人事档案在干部工作中的重要基础作用。

总之，在新的历史时期，我们要抓住机遇，迎接挑战，按照中组部和省委组织部有关干部人事档案管理会议精神，进一步解放思想、更新观念、锐意进取，努力做好干部人事档案管理工作，积极争取各级部门对干部人事档案管理工作的重视和支持，完善管理体制，配备有一定专业素质专业人才，加强岗位培训，加强监督和检查力度，从根本上解决存在的问题，提高档案管理质量，使干部人事档案工作迈上一个新的台阶。