“以人为本”的水利档案业务工作方式探析

文/福建省泉州市晋江流域水利水电综合开发总公司　郑岚

“以人为本”的水利档案业务工作方式探析

文/福建省泉州市晋江流域水利水电综合开发总公司郑岚

【摘要】构建“以人为本”的水利档案业务工作方式，必须注重收集、整理和利用三个工作流程新的工作制度的建立。“以人为本”制定水利档案归档范围，改变传统管理模式下“你归档、我保管”、“你移交、我接收”和“你借阅、我检索”的习惯做法。重视人员培训，培养和造就一支档案人才队伍，才能进一步建立规范的内部档案业务秩序，更好地促进水利档案事业健康和谐发展。

【关键词】以人为本；水利档案业务；工作方式

水利档案业务工作是水利系统档案工作的基础性、专业性和实质性工作，是检验水利系统档案工作质量与水平的重点和核心内容之一。为此，水利档案部门应重点在日常工作中加强档案业务建设，创新“以人为本”的档案管理理念和档案管理制度相互融合的水利档案业务建设工作方式，有利于水利档案文件资料的形成、积累、收集、整理，确保水利档案的完整、准确、系统和有效利用。

一、水利档案业务工作方式融入“以人为本”理念的意义

水利档案业务工作包含档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，现有的档案业务工作方式，基本上采用制定档案业务工作制度来确保档案工作的正常开展。由于制定的档案业务工作制度，有的单位未纳入单位档案管理网络中专、兼职档案人员的岗位职责和档案业务工作流程，致使水利系统各单位的档案业务工作水平参差不齐，难于充分发挥档案信息资源的整体效益。

“以人为本”的水利档案业务工作方式是指在档案业务基础建设的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作流程中以人为出发点和中心，围绕着激发和调动档案管理网络专、兼职档案员、各级管理人员和水利工程项目参建单位管理人员、技术人员的主动性、积极性、创造性展开档案业务工作，以实现人与档案事业共同发展为目的的一系列管理活动。“以人为本”包含三个方面的内容：一是确立人在档案业务工作管理中的主体地位；二是尊重人、关心人和爱护人，在档案业务工作中营造一种平等、友爱、互助的文化氛围；三是重视选人用人,培养和造就一支档案人才队伍。水利档案业务工作融入“以人为本”的管理理念，才能进一步建立规范的内部档案业务秩序，才能更好地促进水利档案事业健康和谐发展。

水利档案业务工作融入以人为本的管理方法，关键在于建立一整套完善的档案业务工作流程管理激励机制，创造一个有利于参与档案业务工作人员的知识、技术、能力提高，以及良好团队协作配合模式的培养，从而使员工在潜力释放和自我价值的实现过程中，促进水利档案管理工作的良性发展。

二、构建“以人为本”的水利档案业务工作方式的有效途径

水利档案是水利系统各单位在从事水利工作及相关活动中直接形成的，对国家、社会和本单位具有保存价值的不同形式的历史记录，是国家档案资源的重要组成部分。水利档案业务工作是水利档案管理的基础性工作，对水利档案资源的完整和有效利用起着举足轻重的作用。水利档案业务的工作内容有：收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作流程，其中收集、整理和利用三个工作流程，涵盖了水利单位的档案管理部门和许多的立档的职能部门和技术部门。为此，构建以人为本的水利档案业务工作方式，必须注重收集、整理和利用三个工作流程新的工作制度的建立。

（一）收集、整理、归档业务工作流程的“以人为本”。1.“以人为本”制定水利档案归档范围。水利档案有文书、科技、声像、会计、合同等不同专业门类的档案。其中水利科技文件材料归档范围有：水文、水资源、水土保持、勘测、规划设计、设备仪器、运行维护、科学研究、水利工程建设项目、水利信息化项目。在制定水利档案归档范围“以人为本”的体现，一是依靠不同立档单位的“人”来完成水利档案归档范围的制定。由水利档案管理部门结合本单位每一个立档部门的职能特点，拟写每一个立档部门文件材料的应归档范围和保管期限表初稿，广泛征求每一个立档部门和兼职档案员对初稿的意见，请立档部门对有关部分进行补充完善，以保证本单位制定的水利档案归档范围的可操作性和实用性。二是注重与群众切身利益相关文件材料的归档，例如，工资结构、人员招录、人事调动、职称评定、住房公积金、养老保险、医疗保障等均应列入其中，充分体现出“以人为本”的管理方向。2.改变传统管理模式下“你归档、我保管”的习惯做法。档案管理部门首先要营造水利档案管理工作和谐发展的舆论环境，改变传统管理模式下“你归档、我保管”的习惯做法，以积极主动的姿态，提前介入到档案形成过程的一些环节之中，及时了解档案形成的信息，牢牢掌握档案收集的主动权，使档案的形成与档案的收集紧密结合、和谐运作。面对水利科技档案在形成、收集、整理等环节上管理业务相互交叉、相互渗透的局面，档案管理人员首先从思想观念上深化了为水利建设各项工作服务的理念，同时从工作职责范围上淡化了“你分内、我分外”的界限，而体现在实际行动上的是，以积极主动的姿态，提前介入到档案的形成、收集、过程之中。

首先指导建设单位建立程序化、制度化的档案管理流程，水利档案管理部门协同建设单位的工程项目专、兼职档案员对工程项目设计阶段、施工阶段、竣工验收、设备运行档案形成、收集管理的具体流程进行优化设计，描述出水利工程项目档案在形成、收集阶段的流程现状，画出流程现状图，把水利工程项目档案管理工作纳入相关人员的岗位责任制，明确相关部门和人员在档案的收集、整理与移交的职责范围和工作标准，以文件的形式发布并贯彻执行。

其次，水利档案管理部门要承担水利工程项目档案业务指导职能，对建设单位及相关分建单位、监理单位等水利工程项目档案的形成、积累、收集、归档全过程进行监督检查和业务指导。同时加强对水利工程项目档案管理网络专、兼职档案员进行科技文件材料制成标准，文件材料完整率和准确率，卷内文件排列等内容的培训。

第三，坚持每季度对水利工程项目档案管理网络直属单位的项目档案管理情况进行检查通报，促进水利建设单位档案管理水平的提高。

改变了“你归档、我保管”的传统做法，能够促使水利科技档案在形成、收集、归档过程中，在一个和谐的工作氛围中运行，同时，使得处于水利档案各个环节上的工作人员，也能够在一个和谐的环境与和谐的模式下，同心协力做好水利科技档案工作。

3.改变传统管理模式下“你移交、我接收”的习惯做法。水利过程建设项目的声像是水利档案文件材料的一个组成部分，《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002，对声像材料整理有着一定的规范要求。在水利工程建设项目中，由于项目兼职声像资料管理人员缺乏系统的专业培训，在对拍摄项目声像资料的时机把握上不够那么专业，以及他们在拍摄业务水平上的参差不齐，较难满足申报优质水利工程项目对声像资料质量的要求。泉州市晋江流域水利水电综合开发总公司档案部门专业声像档案管理人员，以积极主动的姿态，改变传统管理模式下“你移交、我接收”项目声像档案管理的做法，主动参与工程项目建设过程中声像档案的摄影、摄像工作，除了对那些尚未达到声像资料整理要求的作品进行重拍外，还对归档不够完整的项目声像资料进行补拍。声像档案管理人员主动参与工程项目建设过程中声像资料的摄影、摄像工作的补充归档工作，有利于实现工程项目声像资料收集、归档业务的一体化管理，也有助于推动声像资料归档工作的和谐运作。

水利工程建设项目档案业务工作实践证明了档案管理人员通过多渠道的努力，主动参与、提早介入到工程建设档案形成、收集等环节之中，协同工程技术人员“收集、归档”等工作任务，能够为工程项目档案的完整、成套、系统、准确打下坚实的基础。水利档案管理人员参与项目文件资料系统化的收集和程序化归档的全过程，把对项目文件资料的有效控制与项目完工后各种资料的归档管理业务融为一体，既沟通了工程建设过程中项目资料管理与归档业务的渠道，又逐步摆脱了项目文件材料“收集难”与“归档难”的困境，同时进一步加强了档案管理人员与项目经理以及专业设计技术人员的交流和沟通，增强了工程技术人员的归档意识，赢得了工程技术人员对档案业务工作的支持和对项目资料归档的重视与协作配合。

(二)档案利用业务工作流程的“以人为本”。

对于水利档案管理部门来说，传统的观念始终认为档案管理部门只是保存档案的地方，而其开展的档案利用各种，就是以“守株待兔”的工作方式，等利用者需要的时候去查查档案而已，工作效率低，方式单一，主要以被动服务为主。

“以人为本”的档案利用业务，改变了传统“你借阅、我检索”的工作模式，要求水利档案管理部门一是熟悉馆（室）藏，预测用户，主动服务。这就要求档案人员要熟悉馆（室）藏、了解用户，使档案利用工作由“被动服务”转变为“主动服务”。除了熟悉馆（室）藏外，水利档案部门管理人员，还应定期对档案资料利用者的需求进行调研与预测。虽然，档案利用者对档案信息的需求变化多端、千差万别，但仍有规律可循，有共同的利用倾向，例如工程技术人员侧重于科技文件档案的利用。水利档案管理部门人员应当通过对利用者的研究，及时了解利用者的特点与规律、利用习惯和利用心理，积极为用户提供优质高效的利用服务。二是水利档案资料电子化，有效改善档案利用方式。加大力度开展纸质档案资料数字化业务，开辟档案资源利用的新渠道。一方面，通过加快公司工程项目终版施工图扫描、存档工作的进度，扩展工程蓝图的借阅服务内容，改变单一的纸质档案借阅利用格局，纸质文件和电子文件同时成为提供利用的馆（室）藏信息资源。档案利用不再受时间与空间限制，利用者可以随时使用自己想要的文件，扩大了档案利用的空间，让更多人来了解档案，利用档案。

三、重视人员培训，培养和造就一支档案人才队伍

水利档案管理工作既是一项基础业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求档案工作者，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。然而，就一般建设单位、设计单位和施工单位而言，从事水利科技档案管理工作的人员中，档案管理专业出身的不多。档案管理岗位的人员配置有来自生产一线的技术人员，还有其他管理岗位转岗的人员，虽然说他们具有工程设计或其他相关专业的知识和管理经验，但是，毕竟缺少档案管理知识的系统培训。通过培训可以提高专兼职档案员的创新能力，例如学习新的档案管理业务知识，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进水利档案管理工作。水利档案管理人员通过努力学习，不断“充电”，全面提高了业务素质和工作能力，实现由单一型向复合型的档案人才转变。

探索水利档案业务“以人为本”的工作方式，档案管理部门应当站在与时俱进的起跑线上，在档案业务工作实践中应勇于创新，明确档案工作在水利单位运营与发展过程中的作用，明确档案工作的基本目的、基本职能，打破传统的档案业务收集、整理、归档、保管和利用的工作方式，努力为水利系统改革和发展提供高效优质的档案信息资源服务。

参考文献：

[1]李秀琴.加强水利系统档案管理网络化探讨[J]办公室业务.2014（24）.

[2]张玉成.人本主义理念下的行政管理策略研究[J]办公室业务.2013（13）.