浅谈文书档案管理的办公自动化应用

莫莉莉

[摘 要]文书档案是档案管理工作的重要内容之一，可以说文书档案见证了社会发展的全过程。文书档案可以反映客观问题，处理问题，记载决策，是各类工作都必备的一个重要组成部分，是一份专业性较强、要求较高、难度较大的工作。随着经济的发展，社会制度的不断改革和完善，对文书档案管理的要求明显提高了，所以目前，提高文书档案管理的水平是工作中的重点，而文书档案管理的自动化应用为这一任务的开展奠定了基础。

[关键词]文书档案管理；办公自动化；实际应用

为了提高办公的工作效率，提高文书档案管理水平是重中之重，社会的进步，使得文书档案的管理水平大大提高，办公自动化的应用为提高文书档案管理奠定了坚实的基础，满足了社会各方面的需求。

一、应用办公自动化文书档案管理的好处

（一）提高了工作效率

国家经济的发展，科技水平的提高，各工作场地都用信息技术进行工作，媒体的信息源是非常强大的，对信息的处理水平也是极高的。传统的档案管理都是人为操作的，办事效率慢，费时费力，有时可能还会出现误差，而计算机在办公室的应用，大大提高了工作效率，减轻了工作压力，工作得更为合理有序。

（二）获取信息更为方便

文书档案管理需要大量的文字信息，以前的档案管理都是用书来记载的，不仅费时费力，而且办事效率慢，资源不能和大家一起分享，所以导致了不少信息资料的浪费，还为紧急资料的查找带来困难。而应用计算机的工作手段和工作技术可以大大减少不必要的麻烦，可以建立档案管理系统，对档案进行系统化的管理，可以实现资源共享，让更多的人了解到档案管理工作的情况和性质，总之，计算机的应用提高了档案管理的办事效率。

（三）提高了安全性和稳定性

传统的文件传送都是人为传送的，如果较长距离的传送，大多都是运邮的方式，导致大量的时间都用在路上了，甚至会出现稿件丢失问题，影响了办事效率。办公的重要信息是不能外流的，如不慎将消息外流，会给工作带来很大的影响，而电子传送具有一定的隐蔽性，所以具有安全性，不会受到距离的影响，文件传输快。

（四）减少了办公难度

对于一般的工作来说，文书档案管理的自动化提高了办事效率，但是对于一些较为特殊的工作来说，减少了不少难度。例如，气象的文书档案管理问题，大家都知道，气象的管理工作是有一定的难度的，较为复杂，任务量也是非常庞大，计算机有庞大的储存空间，并且便于查询，计算机技术的应用在某种程度上还减少了工作难度，减小了气象文书档案管理人员的压力，提高了办公的效率。

二、应用办公自动化文书档案管理的缺点

（一）对工作人员的要求较高

电子信息技术在操作起来是有一定的难度的，用电脑对资料和文件进行管理和统计，绝对不是简单的数字管理，它不同于手工操作，只是一些简单纸质档案，较为简单，不是只要懂得计算机技术就可以的。办公自动化文书管理要求工作人员要熟悉掌握理论知识，管理方法，管理技术和管理流程，达到专业的计算机水平才能胜任。但是，目前来看，计算机水平较高的人才少之又少，所以这种高科技的文书档案管理技术，不能快速的有效发挥。

（二）对文件的保密程度差

众所周知，任何事物都是有利有弊的，都具有两面性，对于文书档案管理的不足之处，时常要进行修改，有时可能会因为手误导致原文件的丢失，这样会给工作带来不必要的麻烦。电子文件利于修改，在原文件上修改之后不会有变化，虽然计算机的技术在不断地加强，但是有时会有伪造的文件出现在档案内无法识别，对文件的保密程度较差。而传统的手工操作，都是用文字记录的，不同的人有不同的字体，再修给之后有痕迹，并且纸质档案管理文件可以盖公司的印章或通过老板签字，这样就减少了造假的纪律，电子文件是不能盖章的，所以从这一点看电子档案管理是存在相当大的弊端的。

三、弥补文书档案管理自动化弊端的方法

文书档案的自动化管理方式是利大于弊的，所以，目前的重点问题就是趋利避害，找到正确的处理方法，进行整顿，提高自动化管理的效率。

（一）建立独立的网络系统

在工作的过程中，要将平常的办公网络系统和文书档案管理的网路系统划分开，这是保护文书档案安全的关键，也是最有效的措施之一。用现代的隔离装置，对不同的网络系统进行隔离，并设置上防盗装置，例如，密码识别，这样可以使得文件在一个安全的系统内流通。还可以用防火墙进行保护，大多数的防火墙都是必须通过认证的，对不同的网页的访问都要经过严格的确认，对于无关的消息来源快速隔绝，防止对系统造成损害，所以防火墙能有效的封锁消息。

（二）加强对档案管理人才的培养

档案管理人员的技术水平不够高，会严重影响到工作的质量和速度的。所以，要加强人才的培养，首先，要大量的引进高端的技术产品和硬件设施，要使得档案管理人员，对这些设备有新的了解和认识，只有熟悉了产品的性能，才能进行下一步的深入学习，和对技术的熟练应用，提高管理水平。要带动员工学习和管理的积极性，个人的主动性影响着学习效果，如何调动管理人员的积极性呢？这是一个关键问题，例如，可以以考试的形式对人员进行分段的考核，文书档案管理部门要加大管理力度，可以强强合作，加强和外界的交流，借鉴成果，增大自己的交际面，时刻关注科技的进步情况，引进最先进的技术，提高工作效率。

四、结束语

综上所诉，随着现代技术的不断发展，国家制度的不断改革，对各企业的工作要求也在加大，所以档案的管理水平问题也要进步，应用办公自动化管理文书档案，将文书档案的管理水平推向一个高潮。这不仅培养了文书档案的管理人才，还提高了工作效率，减少了工作压力，所以文书档案管理的办公自动化，还是利大于弊的，只要不断地加以改正，一定会达到最佳效果。

参考文献：

[1]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案，2011（1）.