关于办公自动化中计算机技术应用研究

【摘要】在经济飞速发展和科学技术不断进步的背景下，办公室成为了人们工作的主战场，需要处理的数据信息变得越来越多、越来越复杂。人们受到传统办公方式的影响，工作效率始终不高，但随着计算机技术的迅速发展，办公方式也发生了实质性的变化，工作效率得到了显著的提升。在当前环境下选择高效的计算机办公信息系统，可以有效的节约企业各项资源，提高企业核心竞争力。本文针对计算机技术在办公自动化中的应用展开分析和研究。

【关键词】计算机技术；办公自动化；应用

目前，办公自动化在企业中得到了广泛应用，在很大程度上提高企业的工作效率，办公自动化受到了业内人士的高度重视。近年来，计算机技术不断提高，为适应市场竞争环境，很多企业在办公自动化管理系统中引入计算机技术，利用现代化设备、通讯技术、系统科学对文字、图形、数据等信息进行处理。积极推进计算机技术在办公自动化中应用，可减轻办公人员工作量，提高工作效率，为人们带来更多的便利。

一、计算机技术应用办公自动化意义

1.利于增强内部交流

计算机技术应用办公自动化有利于增强内部交流，加强内部与外界联系。受到传统办公环境的影响，加上工作纪律和工作场所的限制，员工间和部门间缺少交流，但是办公自动化实现后，彻底将这种空间和时间的限制打破，办公人员可以通过内部网络互相交流和学习，并且也使各项办公业务紧密的联系起来，办公人员只需要通过简单的操作，便可以顺利的完成信息采集、分析等工作，为领导的管理和决策提供了准确性更高的数据。另外，通过互联网还可以查询到更多的资源，发掘更多的潜在客户，寻找合作伙伴，随着办公自动化的普及，更多的资源都将联接到互联网上。

2.利于节约办公成本

计算机技术应用办公自动化有效的节省了办公成本，并实现了无纸化办公。很多需要口口相传和纸张记录的事项，都可以通过办公自动化系统很好的实现。办公自动化系统的应用，不但有效的控制了碳粉、纸张和电话费用，而且将办公费多、成本高的问题彻底了，更利于设备资源的共享和保养。

3.利于提高办公效率

在日常办公中一系列办公软件的应用，在一定程度上提高了工作效率，从前的总结、通知、文件和报告等需要书面材料写作的工作，不会因为工作效率低，造成工作上的延误。最重要的是通过办公系统自动化实现了群体与群体、个体间的协同办公，计算机技术的应用，使信息的接受、传达工作变得更加的及时准确。例如领导审阅后的文件，办公人员可以根据文书管理规定，以邮件的形式将文件同时发送给多个用户，有效的提高了办公效率。

4.利于咨询决策和指挥调度

运用计算机技术辅助企业咨询和指挥，是行之有效的一种办公手段，这将会成为办公自动化未来的发展形式。仔细核查领导指示要完成的工作，对工作进展进行跟踪，提高了工作质量，并及时反馈结果，有利于领导层随时掌握情况，实现了全程管理监控，提高管理的现代化、科学化水平。

二、办公自动化的要素及功能分析

办公自动化是以计算机为中心展开的，以系统科学为基础，以人为主导，利用现代化设备、系统科学、通讯技术等实现办公自动化，对文字、数据、图像、语音进行收集、存储和处理的过程，运用通讯技术和计算机技术来完成各项办公任务。办公自动化的实现离不开人和信息系统两大要素，通过企业内部网络高效完成各项工作任务，在很大程度上提高了工作效率。

1.办公自动化要素

办公活动是以处理各种信息为主的社会活动，由六大要素组成即办公人员、办公环境、办公信息、办公制度、组织机构和技术工具，其办公活动的整个流程实际上就是接受信息、变换信息、处理信息、传递信息和利用信息的过程。下面分别对办公自动化中的六要素进行简要分析。（1）办公人员。人作为办公自动化的重要组成因素，所有的办公活动都需要人去执行，辦公也可以称之为是人群的管理活动，工作中每个办公人员的工作性质是不同的，有决策人员、管理人员、专业人员和辅助人员，他们要全面的掌握办公中所要使用的办公设备和在办公自动化系统中的功能和位置；（2）办公环境。随着计算机技术和通讯技术的发展，办公环境也随之发生了很大的变化，在技术飞速发展的同时，人们的空间和时间距离逐渐缩小，现代化的通讯技术为办公人员在工作中提供了更多的发挥创造能力；（3）办公信息。办公信息作为办公自动化的基础，办公自动化主要职能便是运用计算机技术和它对事务处理、数字处理与决策能力进行应；（4）办公制度。办公制度我们可以理解为是办公经验和知识的固定化，对办公人员的办公行为进行规范，办公自动化系统通过计算机技术中的自动约束机制来确保办公制度的有效实施，并充分的发挥出办公制度的作用；（5）组织机构。办公模式的层次等级由组织机构而确定，其计算机系统的管理组织正是组织机构的充分体现，在办公自动化中引入计算机技术使得组织机构更加灵活；（6）技术工具。通过通讯技术和计算机技术综合应用，办公自动化系统将彼此相关又独立的办公系统和办公设备连接起来，形成了完整的系统，同时还可以信息资源共享，使办公效率得到整体性的提升。

2.办公自动化功能

办公自动化的主要功能包括文字处理、图像处理、数据处理、电信会议、辅助决策和网络通信等。（1）文字处理。通过计算机中的wps、word等排版工具，设计处理文字信息，使文字信息更简洁明了，提高办公工作效率；（2）图像处理。计算机中的图形功能可以实现图形和图形的处理，分析图形信息，统计出完整清晰的数据，从而全面了解各种信息间的内在关联，使用计算机进行图像处理，可以分析处理图像、印鉴和照片等；（3）数据处理。加强定量化分析是现代化管理的重要目标，而数据则是定量化分析的重要依据，处理信息是办公室的核心任务，运用计算机数据库中的管理信息系统分类、过滤信息，确保信息数据的独立性，为决策提供准确的数据；（4）电信会议。电信会议通过计算机通讯设备，可以将多个远距离的工作人员联系起来，电信会议的优势便是参加会议的所有人员提出的问题都可迅速解决，并有助于新方案和决策的制定和实施，节省了大量时间并提高工作效率；（5）辅助决策。计算机系统将收集到的信息进行分析处理，并模拟预测未来的发展形式，为决策提供实时性较高的可行方案，从而促进决策准确完成；（6）网络通信。办公自动化的关键技术便是网络通信，网络技术可以加强部门间的联系，实现信息交流资源共享，同时还可以与外界建立信息联系。

三、办公自动化中计算机技术的应用

1.加强宏观调控，健全办公自动化管理体制

在现代企业中由于受到资金的限制以及领导的影响，在加上计算机软件产生效益是需要一定的间接性的，这使得办公自动化计算机软件投入很低，在计算机硬件和软件的投资上，最基本的人员培训费用都无法保障，这要求企业的领导层要对办公自动化和计算机引起足够的重视，在宏观层面加强促进推动计算机技术在办公自动化中的应用，从而使得办公自动化的进程构架变得更加的完善。另外，在计算机技术应用软件的选择中，要结合工作实际需求，选择适合的应用软件。国外的部分软件在开发团队构成和管理理论支持方面都十分的完善，但是软件的价格却十分的昂贵，同时由于应用环境存在差异性，使得完善的应用软件无法充分的发挥出自身的各项功能，因此，在计算机软件的应用上要全面的考虑国内的应用环境和办公需求等情况，提前调查各方面的优势和劣势，使办公自动化管理体质不断的完善，充分发挥出所使用应用软件的作用。

2.提高技术人员专业素养，为办公自动化提供支持

目前，计算机技术人员专业素质有待提高，对软件使用熟练程度也各不相同，并且在计算机软件应用的理论和方法方面也掌握的不足，这必然会对计算机技术办公自动化推广产生很大的影响。作为计算机专业技术人员要掌握先进的技术手段，确保办公场所有安全的物理环境，通过全面的防杀毒软件、设置防火墙、修补相关漏洞等手段，确保办公所使用的计算机安全运行。从专业层面来考虑，办公人员还要不断的提高自身对计算机技术应用的自学能力，对windows、world、excel等办公软件要熟练的掌握，常用软件的安装、启动和使用，以及计算机病毒的检查和防治、计算机常见故障的检测和排除、电源检查和机箱内部除尘等设备的维护。

3.提供了多种软件资源，实现办公自动化文档管理

在日常工作中，办公自动化的业务范畴包括对信息的检索、传递、处理和编辑等，这些信息的编辑工作都离不开计算机，所以计算机的硬件设备和软件设备都是办公自动化必不可少的。办公自动化软件资源包括系统软件、专用软件、支持软件和通用软件等。系统软件泛指计算机操作系统；专用软件主要有财务管理软件和设备管理软件等；支持软件是指计算机数据库系统；通用软件包括文字和图形处理软件等。将计算机技术应用到办公文档管理中，在网络平台可以审阅相关文件，工作人员根据自身工作需求设置工作流程，对于文档的操作时间、人员以及批阅和修改痕迹都可以保存，便于以后工作中使用。工作人员收到公文后，在文档管理系统中登记并发送给承办人，最后保存归档文档，归档后的文档还可以根据文档的机密等级随时查询，由管理人员设置查询权限。在这个过程中实现了自动化收发文件，根据等级和权限的不同，可以共享、使用和保存信息文件。计算机技术在办公自动化中的应用，使得传统的纸质文档被电子文档所代替，从而使文档的管理和保存水平得到了提高。

4.构建信息平台，实现自动化工作流程

现在有很多企业已经使用计算机技术构建了信息交流和发布的平台，我们生活中常见的有电子公告、电子论坛和电子刊物等，企业在信息平台上可以公布规章制度、电子公告等，这样企业中的工作人员便可以随时掌握企业的情况。通过信息平台还可以为员工们提供法律法规查询、企业人员电话号码查询等等，真正的实现了企业内部信息资源的共享，在信息平台上也可以向社会共享企业的政务公开、形象宣传和企业文化等等。办公自动化中计算机技术的应用，还可以对整个办公流程进行实时的监控，协调各部门之间的工作内容，从而提高企业人力、物力和财力的利用率。企业中会有很多的流程化工作，例如公文汇报、公文审批等等，这些都是固定的工作流程，通过计算机技术可以实现自动化工作流程，优化资源配置。在企业系统平台上还可以设置领导日程、用餐管理和接待日程等，根据日常的办公事物实现自动化的事物管理工作。

四、办公自动化未来的发展趋势分析

计算机技术面临着新变革，其未来会朝着智能化、系统化、微型化、超高速的方向发展。计算机会由目前的信息和数据处理转化为知识的处理，数据库将被知识库所取替。手写体、模式、自然语言和图像将成为人机互动会话的主要形式，使人机互动水平实现一个新高度，同时计算机会增加更多的人工智能化功能，感知能力增加，输入和输出技术也变得更人性化和智能化。随着光学识别、笔输入、生物测定、语音识别技术的不断发展和完善，使得人机互动交流更加的便捷，外设也变得更加的集成化和网络化，便于携带。随着互联网的不断深入发展，在互联网上进行视频会议、医疗诊断和电子商务等会逐渐的在各个企业中得到普及，连接互联网进行交流和浏览查询，获得更多的信息资源。计算机技术未来必然会向着功能综合化、智能化、高性能化、智能化和大众化的发展，新型光计算机、超导计算机、量子计算机、纳米计算机将会相继出现。在计算机技术迅速发展的背景下，办公自动化也将迎接全新的气象，目前的办公自动化以知识管理为思想，建立了知识库，在企业中营造了尊重知识的工作环境，企业运用集体智慧提高创新能力的基本平台，在企业的发展过程中肩负着更重要的作用。从目前看来，办公自动化未来发展趋势主要变现为五个特征，下面分别做简要分析：

（1）移动协同。运用计算机新技术，实现移动办公自动化会成为未来发展的主流趋势，3G应用指令融合了互联网技术、计算机技术和现代通信网络技术等，在这个载体上可以实现实时动态知识管理，移动办公充斥在人们的生活中；

（2）业务导向。通过门户技术对办公业务进行整合，通过门户可以使客户关系管理、企业资源计划系统、供应链接管理等系统的数据在管理支撑平台中展现，从而实现系统虚拟化、数字化和复合化；

（3）门户面向。门户面向强调以人为本，突出各个个体协同工作的便捷性和沟通的即时性，在对众多数据信息进行加工整理时，强调构建易扩充的管理支撑平台，实现系统智能化；

（4）网络互动。网络的迅速发展，使现代化通信技术得到充分利用，其形成了一种强大的力量，传递着各种信息资源，为人们的生产生活带来更多的便利，办公智能化、知识化将成为未来发展的总方向；

（5）知识驱动。以知识为核心理念，将知识管理融入办公操作平台中，建立知识与角色管理通道，深入的发掘出人的创造力和创新能力，从而实现系统综合化、知识化。

结束语

综上所述，随着社会经济的迅速发展，各个单位中的办公事务也随之增加，需要处理的信息也越来越多、越来越复杂，为提高工作效率和工作的准确性，计算机技术在办公自动化中被广泛应用。其中包括文件和数据资料的多媒体技术、处理技术和计算机网络技术在办公自动化中的应用，这对于提高办公人员的工作效率和质量具有重要意义。增强领导层对办公自动化中计算机技术的应用重视程度，对于提高企业的市场竞争力是尤为重要的，相信办公自动化中计算机技术的应用在未来的发展中会有更广阔空间。

参考文献

[1]魏宏玲.办公自动化中的计算机技术应用[J].赤峰学院学报（自然科学版），2013，22：28-29.

[2]刘倩.基于工作流机制的协同OA系统的研究与设计[D].中国海洋大学，2013.

[3]李化玉.基于ASP的办公自动化管理系统的设计与实现[D].电子科技大学，2013.

[4]王园园.计算机多功能技术在办公自动化实际工作中的应用研究[J].淮北职业技术学院学报，2013，06：139-140.

[5]高鑫.计算机在现代办公自动化中的实践应用[J].计算机光盘软件与应用，2014，11：147-148.

[6]董自勝.基于ASP.NET的交警部门办公自动化系统的设计与实现[D].吉林大学，2014.

作者简介

陈长全（1982—），男，海南，海南经贸职业技术学院，讲师.