高职院校教学秘书的职业现状与对策分析

张旭

【摘 要】从现代高等教育的发展规律以及高职院校发展的角度来看，高职院校教育教学质量的提高，不仅在于教与学两个方面，教学管理也同样起到举足轻重的作用。教学秘书是高职院校教学管理工作的重要环节，研究和分析高职院校教学秘书的职业现状和存在问题，并探求相应的解决方案对高职院校的教学管理具有重要意义。

【关键词】教学秘书；教学管理；高职院校

随着我国教育事业的发展和高等职业教育改革工作的进一步深入，国内的高职院校正面临着激烈的竞争，这就要求高职院校不断加强教育教学常规管理，全面提高教育教学质量。教学管理是保障教学工作正常运行，维护教学秩序稳定的基础性工作，教学秘书作为教学管理的最终执行者和落脚点，在高职院校教学管理中占重要地位。

一、高职院校教学秘书的角色定位

高职院校的教学秘书是教学管理工作的重要环节，在教学管理中扮演多种角色。

（1）管理角色。教学秘书是教学管理的基层管理者，教学秘书协助院系领导管理教学方面的常规实务，保证教学工作的正常运行，包括根据教学计划的要求与教师的实际情况编排课程表， 检查、落实教师的停课、调课、补课情况；完成教务处及院系领导布置的各项任务保证教学计划的正常执行；组织各教研室、教师征订每学期的教材；协助院系领导组织和协调毕业班的论文答辩工作；协助教务处、院系领导做好每学期教师工作量的考核工作等等。

（2）沟通与协调角色。教学秘书要负责协助院系部领导管理学校各项教学任务，在教学管理中发挥着承上启下、上传下达的重要作用。教学秘书因工作原因需要经常与学校教务处、其他二级院系进行联系，特别是与本院系的教师和学生联系， 在这些关系中进行有效的沟通。

（3）服务角色。教学秘书是服务者，为教学服务、为院系领导决策服务、为教师服务、为学生服务。教学秘书要为院系年度的教学计划的制定、各项教学管理措施的出台当好参谋和助手，及时提供教学工作所需的部分资料和设备。同时，为教师的授课和学生的学习提供支持与帮助，将教师和学生反馈的信息及时通报院系领导与教研室主任等。

二、教学秘书的职业现状与存在问题

教学秘书主要是为了保障日常教学工作的顺利经行，教学秘书的工作具有隐蔽性的特点，工作价值不容易体现出来。当教学工作正常进行的时候，我们觉得本应如此，但是当教学活动出现问题时，作为教学保障环节的教学秘书工作才会引起大家的注意，导致教学秘书的工作成果很难被估量和认可。高职院校常规性的教学管理工作具有较强的程序性和稳定性，再加上有些高职院校对教学管理的重要性认识不足，教学管理意识比较淡薄，对于实际的执行环节缺乏足够的重视，教学管理者的工作也因此受到漠视，教学秘书容易陷入一种职业倦怠[1]。

（1）对高职院校教学秘书工作认识不足。目前，高职院校普遍重视对教师的培养，教师可以通过外出进修、在职深造、参加学术讲座等渠道提升自己的教学水平和科研能力，但是教学秘书对于教学管理的工作往往被大家所忽视。传统观念认为教学秘书所做的工作只是后勤辅助的事情，只要基本能维持教学工作的正常运行、确保教学秩序的稳定就足够了，不需要具备高素质、高学历。

（2）岗位职责范围界定不清。高职院校教学秘书对主管教学院长负责，在教务处指导下开展工作，其工作职责包括：协助院系领导制订教学计划、教学大纲；依据教学计划与教师的实际情况编排课程表，检查、落实教师的停课、调课、补课情况，保证教学秩序正常进行；完成教务处及院系领导布置的各项任务保证教学计划的正常执行；组织各教研室、教师征订每学期的教材；协助院系领导组织和协调毕业班的论文答辩工作；协助教务处、院系领导做好每学期教师工作量的考核工作等等。虽然各高职院校对教学秘书的职责范围都有规定，但是学校各个职能部门、教师、学生并不清楚教学秘书的职责范围，不论是教学管理还是科研、党务、维修、报销等方面工作都找教学秘书。

（3）教学秘书人员不稳定。高职院校在教学秘书岗位配备、业务学习、岗位培训等方面不是很重视。同时，教学秘书在职位晋升、职称评定、利益分配、评奖评优等方面也没有优势。教学秘书平时工作繁杂，但日常的教学管理工作常常让人忽视其重要性，取得的成绩得不到认可，影响了他们的工作积极性[2]。职位发展空间受阻、不被重视、无归属感成为教学秘书岗位人员大量流失的主要原因。长此以往，许多教学秘书开始另谋出路，经验丰富的教学秘书会转到其他更有前景的岗位中去，空留的岗位只能临时录用新人，保持基层教学管理队伍的稳定就只能成为一句空话。

（4）队伍结构不合理。通过调研发现，高职院校的教学秘书队伍结构不尽合理，表现在学历、知识结构、年龄这三个方面。在学历方面，硕士及以上学历的人员相对少，大部分是本科学历，也存在少部分大专学历。在知识结构方面，从事教学秘书的大部分人并不是学习教学管理相关专业，其专业都与教学秘书工作关系不大。在年龄方面，以刚工作的青年人为主，少部分年龄偏大，来源于转岗或是引进人才家属。

（5）缺少专业能力培训、缺乏职业生涯规划。大多数高职院校缺乏对教学秘书人才培养的短期及长期规划，在教学管理中只注重眼前的具体操作。教学秘书在上岗之前没有专门的岗前培训，一般都是独自摸索、自学成才。上岗之后也鲜有教育培训，更谈不上培养。这使得教学秘书工作积极性不高，缺乏进取心。这些都制约了教学秘书队伍的发展和教学管理能力的提升，不能满足高职院校发展的需要。

三、加强教学秘书队伍建设的建议

从现代高等教育的发展规律以及高职院校发展的角度来看，高职院校教育教学质量的提高，不仅在于教与学两个方面，教学管理也同样起到举足轻重的作用。研究和分析高职院校教学秘书的职业现状和存在问题，并探求相应的解决方案对高职院校的教学管理是十分必要的。

（1）提高认识，明确岗位职责。教学秘书是一个集服务、管理、研究于一身的岗位，教学秘书不是工作机器，而是具有思想意识的人。教学秘书是高校教学管理队伍中的基层管理者和执行者；是师生联系的纽带；是教务管理部门与教学单位之间的桥梁；是保障教学管理工作正常运行的核心力量，他们也有自己物质需求和精神需求，希望得到应有的待遇、尊重和认可。只有彻底转变观念，实事求是地认清教学秘书的生存状态，实行人性化的管理，才能为解决教学秘书的发展困境提供前提条件，才能为提高高职院校教学管理水平打好基础。同时，校院两级领导要明确教学秘书的岗位职责，不能随意增加其工作量，让教学秘书在完成本职工作后，留有总结、思考和改进的时间。这样可以积累经验，不断提高工作效率，确实发挥教学秘书的作用。

（2）推进高校人事制度改革提高。目前我国大多数的高职院校是按照专业技术人员的管理模式对教学管理人员进行管理，同时套用行政模式，使得教学管理人员既有行政职务还兼具专业技术职务。显然这种制度不利于教学管理人员的建设，必须积极推进高校人事制度改革。借鉴国外的经验，高校教育职员制度是专门为行政管理人员设计的人事管理制度，其目的是通过建立因事设岗、按岗聘任、能进能出、能上能下的用人机制，充分调动行政管理人员的积极性、创造性，激励行政管理人员提高管理水平和履行相应职责的能力。只有制度明确了，教学管理人员在工作中才能按照岗位的内容和职责来办事；才能得到与工作能力相应的待遇；才能在教学管理中工作中不断进取，实现自身的价值。

（3）加强教学秘书的培训、进修工作。教学秘书的工作性质要求教学秘书不只是打打电话或是接发通知的事务性工作层面，更需要通过不断的自我学习、外出培训、进修、参加交流来提高理论素养。对于上岗后的教学秘书，学校除了安排有经验的秘书进行一对一的帮扶外，还要对其实行定期或不定期的培训和指导，如教务管理系统的使用培训、计算机技术培训等，有针对性的、多形式的促进教学秘书更新知识结构、提升能力素质。

学校可以定期组织教学秘书到兄弟院校和本科院校观摩学习，开阔他们的工作视野，提高工作效率。组织教学秘书开展教学管理工作方面的业务交流，并针对教学管理实际工作中的出现的难题有计划地进行专题研讨。此外，学校应鼓励教学秘书积极从事教学管理和教学改革的研究，参与教育类、管理类科研项目，发挥其将教学管理实践与理论研究紧密结合的优势， 及时提出问题及其解决方案。

参考文献 ：

[1]熊红菊.论教学秘书在高校教学管理中的定位与发展困境[J].淮北职业技术学院学报，2011，12

[2] 姚美娟.论高校教学秘书的职业生涯规划[J].兰州教育学院学报，2012.06

[3] 陈文.高校教学秘书教学管理中的问题与完善对策[J].产业与科技论坛.2014

[4] 江泳.高校教学秘书工作的现状与对策[J].辽宁医学院学报.2007.08.