对学生资助工作档案整理标准的探讨

胡志强

【摘要】从2006年以来，国家对农村义务教育实施了教育经费保障运行机制，加大了义务教育的投入，近几年尤其是营养改善计划启动以后，国家对学生资助的资金越来越多，管理要求要越来越细，但从现状来看，高校资助档案管理相对好些，制度办法较多。但学前教育、义务教育、高中教育、职业教育的资助项目多，资助档案管理无标准和管理制度，为了我们的学生资助管理工作更完善和科学，我对学生资助工作档案整理进行了多方查阅，从教育部、省市及外省收查多年的学生资助文件，但都没有对学生资助方面的档案整理作系统的阐述和规范性的标准，同样也没有规范的整理标准要求，各地做起来就很零乱，我通过认真的探讨收整，总结出了一些学生资助档案整理的标准，范围包括从学前教育到高等教育。

【关键词】学生资助；档案整理标准；探讨

【目录】一、学生资助资料档案封面 二、学生资助材料档案目录 三、学生资助资料档案整理正文排列顺序 四、学生资助资料档案装订要求

【正文】从学前教育到高等教育，国家投入的资助资金逐年增加，项目不断拓展。学生资助工作成为学生工作的重要内容之一。随着资助工作的深入，我们越来越清晰的认识到学生资助工作的重要性，同样学生资助档案材料管理和整理也很重要，为了更好的对资助资金进行管理，对学生资助档案进行统一标准急在眼前，满足困难学生成长、成才的需要。以玉溪师院的调查为据，探讨如何通过资助体系与管理创新，突出资助的档案管理功能，做到资助资金落到每个学生的手中，并通过资助档案管理达到资金安全、人员安全目标。

学生资助资料档案的整理可从以下四个大的方面入手：

一、学生资助资料档案封面

1、各类资料档案的封面要美观、大方。纸张、颜色、字体、字号、版式、横竖字样、单位名称、装订日期等要符合档案整理规定。

2、装订沿左侧进行。

3、封面格式：**年（*季学期）******档案

二、学生资助资料档案目录

1、目录要醒目明了，最好能有页码显示（自编）。

2、统一字体和字号：宋体加粗四号。

三、学生资助资料档案整理正文排列顺序

（一）学前困难儿童资助

1、装订封面、目录、资助资金汇总表；2、省、市、县文件（包括函件、通知）；3、玉溪市学前教育家庭经济困难儿童资助申请表；4、拟受助儿童审批单；5、学前困难儿童拟受资助公示名单；6、拟受资助公示图片；7、资金拨款凭证复印件；8、学前困难儿童资助资金发放名册；9、学前困难儿童资助情况统计表。

（二）义务教育免费教科书

1、装订封面、目录、资助资金汇总表；2、省、市、县文件（包括函件、通知）；3、 年 季义务教育免费教科书征订表（订单）；4、 年 季义务教育费教科书配送表（验收单）；5、 年 季义务教育免费教科书发放表（领用签名表）（按班级、年级顺序签名）；6、 年 季义务教育费教科书验收报告。

（三）义教贫困寄宿生生活补助资金（生活费）

1、装订封面、目录、资助资金汇总表；2、省、市、县文件（包括函件、通知）；3、县级指标、金额分配表；4、新学期（9、3月）受助名单统计表；5、新学期（10、4月）受助公示影像资料；6、资金拨付凭证复印件；7、发放签领名册；8、生活费学期总结。

（四）农村义务教育营养改善计划

1、装订封面、目录、资助资金汇总表；2、省、市、县文件（包括函件、通知）；3、县级指标、金额分配表；4、新学期（9、3月）受助名单统计表；5、学生变动动态管理表；6、发放签领名册；7、营养改善计划学期总结。

（五）中职国家助学金

1、装订封面、目录、资助资金汇总表；2、省、市、县文件（包括函件、通知）；3、助学金评审过程；（含班级评选、年级评审、资助领导小组审批）；4、学校学生困难因素及程度统计表；5、拟受助学生公示审批单；6、资助卡统计表、资助卡领用名册；7、发放签领名册；8、银行发放凭证；8、申请表；9、家庭经济情况调查表；10、资助工作总结或督查报告。

（六）中职国家免学费

1、装订封面、目录、资助资金汇总表；2、省、市、县文件（包括函件、通知）；3、县级指标、金额分配表；4、受助名册；5、资金拨付凭证复印件；6、免学费资金主要支出项目统计表；7、学期免学费工作总结。

（七）普通高中国家助学金

1、装订封面、目录、资助资金汇总表；2、省、市、县文件（包括函件、通知）；3、市县级指标、金额分配表；4、资金拨付凭证复印件；5、本级实施方案（含班级评审、资助领导小组或学校审批）；6、普通高中学生困难因素及程度统计表；7、云南省普通高中国家助学金统计表（受助学生花名册）；8、纸质公示照片；9、新学年资助卡领用名册；10、发放签领名册；11、银行发放成功清单11、申请表；12、学期工作总结。

（八）大学新生入学资助项目

1、装订封面、目录、资助资金汇总表；2、国家、省、市、县文件（包括函件、通知）；3、市县指标、金额分配表；

4、学生名单表；5、纸质的公示材料、照片；6、学生签领表；7、申请表；8、录取通知书复印件；9、身份证复印件；

10、银行卡号复印件；11、银行发放成功清单。

（九）大学生生源地信用助学贷款

1、装订封面、目录、资助资金汇总表；2、国家、省、市、县文件（包括函件、通知）；3、**年生源地信用助学贷款统计表；4、**年生源地信用助学贷款统计表（分续贷、新贷）；5、**年生源地信用助学贷款申请表；6、**年生源地信用助学贷款预申请表（高中）；7、高等学校家庭经济困难学生情况调查表。

四、學生资助资料档案装订要求

1、义教贫困寄宿生生活补助资金、营养改善计划是以学期、学年为单位装订N本，数量多的可以装几本，但要在封面上注明第*/n本序号；

2、普高国家助学金、中职国家助学金、中职国家免学费是一学年度一评审，分两学期发放，但资料要分学期装订。春季学期的申请表用上年秋季学期的申请表的复印件，但要注意去掉退学流失的申请表，新增转插的申请表；数量多的也可以装几本，但要在封面上注明第*本序号；

3、义教免费教科书分学期装订；

4、严格按顺序整理档案，做到各类表册、数据信息一一对应。所有涉及资金的受助名册、发放签领名册、申请表等排列顺序是一致的；

5、所有电子表格统一按宋体10-12号、行高18制定。填报时，一定要注意学校名称、学生家庭住址的格式，千万不要简化；

6、若遇检查，自查报告一定装订在册子的最后。

【结论】学生资助资料档案的整理标准从九个资助项目，系统地阐述和规范了标准，为学生资助管理提出了重点和方法，在全市内得到了各县的认可，并给大家制定了学生资助管理的要求，在省级发表后将在省级起到省级规范性作用，如果能在全国性刊物上发表，所起到的规范性作用将会更大。

参考文献：

1、2005年12月，国务院印发了《国务院关于深化农村义务教育经费保障机制改革的通知》（国发〔2005〕43号）

2、《云南省农村中小学公用经费管理暂行办法》（云财教〔2006〕7号）

3、《中小学财务制度》

4、《中小学会计制度》

5、《云南省教育厅关于进一步加强财务基建管理工作的通知》（云教财〔2014〕57号）