浅谈体校图书馆电子文件归档管理

张立军

【摘要】本文认为，体校图书馆电子文件归档管理的内容，应根据学校工作实际，并参照公共图书馆第五次评估定级中县级馆的标准要求来确定。同时，还指出了体校图书馆电子文件归档管理应注意的问题。

【关键词】体校图书馆 电子文件 归档

[中图分类号] G255.75 [文献标识码] C

电子档案是通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相关联的通用电子图像文件集合。

电子文件档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动，包括：电子档案收集、电子档案管理、电子档案价值鉴定、电子档案存储编目和电子档案检索、电子档案统计、电子档案编辑研究、电子档案提供应用八项工作。

体校圖书馆电子文件归档的内容主要包括哪些？

笔者认为，体校图书馆电子文件归档内容主要应包括：设施与设备、经费与人员、教育与培训、业务研究、文件资料、文献资源、服务工作、阅读推广活动、管理与表彰、重点文化工程9个方面。

1.1 设施与设备。该项内容里应包涵以下两个方面。

1.1.1 校舍资料。有关学校校宿等建筑面积，如办公楼、教学楼、宿舍楼、图书馆楼等面积的相关资料；有关学校办公楼、教学楼、宿舍楼桌椅数量，图书馆各部室阅览坐席，如阅览室、多媒体视听室、电子阅览室等坐席数量等的相关资料。

1.1.2 现代化技术条件。有关学校教学，包括图书馆用计算机数量，如供师生教学，读者和教职员工正常使用的计算机数量，每台计算机的存放地点、用途、专用存储设备容量、教学和图书馆自动化管理系统等的相关资料。

1.2 经费与人员。该项内容里应包涵以下两个方面。

1.2.1 经费。有关本校历年财政拨款总额，图书馆新增藏量购置费到位情况等的相关资料。

1.2.2 人员。有以下几种情况：

⑴基本情况：有关本校教职员工的姓名、性别、民族、籍贯、出生年月、参加工作时间、学历、政治面貌等的相关资料。

⑵学历情况：有关本校教职员工个人学业情况，包括毕业学校、专业、学制、学位等的相关资料。

⑶工作经历：有关本校工作人中所工作过的单位及部门，包括本馆的岗位调动等的相关资料。

⑷任职记载：有关本校教职员工所担任过的党政职务、专业技术职务等的相关资料。

⑸学习进修：有关本校工作人中在职进修的有关情况，如学习时间、学习内容、成绩等的相关资料。

⑹奖惩情况：有关本校教职员工个人受奖励或处分的有关情况等的相关资料。

1.3 业务研究。该项内容里应包涵以下四个方面。

1.3.1 讲课报告。有关本校教职员工在校内外讲课、做报告的有关情况等的相关资料。

1.3.2 学术交流。有关本校教职员工参加业务考察、学术会议、学术团体的有关情况等的相关资料。

1.3.3 研究成果。有关本校教职员工承担课题、出版专著、发表论文的记载等的相关资料。

1.3.4 获奖成果。有关本校教职员工承担课题、论文、征文等的获奖情况等的相关资料。

1.4 文件资料。该项内容里应包涵以下六个方面。

1.4.1 上级文件。有几下几种情况：

⑴有关上级党委、政府，上级有关部门及上级政府主管部门下发的文件等的相关资料。

⑵有关上级专业学会、专业报刊下发的文件等的相关资料。

1.4.2 本校文件。有关学校的有关决定，规章制度等的相关资料。

1.4.3 规划计划。有关本校制订的长远规划和工作计划等的相关资料。

1.4.4 工作总结。有关本校各年级、全校所做的工作总结等的相关资料。

1.4.5 报告及批复。有关本校向上级及有关部门递交的请示报告及批复意见等的相关资料。

1.4.6 来往信函。有关本校与外单位有工作关系时产生的信函等的相关资料。

1.5 文献资源。该项内容里应包涵以下三个方面。

1.5.1 总藏量。有关本馆已入藏的古籍、图书、期刊和报纸合订本、小册子、手稿、缩微制品、录像带、录音带、光盘等视听文献资料的数量等的相关资料；

1.5.2、电子文献藏量。有关馆藏的电子图书、电子期刊的来源，总藏量和年入藏量等的相关资料。

1.5.3 文献入藏。有关馆藏的各种来源的中外文图书，如采购、接受捐赠或调拨等，各种来源的中外文报纸和期刊，如采购、接受捐赠或调拨等，各种来源的视听文献，如采购、接受捐赠或调拨等，不同载体，如录音带、录像带、DVD＼VCD、CD唱片等的视听文献，地方文献入藏，征集工作开展情况等的相关资料。

1.6 服务工作。该项内容里应包涵以下三个方面。

1.6.1 普通服务。有关馆藏书刊文献年外借率、书刊文献年外借册次、书刊借阅册次、人均年到馆次数、书刊宣传等的相关资料。

1.6.2 参考咨询服务。有关本馆历年来为学校领导决策服务、为本校重点教育科研和服务、为师生提供专题服务等的相关资料。

1.7 阅读推广活动。该项内容里应包涵以下两个方面。

1.7.1 阅读推广。有关本校历年来举办的讲座培训活动、展览、阅读推广活动等的相关资料。

1.7.2 宣传报道。有关本校在各级报刊、网站、广播电视等媒体发表的新闻报道等的相关资料。

1.8 管理与表彰。该项内容里应包涵以下三个方面。

1.8.1 财务管理。有关本校财务制度等的相关资料。

1.8.2 人事管理。有关本校岗位设置、目标管理、教职工考

核等的原始材料及相关资料。

1.8.3 上级表彰奖励。有关本校集体和个人荣获上级表彰奖励等的相关资料。有以下几种情况：

⑴获得国家级表彰、奖励等的相关资料；

⑵获得国务院业务主管部门及省级党委、政府表彰、奖励等的相关资料；

⑶获得省级业务主管部门及市级党委、政府表彰、奖励等的相关资料；

1.9 重点文化工程。该项内容里应包涵以下三个方面。

1.9.1 文化共享工程。有几下两种情况：

⑴有关本校文化共享工程历年的经费投入，人员培训计划、方案、总结，制度建设与管理，年度计划总结，人员、设备等管理制度，服务、活动档案，资源建设等的相关资料。

⑵有关本校文化共享工程开展服务的内容及效果等的相关资料。

1.9.2电子阅览室建设。有关本馆电子阅览室的设施建设、资源建设、制度建设与管理、服务方案等的相关资料。

体校图书馆服务工作产生的电子文件随着时间的推移，可供存档利用的资料将会越来越多，因此，不同内容的电子文件还应按时间顺序以年度为单位归档管理，便于查找利用。

【参考文献】

文化部.《第五次全国公共图书馆评估定级标准》。2013