论如何提升人事档案在人力资源管理中的作用

朱艺

摘 要：人事档案在人力资源管理中有着十分重要的作用，它不仅记录着事业单位人员的详细信息，还包括了组织人员的相关信息，这对于事业单位来说，就如同机密文件一样重要。但是，目前很多事业单位因为缺乏对人事档案重要性的认识，致使人事档案处于困境中而无法发挥出自身的作用。

关键词：人事档案；人力资源管理；作用；提升

一、当前事业单位人事档案所存在的问题

1.人事档案材料存在失真现象

当前，随着社会主义的发展，市场竞争的逐渐加剧，致使很多人为了获得工作岗位而存在着对自身的档案进行弄虚作假的行为。从人事档案的具体工作中，不难发现档案中的基本个人信息经常出现涂改的痕迹。当人力资源部门在使用这些档案时，无法根据真实的情况作出正确的计划，从而影响到了人力资源管理在组织中作用的充分发挥，最终有可能导致组织跟良好的发展机遇擦肩而过。

2.人事档案材料缺少完整性

人事档案在最终归档时，应该是一个全面且完整的有机体，但是，由于人事资料在收集整理的过程中，事业单位存在着对人事档案重要性认识的不足，致使档案过于分散，有时甚至出现缺失的现象。当前，事业单位的人才流动性虽然相对较稳定，但是人员调动的情况很常见，如果在这一过程中，没有对人员档案进行有效的管理，就会使事业单位原有的档案出现不统一的现象，进而大大降低了人事档案对人力资源的作用。

3.人事档案管理方式落后，管理人员素质偏低

当前，随着计算机技术的深入發展，人力资源管理已全面进入信息化管理时代，这就对人事档案管理提出了更高的要求。但是，现阶段事业单位的档案管理工作还是处于传统的管理模式之中，以工作人员手工操作为主的方式，使人事档案管理人员局限其中，而无法为人力资源部门提供及时有效的档案信息。与此同时，当前的人事档案管理中，管理人员的素质普遍偏低，很少有管理人员既具备计算机操作的技术，又具备档案管理方面的专业知识，因而无法满足信息化环境下人事档案管理工作的需求。

二、提升人事档案在人力资源管理中作用的途径

1.建立完善的人事档案管理制度体系，确保人事档案的真实性与完整性

针对当前人事档案缺乏真实性与完整性的问题，事业单位首先要强化对人事档案重要性的认识，根据当前事业单位的发展形势，与时俱进的对人事档案管理工作进行改革，建立完善的人事档案管理制度体系，从而确保人事档案的真实性与完整性，提高人事档案的可利用率，为人力资源管理作用的发挥奠定基础。

2.提高人事档案管理人员的素质

面对知识经济这一时代背景，人事档案管理在完善各方面制度的基础上，要注重对人事档案管理人员综合素质的提高。这就要求做到以下两点：第一，积极引进高素质人才，以提升档案管理人员的整体素质，为档案管理队伍注入新鲜的血液；第二，要加大对现有档案管理部门的培训力度，以全面提升管理人员的综合素质，使其适应当下形式的发展需求，从而更好地服务于自身的工作岗位。与此同时，在培训的过程中，要强化档案管理人员的对自身工作重要性的认识，使其端正思想，增强自身的服务意识，这样才能更好地肩负起档案管理工作的职责，从而发挥人事档案在人力资源管理中的作用。

3.实现人事档案管理的现代化

随着信息化的发展，人事档案管理工作需要与时俱进地更新自身的管理方式，这就要求实现人事档案管理的现代化。只有实现人事档案管理的现代化，才能提高档案管理人员工作的效率，并保证档案信息的及时性、准确性与完整性。在以计算机为基础的人事档案信息系统管理下，能大幅度地提高人事档案的利用率，从而提升其在人力资源管理中的作用，实现人力资源相关方面管理的有效性。

综上所述，人事档案在人力资源管理中有着非常重要的作用。因此，要想提升人事档案在人力资源管理中的作用，就必须建立完善的人事档案管理制度体系、提高人事档案管理人员的素质，并实现档案管理工作的现代化，从而为人力资源的战略性决策提供有利的条件。

参考文献：

[1]冯 艳.人事档案在人力资源管理中的作用分析[J].人才资源开发，2010（03）：56—58.

[2]黄庆辉.人事档案管理在人力资源管理中的作用初探[J].中国新技术产品，2011（14）：123—125.

（作者单位：中国人民银行湘潭市中心支行）