论基于知识管理的档案信息开发与利用

作者简介：张骁勇（1993—），男，汉族，安徽省阜阳市人，2014级硕士研究生，安徽大学管理学院档案学专业。

摘 要：在信息时代，传统意义上的开发利用因存在各种局限而难以向用户提供满意服务，把知识管理引入档案工作中，分析两者的关系，运用知识管理的理念和方法分析目前的档案开发利用工作存在的问题，并提出对应的策略，以期更好的推动档案实践的发展与档案学理论和知识管理理论的融合创新。

关键词：知识管理；档案信息资源；开发利用

1.知识管理与档案开发利用的关系

知识管理理论一般将知识划分为显性与隐性，而档案作为社会实践的原始记录，承担了隐性知识的显性化和显性知识固化的作用，因此，档案具有知识属性，档案信息资源中包含了对组织和个人十分重要的亟待挖掘的知识。

笔者认为，用知识管理理论指导档案信息资源的开发利用就是要用知识管理的理念武装档案工作者的头脑，促使档案工作者成为知识工作者，把档案部门作为一个知识管理和交流创新的平台，成为知识的加工者、分享者、服务者，把档案信息服务提升到知识服务的层面上来，从而做好开发利用工作[2]。

2.传统的档案开发利用存在的问题

2.1 利用的意识淡薄

档案的利用是档案工作的重要环节，对于档案馆来说，做好档案的利用工作，不仅是实现档案价值的重要途径，更是档案部门赖以存在和发展的重要基础。但目前，一方面，档案工作者主动提供利用的意识不强，档案工作多重视收集和保管，利用上以被动等待为主，缺少以用户为中心的服务思想。另一方面，公众利用意识不足，社会档案意识淡薄，许多人对于档案有何价值，如何利用档案解决工作学习上的问题不清晰、不了解，利用档案的热情不高。

2.2 利用方式单一

目前大多数档案馆提供的信息利用方式处于初级阶段，多是以利用者到实体档案馆查询记录为主，并提供档案的题录、文摘等基础性在线查询服务。这种落后的服务理念和服务方式也很难适应社会的利用需求。

知识经济时代，用户关注的已不再是简单的获取文献而是如何从繁杂的信息环境中找到能解决所面临问题的信息内容，并将这些信息融化和重组为相应的知识或解决方案。单一的利用方式必然限制档案利用工作的开展。

2.3 开发的宽度不够

表现为重视显性信息的开发而忽视隐性的信息、知识。大量的信息和知识不仅存在于文件或档案库中，也根植于各类组织日常管理、生产运行的程序、惯例以及规范之中，更有一大部分存在于组织成员的头脑中。传统的档案开发工作，往往限于档案的定期接收，缺少主动开发，缺少对隐性信息资源的挖掘。

档案开发工作除了要对显性的带有知识性质的档案信息进行开发外，也应该尽可能的对分布在个人或不同部门中的片段式的知识资源进行开发，避免因单一形式的档案开发客体而流失一些珍贵的知识信息[3]。应该注重广泛的收集、开发那些零碎、隐形的信息。

2.4 开发的深度不足

档案信息的开发多以一次开发为主，即收集、分类、立卷、排列、编目、鉴定、编制检索工具以及统计等基础性工作，少部分深层次开发就是传统的档案编研，缺少对于包含有知识的档案信息的深入挖掘。难以满足用户对相关知识的需求。对于某个主题或类别的档案，只有从更加深入的层次去思考档案信息内容以及与其相关的知识分布，才能使相关档案信息最大限度地集结在一起，才能进行深度加工，成为系统、全面的知识成果。

3.知识管理指导下档案开发利用的策略

3.1 加强档案宣传培训，提高档案利用意识

档案工作归结起来需要人去做，要加强队伍建设，加大档案宣传，从档案工作者和档案用户两方面提高档案意识。

第一，把好入口，强化培训，建立高素质的人才队伍。明确档案开发利用工作是一项以专业知识为基础的不同于机械性和体力劳动的工作，树立档案工作是知识工作，档案利用是向用户提供知识服务的观念，营造学习知识、分享知识的良好文化环境，促使馆员有意识的创新开发利用工作。

第二，因地制宜开展档案宣传工作，助力社会档案意识的提升。除了利用网络，多方式的、长期的开展档案宣传外，要充分认识到，满足用户的利用需求，就是最好的宣传。做宣传工作，不能仅依靠几场展览，几个网页，更多的是要思考如何提供利用。要针对用户的不同需求，提供小众化的信息知识服务，对服务窗口和平台精心设计，将知识性和趣味性相结合，推送一些贴近大众生活的通俗易懂的宣传材料，消除档案与公众生活的隔阂。

3.2 推动档案信息化建设，创新档案利用方式

创新档案利用方式，使以用户到馆查询为主的利用转变为以应用信息技术提供档案产品为主的方式，要做到这一点，必须要建设数字化的信息资源库，并着力打造档案馆网站。

一是推动纸质档案数字化、信息化。具有相当数量和规模的数字化信息、知识是实施知识管理的前提条件。一方面，档案馆应加快档案数字化与信息化建设，快速、准确、有计划、有步骤地变纸质档案为数字化的档案信息；另一方面，档案馆应加强与科研单位、其他档案馆、图书馆等信息机构的联系，通过对多方数据资源的整合，及时更新与补充数据库资源。

二是着力打造档案馆网站。在服务理念上，档案馆网站要从“宣传型”、“展示型”转变为服务型。树立档案馆网站只有为用户提供信息乃至知识服务才是它最大价值所在的观点。在服务内容上，要主动提供多途径的检索方式，根据对用户的分析提供针对特定服务人群的信息服务。在网站设计上，做到版式栏目设置合理、色彩搭配和谐、操作简单直观。

3.3 注重对隐性知识的挖掘，拓展档案开发宽度

隐性知识一般存在于人的思维之中，注重对隐性知识的挖掘，需要档案部门加强与其他单位部门的协同合作。首先，可以利用网络平台，建设知识和经验的共享机制。使得不同的人员都可以在网络上分享自己的体验、经验和知识。其次，档案部门加强电子文件的收集与管理，对网络上相对显性化的信息进行收集、整合。

3.4 建立特色专题档案库，延伸档案开发深度

档案开发宽度的拓展并不代表开发深度的延伸。通过档案编研和对档案知识的整合加工形成专题档案库。专题档案库能将档案的历史价值充分体现出来，形成知识密集型的服务内容从而很好的解决这个问题。专题档案库的建设应根据馆藏特色和地域特色，收录有价值的连续性历史事件相关资料，可以是对某一问题的系统探讨，也可以是对某一事件、某一历史人物的专题介绍，通过对数据库中的信息进行鉴定、取舍，并充分利用先进的数据库技术进行整序和重组，把零散的，已经显性化的知识再加工，形成系统的知识产品。这一活动过程必然需要档案工作者投入大量的精力和时间，而这种凝结着档案工作者劳动的知识产品就是档案深度开发的产物[5]。

实践发展是理论进步的源泉，档案开发利用中对知识管理的运用也会为整个档案实践和档案理论开拓一片新天地。

（作者单位：安徽大学）

参考文献：

[1] 尹晓慧.基于知识管理的图书馆创新研究[J].科技情报开发与经济，2010年（13）.

[2] 姜媛.知识管理背景下高校档案馆功能拓展探究[J].档案学通讯，2014（4）.

[3] 刘荣.高校档案开发：基于知识管理的新思考[J].山西档案，2014（1）.

[5] 杨力，姚乐野.基于知识管理的数字档案馆服务体系构建[J].档案学通讯，2010（1）.