图书采购存在的问题与对策

图书采购存在的问题与对策

牛振恒

(中国科学院青岛生物能源与过程研究所，266101)

摘要：中文图书采购是一般图书馆的重点工作，招标采购、尤其政府招标采购已成为普遍现象。文章对图书馆图书采购面临的关键问题进行分析，全面梳理核心环节，并提出切实可行的对策。

关键词：馆藏建设；中文图书采购；招标采购；质量控制；廉洁自律

中图分类号：G253

作者简介：牛振恒，男，副研究馆员。

收稿日期：2014-11-19

On the existing problems and countermeasures in book acquisition of libraries

NIU Zhen-heng

(Qingdao Institute of Bioenergy and Bioprocess Technology of Chinese Academy of Science, Qingdao266101, China)

Abstract：The purchase of Chinese books is the key point of library work, bidding procurement, especially the government bidding procurement has become commonplace, and the bidder offering the minimum price often wins the bid. This article makes an analysis of the key-point problems, comprehensively teases out the core links in conducting open bidding, and presents some feasible countermeasures.

Key words： collection construction； Chinese book purchase； bidding procurement； quality control； probity and self-discipline

中文图书采购是图书馆馆藏建设的重点工作之一，尤其是高校图书馆和公共图书馆。围绕如何做好图书采购，研究论文可谓汗牛充栋。笔者在中国知网用题名“图书采购”检索，获得806条结果，可见图书采购仍然是老生常谈的热点问题。面对政府招标采购的最低价中标，面对不良书商鱼目混珠和大量拒配，图书采购不确定性问题频发，如何科学应对？笔者结合实践，谈谈图书采购的核心控制策略，以期对保证图书采购质量有所助益。

1图书采购存在的突出问题

1.1 特价书冒充正价书

正价书是指出版社出版在销的新书，一般是3年内出版的图书，以专业书居多，知识含量较高，是高校图书馆和专业图书馆藏书的重点，大额招标采购的图书往往指购买这种书。对供应商而言，正价书的成本相对较高，出版社进货价格平均不低于60折(定价100元，60元批发)，部分畅销书和科技专业书进价可达80折以上，而招标价一般为70-75折(供货定价100元，70-75元与图书馆所在单位结算)。本文所谈图书采购，如无特别说明，即指正价书采购。

特价书一般是指出版社或经销商为解决库存压力，大幅降价处理的滞销或有瑕疵的图书，总体上质量相对较差，有的一掰就散，有的印刷模糊，有的切边不整齐，有的内容陈旧。但近年来，还出现了一些文化传播公司与出版社合作出版的高定价低折扣特价书。这类书大都是“剪刀书”，知识含量极低，但定价远远高于出版社正常出版的图书。比如，100页左右的一本特价新书定价往往几十元，而差不多厚的正价书定价不过十多元；数百页的大部头工具书，定价动辄数百元，甚至数千元。大部头特价书被一些不法书商用回扣做诱饵，以XXX部委名义按正价书的销售直接向事业单位和图书馆电话推销(笔者曾经一天接到数起类似推销电话)，以北京居多，即所谓的“010”现象。特价书批发一般10-20折，低的可以是5折，即定价100元，10-20元批发，甚至5元批发，地摊3元/本、10元/斤的特价书大都是这种书。特价书市场各地都有，以北京丰台区(西南物流)、朝阳区等地最为集中。

由于特价书与正价书之间的成本差价太大，价格市场缺乏监管，导致特价书大行其道。特价书招标价一般在20-30折，即100元定价，图书馆只需要支付20-30元。假如图书馆将采购100万元定价的特价书当成正价书付款，损失将不低于40万元。

问题在于什么是特价书？从进货渠道和价格可以知道是否属于特价书，但是，馆配商送达图书馆的图书中，谁也无法判断哪些是特价书，哪些不是特价书，充其量考察质量好坏，且大多只能从物理层面判断。书商的最大利润所在就是设法让特价书以正价书的名义进图书馆。正是暴利的驱使，少数书商不择手段低价中标，然后以特价书冒充正价书履行合同。

1.2 政府招标采购最低价中标

一般图书馆大额图书采购都采用招标方式进行，招标模式分为图书馆自主招标、图书馆所属单位后勤公司负责招标和政府招标三种(邀标也属于招标范畴)。一般来说，后两种模式图书馆失去主导作用，基本没有话语权。根据政府采购法，图书馆大宗采购基本是政府招标采购。为追求经济效益最大化，最低价中标也成为政府采购的基本规律，因此不少图书馆认为“业务资质优良、进货渠道正规、配套服务完善的供应商，因为运营成本相对较高，往往却不能在招标中胜出”[1]。结果， “依赖折扣中标的供应商为实现自身利益的最大化，只能提供‘大路货’文献，或以特价书充全价书(正价书)，以盗版书充当正版书，甚至对出版量少、出版社优惠率低的科技书索性不购进。更有甚者，不按图书馆订单配书，恶意搭配一些自身利润较大的图书，直接导致图书馆入藏图书质量下滑”[1]。这很容易给公众造成一种印象：政府采购最低价中标，所以才导致图书馆无法控制采购质量。

1.3 以特价充正价的四种手段

事实上，无论政府招标采购，还是图书馆自主招标采购，招标为正价书，但信誉差的书商总会想方设法用特价书代替正价书，常用手段主要有四种：(1)所提供的正价书采访目录里充斥大量特价书信息，文艺消遣书多，近3年来的书少(或虚高定价)，大出版社的书少，等等。(2)拒配好书。优质科技图书、大社优秀社科图书进货成本较高，甚至进价超过中标价，但中标价应该是平均价，即高于中标价的图书也应为图书馆配送，但是，利益驱动不良书商往往不把这些图书信息放在书目里，或放在书目里只是装点门面，如果图书馆选中，则拒配，理由往往是“包销”、“脱销”、“绝版”……。(3)“塞书”，即把图书馆未订购但利润高的特价书搭车配货，牟取暴利，如被图书馆发现，往往会公关说书很好，是公司推荐，实在不行就接受退货。(4)黑色现场采购。如图书馆不采用或采用供应商自家的书目太少，书商往往会要求现场采购，而通过现场采购把特价书混进正价书配送给图书馆正是不良书商的重头戏。

采购现场在哪里？采购几天？采购多少品种？多少码洋的书？图书馆在实施现场采购前一般都制定了相应的采购计划：总资金使用多少，大约总册数多少，什么类大致多少册，等等。但是，一到图书采购现场，采购计划就显得苍白。原因是时间太仓促或可选图书太少，而且采购现场的图书一般不按学科分类放置，选书专家只能地毯式浏览挑选。特价书的暴利诱使一些民营书商热衷于仓储的次品化建设：从出版社以极低的价格兜集陈年特价书，从特价书批发市场大量采集。例如，某民营书商的仓库里，只有前四排是正价书，其余上百架都是特价书。笔者曾考察某书商的加工区，发现分类人员使用的《中国图书馆分类法》社会科学部分纸张磨损非常严重，尤其小说、人物传记等消遣类部分纸张被使用得非常破旧，而自然科学部分是崭新的，其供书方向可见一斑[2]。更为严重的是，恶劣书商会进行现场调包：(1)老师选的书先挑出来堆放，但是图书馆人离开现场后，那些书只有部分价格低的被供应商采购发给图书馆，而把一些特价书放进里面让图书馆觉得总数吻合；(2)老师拿的采集器采集的书目，趁吃饭或晚间老师们不在现场，书商的技术人员就为图书馆导出数据，当然是书商提前更新的数据，这让图书馆心安理得地按现场选书目录验收。

2图书采购的核心对策

2.1 流程公开，阳光采购

图书采购招标只是解决了“采购价格”、“与谁合作”的问题，而图书采购的关键是如何合作，即图书馆要买什么书，复本量多少，要什么服务，而这些问题应该是图书馆说了算。为防止图书馆采购腐败发生或被供应商欺骗，需要成立图书馆图书采购领导小组，小组成员应包括纪委的同志、读者代表(包括学科专家)、图书馆馆长、资源建设部(采编部)主任等。图书馆应向领导小组说明图书采购过程中易出现的问题，尤其特价书冒充正价书的问题，以及拟采取透明操作的措施，尤其书目信息应来源于出版社或大型新华集团，而订单的确定主要由专家、读者完成，订单提交供应商，同时发送至采购领导小组成员邮箱，到货验收再把发货清单电子版发送给采购领导小组成员进行订到核查，请采购领导小组成员现场抽查。这样，便有望从机制上杜绝或减少采购腐败的可能性。

2.2 特价书和正价书分别招标采购

特价书不全是垃圾，只是需要沙里淘金。从节约经费的角度，图书馆每年采购一定数量的特价书是完全合理的，尤其公共图书馆，因为特价书大都是休闲类图书。笔者主张特价书和正价书分别招标，一是可以大量节约经费，总定价相同的一批书，特价书可节约经费三分之二左右；二是保证采购质量，特价书需要现场采购，或供应商送货上门挑选，或按订单挑选并允许任意退货。某图书馆在充分调研市场的基础上，科学寻价，成功取得平均24折的20万元特价书采购，包括盖馆藏章、贴磁条、贴条形码、100%国图MARC数据、送货到指定地点等项服务[2]。而在这些服务要求的条件下，该馆的正价书招标价是71折，通过特价书单独招标采购此批图书，图书馆节约资金39万元。

2.3 完善合同，依法采购

“图书招标采购是图书馆将书刊采购的要求、方式、条件、程序等向有潜力的书商发布公告、通告或邀请函，然后由招标人对投标人的应标书进行公正、公平的评价，最后选定中标人，并与之签订采购合同的一种采购方式”[1]。显然，无论什么招标模式，采购合同都是由图书馆拟定的，图书馆的各种诉求均在合同中体现。因此，图书馆需要与图书采购领导小组一起讨论，将可能出现的弃标、违约、特价书冒充正价书、拒配图书、服务(采访数据、编目数据、到书率、到书周期、订准率等)不达标等关键问题考虑清楚，并在合同中制定惩戒条款以防中标商非法或不诚信行为发生。招标合同需要图书采购领导小组讨论通过。为防止弃标、违约等情况发生，应当要求2家以上中标，保留第2中标商(即如果第一中标商违约，则由第二中标商接替履约)，也可以同时多家中标，比较供货与服务质量。曾有恶意中标者坦言，低价拿标压根就没有打算给图书馆配正价书，全搞特价，靠行贿开路，行贿失败就弃标，甚至不惜不要违约金，赌一把，十次成功一次就够了。可见一两万履约保证金是不够的，可以适当提高履约保证金。

2.4 抓好采购过程控制

2.4.1 订购目录的合理确定

书目质量是采购质量的前提，没有优质的书目信息源，何谈优质图书采购呢？遗憾的是迄今尚无真正的“中国书目”或“中国可供书目”，也就是说，图书馆很难在一个书目信息源获得全部的图书信息，尤其是正价书信息。某民营书商号称的“中国可供书目”，检索一下高等教育出版社、外语教学与研究出版社等大社、名社的图书信息，尤其近3年的图书信息，其劣质程度一目了然。CIP数据覆盖率不行，信息不准确，价格昂贵。中版通公司的“中国可供书目数据库”信息滞后，不能反映现实的可供状态，图书馆文献采访工作无法使用其书目信息[3]，况且，ISO、EXCEL、DBF格式的采访数据价格5-10元/条[4]，图书馆希望得到某领域的全部书目，动辄上万条数据，甚至数万条数据，根本买不起。因此，图书馆应根据图书需求调研，确定核心需求学科领域，遴选核心出版社，向出版社直接索要书目，此外，也可向大型新华集团索要书目信息，一般都会免费提供，即使不合作，他们也乐意开发潜在用户。大部分中标商提供的书目需要认真审核，仅供参考使用，通过分类、出版社、出版时间等要素筛选优质书目。汇总各书目由读者推荐，最好是专家与广大读者推荐相结合。有条件的图书馆采用图书荐购系统更为方便、准确。

复本数确定值得图书馆重视，切不可拍脑袋，这种3本，那种5本，这种10本……尽可能压缩复本，扩大品种，再根据流通情况及时增加采购必要的复本。

政府采购“需要相当长时间，快则3个月，慢则半年。这段时间里因为供应商未确定，日常采购业务只能暂停，现采工作暂停，订单积压等影响了图书馆文献采访的连续性”[1]，这种情况是不应该出现的。图书馆可以在这段时间里完成招标订单，如果招标前完成订单最好，可以招标前公示采购清单，让投标公司根据自己的实力进行成本测算，合理报价。

2.4.2 依法应对供应商拒配图书

供应商中标价是所有采购图书的平均价，部分采购价高于中标价是非常正常的，是应该采购配送的，但现实中，有的书商因出版社进货量太小而拿不到批发价，或因出版社批发价高于中标价，为追逐利润，找理由拒配这些图书。针对这种情况，图书馆应在招标合同中明确“凡中标商反馈‘脱销’、‘包销’等无法配送的图书，经图书馆向出版社核实，如果出版社有书可供，则定性为‘拒配’；图书馆直接从出版社采购拒配图书，并从中标商配书总实洋中扣除拒配图书10倍的款项”。有了类似的法律保障，图书馆的任务就是核实拒配图书和直接采购拒配图书，以及提供证据扣减中标商的书款支付。相信有1例拒配处罚兑现，中标商就会因此而纠正拒配行为，关键在于图书馆能否坚持原则，兑现处罚。

2.4.3 严格控制验收

中标商图书发货前，须将发货电子版清单发送到图书馆，图书馆将清单发给图书采购领导小组所有成员，要求与提交的采购清单抽查核对。如有塞书，警告并退回。招标合同中也应对塞书给予处罚，因为塞书给验收增加了负担，支出了人力成本和时间成本。符合采购订单而因印刷、装订等不符合需要无条件退回、调换也应写进合同。

2.4.4 严格控制现场采购

图书馆对现场采购需要明确几条原则：(1)正价书现场采购尽可能到出版社、大型新华集团等场所实施。如果在民营书商仓库选书，图书馆务必提醒选书专家特别注意精挑细选，回避特价书(除非特价书现场采购)。(2)不要求“必须选XX万元的图书”，可以要求选书不得超过XX万元，宁缺毋滥。(3)要求选书专家对选书负责，提出选书细节要求，如出版时间、学科类型等。(4)必须现场带走选书数据，采集器数据处理须在图书馆2人以上现场监督下完成，严防数据调包。

2.5 依法应对违约

通过上述采购流程与严格控制，可能会使能力差的中标商或不盈利的中标商中途违约，终止合作。一旦出现这种情况，必须启动应急预案：(1)严格按照招标合同处罚违约行为。(2)立即启用第2中标商或其他中标商继续采购。为防止第一中标商把订单中利润高、容易采购的图书配送后，放弃“硬骨头”，招标合同对这种行为应有足够的处罚规定。

2.6 采编部主任应积极作为

图书馆采编部(资源建设部)是负责图书采购的部门，部主任则是图书采购的核心角色，因为书目收集、订单确定、验收等核心环节都是部主任控制完成的。馆长往往只关注采购目标的完成情况和采购质量情况，无暇关心细节，而恰恰那些细节决定了采购质量。因此，采编部(资源建设部)主任须有淡泊名利、坚持原则、乐于奉献、敢于碰硬的精神。图书馆采编部主任应谨记职责，不负重托，严把图书采购质量的大门。

3结语

无论政府招标，还是图书馆自主招标，图书馆总是要面对可能出现的不良书商。特价书冒充正价书、拒配高折扣图书是图书馆图书采购无法回避的问题。书商的首要功能是把图书馆需要的书买到，而图书加工的很多业务完全不需要书商提供[5]，不应该让加工服务等所谓的专业服务把具有优质供货能力的馆配商拒之门外。

纸本图书采购的重要角色是高校图书馆，而“据中国之声《央广新闻》报道，多个省市区近日陆续发布普通高校学费上调信息，部分省区平均涨幅高达50%”；“有教育方面的专家建议，高校在经费使用上应有论证和监督体系，要加

参考文献：

[1] 王莉.招标采购模式下的图书采购质量保障[J].图书馆杂志,2013,(11):61-64.

[2] 牛振恒.图书现场采购存在的问题与对策[J].情报理论与实践,2007,(6):794-796.

[3] 杨会.面向文献采访需要的可供书目信息数据库系统[J].图书情报工作,2012,(Z2):86-88,99.

[4] 中版集团数字传媒有限公司.书目数据销售及代加工价目表[EB/OL]. http://www.cbip.cn/space/?action-announcement-id-7，2014-08-07.

[5] 牛振恒.图书馆图书编目业务外包须慎重[J].图书情报工作,2007，(8):80-83.

[6] 满朝旭. 中国多地普通高校学费上调部分涨幅达50%[EB/OL]. http://news.sina.com.cn/c/2014-08-07/120030646761.shtml.2014-08-17.

(责任编辑：朱爱瑜)