推广应用电子发票提升招标采购的质量和效率

摘 要：近年来，国家大力推广物资招标采购，将电子发票应用到招标采购领域，是提升招标采购质量和效率的重要举措之一。本文分析了招标采购行业发票处理的现状及存在问题，介绍了电子发票目前的应用情况，以及与传统纸质发票相比的优势，并对电子发票应用到招标采购领域的重要意义进行了探讨。

关键词：招标采购；电子发票；推广应用

近年来，各企业积极响应国家政策要求，大力推广物资招标采购。随着招标业务规模快速增长，相关发票数量大幅增加，由此产生的问题也逐渐增多。随着电子信息技术广泛应用，国家推出了电子发票，目前电子发票已得到大范围推广和应用，且产生了显著的经济效益和社会效益。如果将电子发票应用在招标采购领域，必定能极大地提高招标采购效率、降低招标费用、节约招标成本。

一、纸质发票在当前招标工作中的应用情况

在招标工作中，涉及的发票主要有2种：一是投标人购买招标文件的标书费发票，二是收取中标服务费后开具的中标服务费发票。据统计，某招标代理机构自2015年5月到2015年底，完成的招标项目300余个，涉及开具的标书费发票和中标服务费发票超过3000张，平均一个招标项目就有10余张发票产生。

如此多的发票，目前多由招标机构财务人员手工开具，再分发到各招标业务人员手中。招标业务人员根据发票上的招标编号和发票单位名称，一一核对后，采用开标现场发放或者开标后邮寄的方式，将发票交给投标人，并对每张发票去向进行登记。

就目前纸质发票在招标工作中的流转程序看，主要存在以下几方面的问题：

一是纸质发票处理方式繁琐，耗费时间长，效率低下。一方面财务人员不仅要认真核对开票信息，手工开具纸质发票，还需要清理发票数量，并进行分发。另一方面招标业务人员拿到发票后，也需要耗费大量的时间和精力才能将发票发送至投标人，不仅工作量大、效率低，而且容易出错。

二是纸质发票流转过程不安全，存在丢失风险。纸质发票流转过程不安全，经常需要人为携带，或者采用邮寄方式发送。在携带或邮寄过程中，有可能丢失。一旦丢失，想要找回绝非易事，而要重开，程序也相当繁琐。

三是纸质发票成本高，既不经济也不环保。纸质发票在使用过程中的成本包括印制成本、购置成本、打印成本以及邮寄成本等。尽管单张发票产生的费用不多，但如果开具量大，常年累积下来的成本也十分惊人。

四是纸质发票信息查询不便，发票去向难以跟踪。工作中，投标人经常会询问招标业务人其发票是否开具，以及什么时候能收到。发票是否开具，财务系统中可以查询。但招标业务人员没有查询权限，只能辗转询问财务人员。发票是否及时发放至投标人，如果业务人员未做登记，发票的去向根本无从查询。

上述问题在一定程度上影响着招标工作的质量和效率，特别是直接关系到招标机构的服务质量和公共形象，很多管理者苦思不得其解，但如果采用电子发票，以上这些问题都能迎刃而解。

二、电子发票的应用及其优势

1.什么是电子发票

电子发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的以电子方式存储的收付款凭证，其形式和内容与纸质发票完全相同，实质上是纸质发票的电子映像和电子记录。

2.电子发票的应用情况

进入21世纪，全球电子商务迅速发展，欧盟、美国、日本等发达国家率先推广和应用电子发票。我国在2012年5月，发改委发布相关政策，推广应用电子发票。2013年6月，我国首张电子发票在北京诞生。此后，随着某些电商相继正式启用电子发票线上系统，电子发票得到更加广泛的应用。根据相关资料显示，自2014年9月至2015年9月，试点企业京东商城、唯品会、中国移动线上端共开出约4000万张电子发票，对应的开票金额为132.75亿元。

随着“营改增”政策在全国范围内大面积推广落实，2015年12月1日，增值税电子发票系统在全国推行。截止2016年3月，全国已开出电子发票6000万份，其中通过手机开出电子发票2000多份。

3.电子发票的优势

与传统纸质发票相比，电子发票主要具有以下优点：

一是便于管理、查询，提高工作效率。电子发票不需要纸质载体，开户登记、发票开具、数据传输等环节都可以通过统一的电子发票系统在互联网上进行。无论是企业或消费者均可以在网上实时查询、下载电子发票。

二是降本增效，提升环保效应。电子发票没有印制环节，不需要纸张，可以大大降低发票成本，同时不需要企事业单位往返税务机关，节省了大量通勤需求和人力成本。同时，电子发票获取快捷，可重复下载，避免丢失，方便售后维权等。

三是推动全社会诚信体系和信用体系的建立。通过信息化手段，税务机关可以及时掌握纳税人的开票情况，对开票数据进行查询、统计、分析，促进企业规范化经营，杜绝偷税漏税行为。电子发票信息可以在税务机关网站实时查询验证，杜绝虚假发票的产生。

4.国家对推广电子发票应用的政策要求

自2012年国家开始试点推广电子发票应用以来，先后制定出台多项政策鼓励、引导电子商务交易与服务平台全面使用电子发票，发挥电子发票对电子商务的促进、引领和保障作用。

2012年2月6日，国家发改委、财政部等八部委发布《关于促进电子商务健康快速发展有关工作的通知》，表示2012年将对北京、广州等20余个城市开展网络（电子）发票应用试点。

2012年7月，国税总局发布《网络发票管理办法（征求意见稿）》，积极推广网络发票，并力争在3年内推广到全国。

2013年3月，国家税务总局新出台《网络发票管理办法》进一步规范了电子发票的开具和使用。

2013年12月，国家发改委、财政部、税务总和国家档案局四部委联合发布的《关于组织开展电子发票及电子会计档案综合试点工作的通知》，提出要加速规范电子档案电子化、完善电子发票输出系统和企业电子会计的对接。

2015年12月1日，国家税务总局颁布实施的《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》明确规定，增值税电子普通发票其法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。

三、在招标采购中应用电子发票的重要意义

在招标工作中推广应用电子发票，必将极大地提高招投标工作质量和效率，主要表现在以下几方面：

1.减轻招标工作量，提高招标工作质量。对于招标工作中产生的标书费发票和中标服务费发票，可以在税务系统中在线开具，在线生成，投标人可网上查询并下载发票。这期间招标业务人员完全不需要去插手此事，也不需要将大量时间花在清理和分发发票这类琐碎的事情上，这样才能有更多的精力去处理好其他招标事宜，从而提高招标工作质量。

2.操作简便，提高招标工作效率。电子发票通常在交易发生时在线实时生成，实时发送，并可随时查询。如果系统软件功能比较完善，只要收集好发票开具信息，这类电子发票完全能自动在线生成，且不需要花费太多人力去管理，由此可极大提高招标工作效率。

3.节省招标成本，提升招标效益。纸质发票通常需要一至两个专人以及一台专门的印刷设备进行开具。而如果采用电子发票，那么开票设备、开票人员均不需要专门配备，也不会存在发票纸张成本、发票邮寄费用等。这样能节省不少开支，相应地也就增加了招标效益。

四、结束语

在国家加快推进基于“云计算”和“大数据”作为支撑的“互联网+”行动发展的今天，电子发票必将得到大规模的推广应用，不久的将来势必成为主流，完全取代纸质发票。企业在招标工作中率先引入电子发票，抢先使用先进的技术手段，抢占制高点，对于降低企业成本，提升企业竞争力有着长远的战略意义。

作者简介：李辉（1983.06- ），性别：女，民族：汉，四川省仁寿县（籍贯），中级经济师（职称），大学本科（学历），研究方向：物资招标采购