办公自动化理论在见习中的应用问题——以广东石油化工学院文秘见习生为例

张海鹰 涂宇苗 梁 沛

（广东石油化工学院）

办公自动化理论在见习中的应用问题
——以广东石油化工学院文秘见习生为例

张海鹰 涂宇苗 梁 沛

（广东石油化工学院）

大学生见习是教学实践的重要一环，文章以广东石油化工学院文秘见习生为例，探究了办公自动化理论在见习中的应用问题，并以此找出解决方案，对高校人才培养和大学生就业将会奠定一定的理论及实践基础。

办公自动化 见习 问题 对策

大学生见习是教学实践的重要一环，一是检测学生课堂理论学习的效果，二是促进教师结合实际，调整教学策略，改进教学手段，提高学生自主学习的能力，进一步促进大学生与社会接轨。今年广东石油化工学院文秘生见习虽然时间仅一周，但将我们在学校已学到的办公自动化理论知识在企业得到了一定的巩固和拓展，并找出课堂学习实践与企业实战的差距，对今后的学习以及将来的就业打下了坚实的基础。本次见习同学被分为了两组，一组与企业人员一起做项目，一组进入办公室学习，在整个见习中，两组同学都有深刻的体验和收获。

在这次见习中，其中一组见习生在人力资源主管的带领下了解了国营企业的文化，参与了企业工作人员对其优秀员工的宣传及推广工作。通过实地采访、负责制定拍摄视频计划、制作PPT等一系列工作，巩固了在学校实训时所操练过的一系列媒体软件和办公自动化软件。例如用微信推广——制作易企秀、用视频推广——会声会影剪辑、用文稿推广——采访稿的实例撰写等。虽然宣传推广与企业的要求有一定的差距，但我们同学学习能力强，在大家共同的努力中，体现出了团结合作能力，超高的办事效率和精益求精的办事理念，彰显了大学生的朝气蓬勃，给该企业带来新鲜活力的同时，我们同学的综合素质也得以提高。

纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行，除了巩固学校的一些实训操练外，作为一位文秘学生，更应当学会如何在办公室进行有效的工作和沟通。一组见习生被分配到了经理办公室、安全部、非油品部等部门，深入了解到见习企业办公自动化系统的管理和工作。常规的工作一般概括为：工作流、协同工作、知识管理、公文处理、行政办公等。具体来讲工作流是指进行流程的配置工具和自动运行的工作流引擎，；协同工作是以工作流引擎为基础，为企业各部门员工提供了强有力的沟通手段；知识管理则是对企业内部的文档进行有序管理，提供强有力的检索功能和权限控制；公文处理是公文处理是办公自动化中非常重要的组成部分，对收发文进行管理、文件修改、审批，流程查看等；行政办公是在企业办公自动化系统中包括的企业日常行政办公的常用流程，如信息发布、会议管理、工作计划、会议室预定、出差申请、办公用品管理、财务报销、文件流程等，以帮助企业提高日常办公的效率的工作。虽然见习时间少，没有将全部的办公自动化管理进行一个熟练的运用，但对我们办公管理的整体素质有一个提高。

见习生通过细心观察和实践，对比课堂及实训所学还是有一定的差距。

第一是学生气息太强，不能更好的以企业的角度来对人物进行一个很好的宣传和推广。其集中表现在宣传视角单一、不能灵活运用所学知识、没有做到通过细节展现人物精神、对企业文化了解不深入，对于视频的剪辑不够完善，图片处理不够专业、拍摄的角度不够得当、后期视频的剪辑和情感的表达不到到位等问题，但综合来看，学会发现问题对于见习生来讲也是一个提高。

第二是对办公自动化不能进行深入的了解并熟练的掌握办公自动化软件。 只是简单把办公自动化理解为办公过程中的先进技术和设备的使用。而实际上通过实现办公自动化来提高的是管理机构的决策效果，即便是中层职能管理部门的管理信息系统， 其目的也是如此。管理的全过程是从最底层的业务流程中搜集、处理、汇总过程，最后用于决策。并非是单一的设备操作，作为一名文秘学生更应当有一定的洞察力以及整体的决策力。

第三是办公自动化设备与系统维护意识不强。为了保障办公自动化系统的成功实施，在见习实践中不能做到定期巡查办公自动化系统运行情况以及临时故障的处理。当系统发生故障时，本应及时排除故障，尽快恢复系统的正常运行，并做好系统维护日志；掌握系统的所有功能，能及时回答使用者的提问；认真听取各部门流转人员的意见，优化办公流程，使办公系统模块功能更贴近企业的实际情况及时界定办公角色。办公自动环境并非只是单一的使用设备，更应当懂得设备的维护和简单的应急处理。

基于见习凸显出来的一系列差距和问题，解决方案如下：

对高校，要重视培养学生与社会接轨的能力，要以就业为导向，以社会需求为核心进行教学方案的制定和人才的培养。具体来讲是以针对本科学生的学习特点进行办公自动化课程设计，创新教学方法。要做到有效发挥学校、教师的主导作用，紧抓本科学生的学习特点， 避免单一的教学方法，采用多元化的、创新性的教学方法，如建立互动小组、采用任务驱动等方法，充分调动学生学习的积极性，提高学习效率，引导学生有效地将理论知识转化为应用技能；二是强化教学互动，开展实践教学。教师和学生双方都要充分发挥主观能动性，加强师生之间的讨论、交流和相互促进，从而加深学生对课程内容理解，提高学生操作能力。三是采用基础操作案例和综合场景案例教学方法。前者用于知识点讲授与实践，后者用于综合应用实践。办公场景操作是办公自动化课程内容的综合应用，所以办公场景的案例教学应贯穿于整个课程之中。在案例教学中，教师不仅要讲解案例内容和对应操作方法，也应着重讲解为什么要使用这些操作方法，在哪些办公场景中需要应用，以提高学生的应用能力。如在案例中，讲解Word中制作红头文件和商务公文等操作。只有在正确的引导与互动及专业配套老师的讲解，才能让学生更好地理解所学知识并加以广泛的运用。

对学生，第一要在教师的指导下，努力学习和巩固所学知识并能加以运用和熟练掌握，充分发挥大学生自主学习探究的精神，对课堂老师所讲知识进行拓展和实操，精专的掌握一些重要的办公软件，例如会声会影、易企秀、PS、单反等相关网络工具的运用。其次是及时发现问题进行改进和提高，只有这样才能更好的发挥学生自主学习的能力。第二文秘意识的培养和提高，在智慧型办公环境中，除了对办公软件的掌握和运用以外，更应带学会决策和分析问题的能力。作为文秘人员，要有一定的敏锐度和洞察力，决非简单的办公设备的使用，只有进一步提高文秘意识，才能在未来更先进的现代化办公环境中得以发展和提高。三是多进行实战演练，比如深入企业进行实习、接手相关办公自动化项目等方式来进一步巩固和提高所学知识，并能够与社会接轨，逐步培养自己适应市场的需求。只有三者结合起来，才能更好的达到见习的目的，并为将来就诚然，学生的实践最终目标还得适应就业需求，总体来讲一是更新观念，强化意识。必须充分认识办公自动化建设的价值、作用和意义，企事业单位办公自动化建设的好坏是衡量一个单位现代管理水平高低的重要标尺之一，从坐、等、靠、要及观望、求稳怕乱、安于现状的陈旧观念中解脱出来，消除重硬件、轻软件，重理论、轻应用，重技术、轻管理等认识上的误区，强化办公自动化意识和观念。从办公自动化学习到企业进行见习实战操练，增强改变传统办公手段的信心，同时，学会在技术上要采取多方面的措施，确保办公自动化系统安全可靠。二是联系理论，加强实践。学校是一个练兵的大舞台，有很多活动可以让文秘专业的学生承担策划“组织”服务工作。在承办活动的过程中，学生不仅把自己平时在课堂上学到的知识技能充分展示出来，同时，因为活动进行的过程中随时都可能会遇到一些突发事件，这对学生的心理素质和应变能力就是一种考验和锻炼。三是加强学习，提升技能。办公自动化如同计算机、网络一样，本身只是一种技术、一种工具，主要是应用，离开了应用，办公自动化就毫无价值，所以应该熟练使用办公设备，灵活地应对事务的变化，加强协同性。可推行办公自动化系统的初期，遵循边建边用边受益，逐步完善的原则，最终能够运用一个完整的、合理的、有效的办公自动化系统。师生都应转变思维方式，切实以应用型人才需求为培养目标，改进实践环节，适应社会需要。

业打下一个坚实的基础。

可见，熟练使用办公设备、推广和实施是办公自动化应用的一种趋势，也是企业人才必备的技能，师生都应转变思维方式，切实以应用型人才需求为培养目标，改进实践环节，适应社会需要。

张海鹰 涂宇苗∶广东石油化工学院中文系学生

通讯地址：广东省茂名市官渡二路139号广东石油化工学院中文系梁沛 邮政编码：525000

梁沛 广东石油化工学院