浅议高职院校图书馆档案管理新思维



浅议高职院校图书馆档案管理新思维

景芳

（延安职业技术学院，陕西延安716000）

[摘要]高职院校图书馆档案管理是为师生提供以信息为核心的综合信息管理与服务工作,是高职院校教学和科研工作的桥梁和纽带。文章从图书馆档案管理工作过程存在的问题现状入手，阐述新思维，对高职院校档案管理提出具体途径与举措。[关键词]图书馆档案管理；信息综合管理；举措

随着电子信息社会的到来，高职院校图书馆档案管理将从面向历史文献档案管理与研究，转而面向以档案信息为核心的综合信息管理。为做实做细图书馆档案管理工作，高职院校图书馆可借助校园网和互联网等信息平台，采取“两条腿走路”，也就是纸质档案与电子档案同步发展，同步留存等。以此做好图书馆档案信息资源管理，信息组织与检索，信息系统与信息技术，信息安全与防护等。而目前各高职院校图书馆档案管理大多仍停留在传统的抄抄写写等低层次水平上，这与高职院校的快速发展和信息化时代对档案管理的高标准要求不相适应。

一、高职院校图书馆档案管理的现状及存在问题

（一）从上到下思想认识不到位，特别是领导重视不够

图书馆档案管理工作，可为学院及图书馆领导提供有关图书馆方面准确的数据和全面详细的信息。领导通过对有关信息的掌握，有关数据的分析，得到具有一定借鉴意义的决策参考和管理信息，将为学院及图书馆领导决策，编制图书馆发展规划、总结年度工作等提供重要参考依据，也为图书馆及学院发展积累了全面、可靠的信息资料等。

图书馆档案管理和其他档案管理工作一样，同样存在着“说起来重要，做起来次要，忙起来不要。”由于从上到下思想认识上的不到位等，致使高职院校图书馆平日的文件、文书、书库档案及后勤设备档案等都四处放置，没有统一归类集中保存。

（二）图书馆档案管理不规范，不科学

1、图书馆档案管理是条块分割、各自为政，自我封闭、重复性大。主要表现在以下几个方面：一是未设立专人进行管理，只有在评估或者验收时，由其他岗位人员临时代替；二是存放环境不固定，今天在这放，明天又移到别的地方，势必造成丢失等现象；三是保护措施不力，档案放置地点未采取必要的防潮、防火、防虫等保护措施；四是管理制度不健全，从而使得图书馆档案存在着失盗、凌乱，需要的时候难以查找等现象。

2、按经验管理办事，随意性过大。如：档案管理中的编目立卷工作缺失有序化，有序化的缺失使得档案信息缺乏门类和专题的整合。

3、没有专业的图书馆档案管理人员来管理，业务工作能力不强。高职院校图书馆档案管理人员应按时参加省市档案管理职能部门举办的继续教育培训及档案业务各类培训，以提高图书馆档案管理人员的业务工作水平和能力。

（三）制度不完善，图书馆档案管理人员素质有待提高

现今高职院校大多是原中职合并或者（升格）建设而成，这势必造成多个校区管理的程度、水平和层次上的差别，管理制度都不够完善。各校办学类型，办学层次，图书馆工作情况，学科专业等方面差别过大，致使图书馆档案信息内容庞杂，不规范，难以集中统一整理等。因此，加强多校区管理下高职院校的图书馆档案管理制度的制定和完善刻不容缓。另外，图书馆管理人员年龄差异以及知识水平差异对图书馆档案管理也存在不同的认识，也没有英语专业基础知识等。档案管理人员应该学习掌握基本计算机系统和网络安全防护知识。这样就很难实现图书馆档案信息的开放性传递，实现资源共享等。

（四）软硬件设施设备配备不到位

由于种种原因，高职院校图书馆大多仍没有实现设施、设备的现代化，图书档案的分类、编目、存档、归类、整理以及读者对文献的检索等等工作还通过传统的手工操作。没有配置专门的档案库房，库房内未配备去湿机、防虫、防火、防盗等设施设备。未建立电子信息档案库，安装档案管理软件，提高图书馆档案管理中存储、处理、开发利用档案信息的能力，实现图书馆档案管理的信息化、现代化。

二、解决高职院校图书馆档案管理存在问题的对策与办法

（一）争取学院及图书馆领导读一图书馆档案工作的重视

图书馆档案资料和其他档案资料及文献信息资料一样，也是一种宝贵的信息资源。作为图书馆档案管理人员则应多方呼吁，寻求学院以及馆领导对图书馆档案管理工作的高度重视和大力支持。将图书馆档案工作纳入图书馆年度工作计划，配合领导决策，及时准确地提供档案信息。图书馆设置档案专用库房和柜架，购置档案柜，订购档案盒。配备温湿计、去湿机、防虫、防火、防盗等设施设备。这一系列的举措得到学院领导与图书馆内外部的认可同意后，才能不断丰富充实图书馆档案的内容。

（二）图书馆档案管理网络信息化势在必行

1、在某种意义上说,图书馆档案是“图书馆历史文明和文化之母”。图书馆档案管理人员要高度树立档案信息化意识。做好图书馆档案资料电子信息化工作，建立图书馆档案信息网络和档案信息资源数据库。图书馆建立电子信息化档案后，用计算机技术进行检索，将会大大提高检索速度和准确率，通过网络终端，用户可以立刻直接查寻到所需的保存在计算机中的数字化的文件内容。

2、耐心细致做好图书馆电子信息档案的收集、整理、编撰、统计和提供利用等项工作。利用网络资源，做好与学院办公室及兄弟院校的交流与合作，实现图书馆档案电子信息资源的共享共用。制定必要的安全保证措施，确保电子文档的安全性与完整性。进一步完善图书馆档案检索体系，编制案卷目录，专题目录。

3、借助校园网这个信息平台，采取“两条腿走路”，也就是纸质档案与电子档案同步发展，同步进行。如建立全宗卷、立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、检查记录、全宗介绍等纸质档案材料迎接上级有关部门检查评估等。同时，向全院师生及学校各部门，社会公众提供档案信息的全文查询和浏览服务等。

4、可将图书馆信息资源进行开放与不开放划分，并明确指出那些档案信息能够以全文的形式公开，那些档案信息只能公开标题和内容提要，那些信息暂时不做公开等。

（三）建立健全图书馆档案管理各项规章制度，提高图书馆档案利用率

1、增强档案安全安全意识和效能，制定完善的图书馆档案管理制度。如：建立《图书馆档案借阅登记制度》，凡利用者须按规定办理利用手续，并填写《档案借阅登记本》等。

2、制定图书馆《电子信息文档归档与档案管理办法》。第一，建立统一的信息平台，使得档案收集、档案整理等环节完整有效的发挥作用。第二，高职院校升格（合校）图书馆专业门类庞杂，造成图书馆档案只是习惯性无序存放，加强高职院校图书馆档案管理意识，制定完整的收集和管理制度，提高档案的利用效率。

3、加强电子信息文档归档和管理，建立电子信息文档档案信息网络和档案信息资源数据库。组织修改人员编写《图书馆使用手册》、《图书馆入馆指南》等对读者进行宣传教育。

4、强化档案管理人员服务意识，加强其业务学习，并适时参加省市档案管理部门举办的档案业务培训。

总之，高职院校图书馆档案建设是一个循序渐进的求新求变过程,只要全院上下特别是图书馆全体员工在思想认识上高度统一，不断创新完善各项规章制度,促进图书馆档案管理信息化,图书馆档案工作者在工作中不断积累经验，努力学习现代电子信息及计算机网络信息管理知识等，积极探索数字化，电子信息化档案建设的新思路和新途径，不断实现图书馆档案管理的信息化、电子化、科学化、网络化管理，为高职院校科学发展做出应有的贡献。

参考文献

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[2]范烨.吕鸿略.高校图书馆应加强档案管理工作[J].情报探索，2007，（6）

[3]施振宏.高校图书馆档案分类体系研究[J].图书馆论坛，2006，(2)

[4]曾庆霞.高校图书馆档案管理问题的思考[J].科技情报开发与经济，2005.

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Jing FFaanngg

(Yan'an Vocational and Technical College, Yan'an Shaanxi 716000)

Abstract:Vocational college library archives management is to provide the information as the core of an integrated information management and service work for teachers and students. It is the bridge and link between teaching and research work in higher vocational colleges. From the status quo of library archives management, new ideas are elaborated, specific ways of higher colleges records management are put forward.

Key words:library records management; integrated information management; initiatives

[收稿日期]2015-07-28

[文章编号]1674-6198（2015）04-0107-02

[文献标识码]A

[中图分类号]G270

[作者简介]景芳（1967-），女，陕西洛川人，延安职业技术学院图书馆档案馆员，从事图书馆档案管理及学生档案管理。