浅析图书档案管理的发展史

程燕娥

（延安科技馆，陕西 延安 716000）

档案是国家机构、团体、社会组织、企事业单位等在社会活动中形成的具有保存、查备价值的文字、图像、声音等各种形式的原始记录，它是历史发展的见证，对历史资料的积累、历史原貌的保留有着十分重要的作用。但档案也有其产生、成长的过程。本文将通过图书档案管理的形成、现状及未来发展趋势来阐明图书档案管理的发展历史。

一、图书档案管理的形成

我国的档案起源于原始记事。从最早的口耳相传、原始实物记事、图画记事等具有备忘、信约作用的原始形态一直到文字的产生，才为档案的形成提供了社会的可能性。而我国历史上给我们最早留下档案文字材料的是商朝的甲骨档案。它为我们研究商朝历史，商朝的档案和档案工作提供了最直接可靠的依据。至西周时期，金文档案——继甲骨档案后我国历史上又一种珍贵的特有的历史档案，是档案管理的又一发展。至汉朝时期，统治者更加重视档案的作用，积极收集、保留、利用前朝留下的档案，这就推动了档案管理的进一步发展。汉朝司马迁的《史记》与班固的《汉书》更是档案发展的历史证明。到了清朝前期，一案一卷制度，即把同一事件所形成的全部档案，依照一定顺序，粘连成帖，并于接缝处钳盖印信，组成案卷并编目登记，这便是现代档案管理的雏形。在新中国成立后，国家更加重视对历史档案的收集与整理。1954年11月8日，国家档案局的成立及《关于加强国家档案工作的决定》等的颁布，更是从机构和制度上对档案管理工作加以重视，从而使档案更好发挥其历史佐证的作用，实现其应有价值。新时期，档案学研究局面出现繁荣景象，这也说明了档案在记录社会发展中越来越成为不可或缺的一部分。

二、图书档案管理的发展现状

以纸张作为载体的档案和以新型材料作为载体的电子档案是两种不同的档案信息存储方式。以纸张作为载体的存储档案手段经历了上千年的历史演变在当今信息化高速发展的时代依然以其强有力的生命力在档案历史发挥着重要作用，并为广大档案工作者所认同。以新型材料为载体的电子档案是档案现代化的标志，也是档案管理工作在社会不断发展中的必然之势，同时也被越来越多的档案工作者所接受。对于这两种历史发展中产生的档案管理手段，我们应更加客观、全面地认识和掌握其特点和存储查备规律，使其更好地为图书档案管理工作服务。

电子档案虽已成为现代档案管理的重要标志，并在很多领域，很多行业因其传递信息速度快捷、高效，以及在检索、展示上的直观、全面而代替了纸质档案。档案管理的现代化既能适应档案发展的趋势，又能提高工作效率，因此有着非常广阔的发展前景。但在目前我国档案管理事业发展阶段，纸质档案并不能完全退出档案的历史舞台。在相当长的一个时间段里，纸质档案和电子档案仍将在各自适合的领域发挥其历史佐证的作用，并在发展中互相学习、互相补充、彼此借鉴，共同发挥“历史记忆”的作用。

三、图书档案管理的发展趋势

社会的发展进步促使科学技术朝着更高端、更便捷的方向迈进，而与之相随的计算机、办公自动化以及互联网的不断发展与广泛应用对档案从纸质形态向以新型材料为载体的电子档案的转化起到了促进和推动的作用。电子档案在未来的机关、团体、企事业单位等的档案管理中将成为主流形式，更广泛的影响档案工作的发展。档案承载体的变化对档案管理者及普通大众都会产生十分明显的影响。由于电子档案的使用及记录形式与传统的纸质档案不同，因此在使用时会给档案管理者提出新的要求和考验。

以新型材料为载体的电子档案是社会发展和现代科学技术进步的产物，也是档案现代化的标志。它具有一些纸质档案无法比拟的优越性，在档案管理界越来越多的被使用。

四、以新型材料为载体的电子档案具有以下特点：

1、电子档案的信息存储量非常丰富。电子档案的存储以磁盘、磁带和光盘为主要介质。这些介质具有非常高的密度，可以容纳的信息量非常庞大，这就减少了档案的存入数量，给档案管理人员的工作带来了很大便利，既简化了查找检索程序，又提高了办事效率。

2、信息存储与转化的速度快。电子档案以计算机为载体，通过数字和代码处理信息，已达到我们平时在计算机上可以看到，可以听到的具有具体性的信息。这就为档案的提取与使用奠定了坚实基础。

3、档案存储内容的丰富性和存储周期的可延续性。电子档案与纸质档案不同，它的内容更加丰富多样。传统的纸质档案大多以文字为内容，最多加以简单图片说明。而电子档案则不仅可以记录、存储文字内容，他对于图片、图像、声音、视频等形式的资料都可以进行“记忆”，这就大大丰富了档案的存储内容，使档案呈现手段更加灵活多样。同时，电子档案的存储周期具有可延续性。传统的纸质档案在保存上对档案室环境的要求很高。档案室除具一定的规模外，其内部还必须配有空调机、除湿机等保证通风的设备，以保证纸质档案不会潮湿、腐烂，从而影响档案的使用。但电子档案不同。电子档案的生命周期是由电子档案内容而定，而保证电子档案生命周期的存在，取决于载体的寿命。电子计算机作为电子档案的载体，其软硬件的生存周期和载体所载档案与电子计算机软硬件平台具有一致性。因此，只要我们对电子计算机进行定期的检修与维护，保证其系统的完整性与安全性，那么以电子计算机为承载体的电子档案就会一直保持良好运行，发挥其历史作用。

概括而言，档案，作为十分重要的历史记忆，它的产生与发展并不是一蹴而就的，它有着漫长而坎坷的历史过程。它的发展和进步与社会的发展和信息技术的每一次变革都有着息息相关的联系。因此，我们在认识档案成长历程的同时，更应了解档案的每一步发展带给我们的历史记忆。我们应以此为契机，合理利用档案，使其在机关、团体、企事业等单位中发挥更大的作用。

[1]刘果莲.图书档案工作是保障科研有序发展的基础[J].山西经济管理干部学院学报，2006，4.

[2]邱晓威.电子文件与电子档案的管理问题与对策[J].中国档案，1999（3）

［3］周倩.科技图书馆知识服务发展研究[J].情报理论与实践，2007，1.