一地方中小炼油企业物资器械采购的问题及对策研究

刘 慧

(中国石油大学胜利学院 文法与经济管理学院,山东 东营 257000)

一地方中小炼油企业物资器械采购的问题及对策研究

刘 慧

(中国石油大学胜利学院 文法与经济管理学院,山东 东营 257000)

关于炼油企业采购管理的研究大多集中于关键原材料——原油的采购管理,而忽视其他物资器械的采购管理,这样会直接影响企业的正常生产经营。地方中小炼油企业应该同样重视其他物资器械的采购管理,制定科学的供应商选择评价指标体系和规范的采购程序,提高采购人员素质,健全供应商信息管理系统,加强供应商关系管理等,全面提升企业整体采购管理水平,确保企业正常生产经营活动的开展。

炼油企业;物资器械;采购管理;供应商管理

据了解,地方中小炼油企业生产经营所需物资采购一般分为四类:原料油采购、水电供应、物资器械采购和工程物资采购。其中,原料油作为地方中小炼油企业生产经营的关键物资,在采购支出中占主体,地位十分重要,由专门成立的原油采购中心负责。水电作为生产经营的动力来源,由生产部门负责联系地方相关水电部门来供应。工程采购是指工程项目中所需物料的采购,由工程项目部负责。物资器械采购是指除了以上采购物品外的一切物资采购,由物资供应部负责。关于炼油企业采购管理的研究大多集中于原料油的采购管理,而忽视其他物资器械的采购管理,致使其存在诸多问题亟需解决。笔者将对地方中小炼油企业物资器械的采购管理展开研究,发现其中存在的问题并提出解决的对策。

一、地方中小炼油企业物资器械采购管理的现状

地方中小炼油企业一般设有物资供应部,下设物资采购室和物资管理室,是企业的后勤服务部门,主要起到协调和保证生产的作用。采购室负责各种物资的采购;物资管理室由计划员、库管员、验收员组成,计划员负责对各部门送交的采购需求进行汇总分类,结合现有库存与相关部门沟通最终确定采购数量,并按类别分配给各个采购员;库管员和验收员负责物资的入库、验收、登记台账、发料、结账。

虽然地方中小炼油企业采购的物资器械种类繁多,但相比较原料油的采购成本,其采购金额较小。同时,物资器械采购频率较低,除了大项目、新建项目以及停工检修外,日常的采购活动很少发生。

在物资器械采购中,一般对于价值较大的重要设备、材料的采购项目,企业采用招标方式,即物资供应部陈述招标物料和投标的参与厂商,投标商按照抽签顺序依序发言陈述产品情况,然后由项目代表以及相关的技术、经济、财务等方面的人员组成的评标委员会讨论议标,决定选择供应商。

由于特殊原因无法组织招标的采购项目,如价值金额较小未超过规定的招标金额或急需的物资采购项目等,企业实行非招标采购,即采购员根据市场调研、联合考察组实际考察或以往的采购经验选择备选供应商,然后根据质量、价格、供货及时性和服务水平等评价标准最终选择一个供应商。

二、地方中小炼油企业物资器械采购管理中存在的问题

(一)对物资器械采购管理认识不足,重视程度不够

由于物资器械不属于炼油企业的关键原材料,且采购金额较小、频率较低,加之供应市场供大于求,在采购中处于有利位置,因此企业有一种浓厚的以我为主的“计划色彩”思想,通常采用简单的实用主义态度处理与供应商的关系,对于采购的认识,大多停留在能够及时供货、能够保证质量,或者某些情况下能够按照要求降价等层面。对于如何系统分析供应商资源的特点,如何更充分地开发利用这一资源来实现采购管理,则缺乏系统的规划与管理,缺乏统一的流程和管理规定。

(二)缺乏科学的供应商选择评价指标体系和规范的采购程序

地方中小炼油企业在非招标采购中多使用主观性较强的直观判断法,虽然运作方式简单、快速、方便,但供应商考察人员的分析判断能力是有差异的,掌握的信息详尽程度是未知的,加之未规定各考虑因素的统一标准及所占的比例权重,无法进行量化,因此对供应商的选择缺乏科学性、客观性。

从采购程序上看,采购人员与供应商的选择有直接关系,企业虽实行采购人员轮岗制等控制措施,但因采购人员人手不够或其他原因,实际执行效果并不理想。

(三)采购人员素质亟待提高

地方中小炼油企业物资器械采购种类繁多,而采购人员较少,每个采购员要负责多种不同种类物资的采购。同时,采购人员受教育水平较低,大多为专科文化水平,采购专业知识匮乏,没有参加相关培训,更没有取得采购资格的认证。在实际采购活动中,采购员与供应商选择有着直接关系,其专业知识、道德水平、分析判断能力等综合素质关系到供应商的选择是否合适[1],因此采购员综合素质的低下会严重影响企业采购活动和生产经营活动。

(四)未建立完整详细的供应商管理信息系统

地方中小炼油企业的采购员通常根据市场调研、采购经验或是新供应商的主动联系等方式采集信息,建立供应商信息数据库,通过定期考核供应商,及时更新数据库。但该供应商管理信息系统的建立仍处于起步阶段,信息数据不完善,仅仅包括各供应商的联系方式、地理位置等基本信息,未涉及更深入的信息,如供应商的生产能力、商业信誉、业务能力、发展前景、以往的合作情况等,且信息数据库没有在各部门之间实现数据共享。

(五)供应商关系管理欠缺

由于炼油企业物资器械采购种类繁多、金额较小、频率较低,在总成本中所占比例较小,且供大于求,决定了企业与供应商之间大多是一种纯粹的买卖交易关系,相关人员认为没有供应商关系管理的必要。对供应商除了必要的考察、考核外,在日常的关系中基本没有信息的交流和沟通。企业主动进行供应商研究、细分以及供应商管理策略的实施也就无从谈起。

三、地方中小炼油企业改善物资器械采购管理的对策

(一)转变思想,提高认识水平,重视物资器械采购管理

尽管物资器械采购仅占总成本的小部分,但企业仍然要认识到物资器械采购管理是企业整个采购管理体系中不可或缺的一部分,一个细小环节的改善都可能带给企业巨大的利益。因此,企业应该转变思想,提高认识水平,重视物资器械采购管理,加强部门建设,提高采购人员素质水平,规范采购流程等,使物资器械采购真正成为生产经营的有力保障。

(二)规范供应商选择和采购程序

科学、合理的供应商选择评价指标和采购程序是采购管理的重要组成部分,直接关系着物资器械采购的质量。因此,企业应制定和规范供应商选择评价指标和采购程序[2]。首先,企业应将采购评价标准统一化,并规定相应的权重予以量化,使采购人员选择商品时,能用科学的方法针对企业需求与市场趋势进行合理分析,选择最合适的供应商,不因主观偏见而影响正确策略的拟定和实施。其次,要制定相应的制度来规范采购人员的行为,防止损公肥私甚至违法乱纪行为的发生,如严格实行采购人员轮岗制,严格按照既定工作流程办事,不能随意更改、删减或合并工作流程等。

(三)提高采购人员的综合素质

(1)加强采购人员的政治思想教育。企业要从正面进行思想教育,让企业采购人员认识到自己工作的重要性,树立公司利益第一的观念,使之成为爱岗敬业、有职业道德、守纪律、讲诚信的采购高手。同时，企业可以采取反面警示教育,通过讲述采购违法乱纪行为的后果,为他们敲响警钟[3]。

(2)加强采购人员专业知识的学习。采购工作需要采购人员具备采购专业知识,熟悉、掌握国家与采购相关的法律法规、企业的规章制度,具有良好的沟通能力和娴熟的谈判技巧等。因此,企业要鼓励、支持和督促采购人员学习各种相关理论知识,为采购人员创造良好的学习环境和条件,通过邀请高校教师讲课或专业培训等方式来提高采购人员的知识水平,使其采购行为有经验和理论作支撑。同时,拓宽培训内容,增加相关知识能力如谈判能力、判断能力等的培训,全面提升采购人员的综合素质。

(四)基于分类管理思想,加强供应商关系管理

地方中小炼油企业不同类型物资器械的采购频率、需求数量、价值大小存在明显差异,基于这种差异与分类管理思想,可将采购物资分为战略性物资、重要性物资和一般性物资,并依此将供应商细分为战略性供应商、重要性供应商和一般性供应商,实行差异化的供应商关系管理,降低企业管理成本[4]。

战略性物资包括相对来说价值较大、需求量较多的物资器械,如微机配件、仪器仪表、管子配件、阀门、紧固件等,企业应与这些物资器械的战略性供应商建立长期稳定的战略伙伴关系,保持信息的交流与沟通。同时,进行详细的市场调查和需求预测,设置一定量的安全库存并进行严格的库存控制和物流监控,保证供应的质量和稳定性。

重要性物资包括价值不是太大但保障供应有一定风险的物资器械,如机械模具、焊接材料等。企业应与这些物资器械的重要性供应商建立双赢的合作竞争关系,重视其绩效评价,在保持相对稳定合作关系的同时,关注市场供需状况及变动趋势信息,特别是供应商能力变化等信息,努力控制供应风险。

一般性物资包括价值较低、能标准化生产的物资器械,如油漆涂料、劳保用品、办公用品等等。企业应与这些物资器械一般性供应商建立一般的交易竞争关系,引入竞争机制,尽可能地压低价格,实现企业利益最大化。但要注意,在充分引入竞争、保持成本最低化的同时,还需要建立相对稳定的供应商名单,防止过度竞争带来的物资质量风险。

(五)完善供应商管理信息系统

企业供应商管理信息系统主要由基础信息管理、评价信息管理两个功能模块组成,由物资供应部安排相关技术人员负责统一管理和维护，从组织、资金、技术上给予切实支持和落实。

基础信息管理模块应包括企业物资需求信息数据库和供应商信息数据库。物资需求信息数据库主要包括企业内部各部门所需物资的编码、种类、名称、规格、数量等信息。供应商信息数据库主要包括企业规模、联系方式、产品的质量、种类等基本信息,还包括供应商潜在发展能力、财务状况等以及以往的合作表现等信息[5]。企业要通过各种渠道,如采购人员的市场调研、采购考察组的现场考察、新供应商的毛遂自荐、网络介绍或其他企业的推荐等渠道,尽可能全面、详尽、准确地收集供应商的信息资料。同时要意识到,供应商的信息是动态的,因此要随时对数据库信息进行更新。评价信息管理模块主要包括供应商评价指标和供应商的日常表现信息,用于企业根据实际情况对供应商进行评价打分。

四、结 语

由于地方中小炼油企业物资器械采购种类繁多、金额较小、频率较低,占企业总成本较小,加之物资器械供应市场供大于求,企业占有主导地位,因此,企业物资器械类采购管理存在诸多问题,如对物资器械采购管理认识不足、重视程度不够,缺乏科学的供应商选择评价指标体系和规范的采购程序,采购人员素质亟待提高,未建立完整详细的供应商管理信息系统,供应商关系管理欠缺等。这就需要地方中小炼油企业重视物资器械采购管理,规范供应商选择和采购程序,多种措施提高采购人员的综合素质,运用分类管理思想来加强供应商关系管理,并不断更新和完善供应商管理信息系统。只有这样,才能全面提升物资器械采购管理水平,更好地保障和促进企业正常的生产经营活动。

[1] 赵莉.浅谈企业采购人员素质[J].公共支出与采购,2010(5):47- 48.

[2] 邵施达.供应商选择与评价的指标体系研究[J].企业研究,2014(2):159.

[3] 饶圣根.企业采购人员素质探讨[J].经营管理者,2011(2):128.

[4] 方秦盛.A企业的供应商分类策略研究[J].物流科技,2010(3):142.

[5] 苗进立.供应商信息管理系统的开发[J].山东冶金,2009(2):56.

[责任编辑] 谭爱兰

2015-09-06

刘 慧(1985—),女,山东莱芜人,中国石油大学胜利学院文法与经济管理学院助教,硕士,主要从事企业管理和市场营销研究。

10.3969/j.issn.1673-5935.2015.04.014

F274

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1673-5935(2015)04- 0053- 03