浅谈高校档案信息化

陈琼

摘 要：信息化已成为国际竞争的主战场，而档案作为“信息资源之源”，是社会信息资源的重要组成部分。高速发展的信息时代，高校档案工作也必须与时代同步发展。目前高校档案管理随着高等教育和信息技术的迅猛发展也正逐步向无纸化、信息化发展，但高校档案信息化建设总体发展缓慢，且发展不平衡。如何进一步加快高校档案信息化建设是高校档案信息工作者需要不断思考的问题。

关键词：高校；档案；信息化建设

中图分类号：G270 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）36-0304-02

前言

1993年，现任美国副总统阿尔·戈尔提出了建设信息高速公路的构想，并出台了著名的国家信息基础设施计划（NII）（National Information Infrastructure），俗称信息高速公路计划。该计划的实施给美国带来了显著的成效，引起全球的强烈反响，于是各国也开始纷纷效仿。中国也对此作出了积极响应，1995年9月中共中央十四届五中全会提出了“加快国民经济信息化进程”的号召。2000年12月，国家档案局和中央档案馆联合印发《全国档案事业发展“十五”计划》，将档案信息化建设作为未来相当长一段时间发展的战略重点。2002年11月，《全国档案信息化建设实施纲要》出台，并明确“十五”期间全国档案信息化建设的总体目标和主要任务，为档案信息管理工作指明了方向，提供了依据。因此，信息化发展自20世纪90年代以来也渐渐融入到高校档案中，高校档案信息化管理是时代发展的必然产物。顺应新时代发展的要求，切实考虑高校档案信息化建设中存在的问题，是新时代高校档案工作面临的新挑战。

一、高校档案信息化建设的必然性

信息化是现代社会和世界经济发展的必然趋势。高校档案部门担负着存储、管理高校党务、政务信息系统和数字化校园产生的电子文件、档案信息的职能。

近几年来，全国各地反腐工作全方位推进，相关工作也在各高校陆续展开，诸如“裸官”清理和财产登记等此类工作需要档案信息的支持。但目前很多高校仍然停留在纸质材料的收集、查阅以及简单的电子文档填写，并没有一个动态的网络环境来实现数据的传递与共享，相对复杂和紧迫的任务对高校来讲就显得比较吃力。高校档案信息资源是国民经济发展中一项不可或缺的战略性资源，加强高校档案信息化建设是将资源共享加以实现的必然趋势，档案部门的工作必然将由原来传统的手工管理模式，走向网络化数字化管理模式，以适应社会的发展需要。

二、高校档案信息化建设现状

随着计算机技术、多媒体技术的广泛应用，办公自动化系统的普及，高校在各项工作中产生了大量的电子文件。档案的内容和形式已不再是局限于传统意义上的纸质材料，出现了移动硬盘、光盘、微缩胶片等新的存储介质，高校档案管理工作也正在由原来的纯手工操作逐步向计算机管理迈进。

档案信息化工程在各高校已全面展开，但进展情况不一，大体情况如下：

（一）资金投入不足

高校档案信息化建设的基础设施主要包括计算机、服务器、存储器、路由器、扫描仪、交换机、信息安全系统、操作系统及数据库管理系统等，这些设备大多价格昂贵。对于财政预算主要经费来源的文化事业单位的档案部门来讲，资金缺乏、投入有限。“巧妇难为无米之炊”，硬件基础直接关系到整体档案信息化建设的进程。加之，目前中国整个档案部门信息化建设仍然表现为：有限的投资未合理分配，片面地追求设备的先进程度，而忽视技术的成熟程度，忽视设施与利用能力之间的平衡，造成设备利用率低下。盲目投资，造成配置不合理，也加剧了资金投入不足的问题，制约着高校档案信息化建设。

（二）档案信息化程度低

目前多数高校档案信息化进程仍然只停留在电子文件目录，而没有全文信息，档案信息管理系统没有融入到学校的整体自动化系统中。计算机只是手工作业的辅助工具，并不是用于处理档案信息数据。检索工作主要还是通过查看目录，然后依靠手翻、眼看、大脑判断来进行。档案信息处理过程中未进行OCR识别，只是进行简单的扫描、上传，无法实现全文检索。这种工作模式相对简单，人人可以胜任，但是检索速度慢，效率低。在面对任务紧迫、难度大、较为复杂的检索课题时这种工作模式就难以满足要求。

（三）专业人才匮乏

中国目前尚处于转型时期，各方面的专业人才都相对缺乏，高校档案人员也不例外。高校档案信息化管理是一项对技术含量和专业知识有较高要求的现代化管理方式，然而，大多数高校的档案信息管理人员对档案管理以及可能涉及到的计算机的相关知识知之甚少。目前，人员分布主要有以下两种类型：一是专业不对口、学历偏低，对网络、计算机技术略知一二，但并没有档案信息化管理的专业知识和技术水平；二是即将退休的教职工，他们知识相对老化，对计算机的应用相对困难。目前，高校档案工作人员在知识结构、人才结构和能力结构等方面都还不能适应信息时代档案事业的发展需要。

（四）机制不完善

虽然部分高校按照《档案法》以及《电子文档归档管理暂行办法》等要求，建立了档案信息化管理的相关制度，加强了对档案的信息化管理，但关于电子文档归档及安全管理等制度的建设都不够完善，多数高校缺乏统一的管理标准和相关管理制度，没有应用统一的软件，各部门之间相对独立。档案部门的相关工作人员岗位职责模糊不清，没有竞争意识，在工作中缺乏活力，缺乏创新工作的动力。

三、高校档案信息化建设思考

（一）加大财政支持、合理配置资源

实现高校档案信息化管理离不开资金支持，高校及相关部门应适当加大对档案信息化建设的财政支持。从工作需要出发，根据实际情况增加和改善现有的管理设备，引进先进的档案管理软件，扩大对数字信息的整理、组织和使用。在设备配置上，要做到不要求最好，适用才好。这样，一方面可以避免信息化建设的过高投入，另一方面采用能效等级高的信息化硬件设备，可以有效地提高能源的利用效率，更有利于加快档案信息化建设。

（二）加快数字化馆藏进程

高校档案信息化建设是传统档案管理向档案信息管理的重要变革，数字化工作流程是高校档案信息化建设的重要组成部分。高校应引进档案管理软件，建设局域网与校园网联结，加快高校档案目录级及全文级数据库的建设，实现纸质档案与电子档案同步管理网络化。对于新接收的电子档案文件，应尽量扫描成PDF格式，以达到保留原始效果，包括文件红头、签字、公章等，又可以支持选择、复制、全文检索等功能，实现“以文本为检索对象，以原稿图像为检索结果”的全文检索，满足档案信息化的要求；对于原先馆藏的文本类文档，也应进行扫描并通过OCR软件识别，作为档案的一个电子副本保存，以实现全文检索为最终目标。

（三）推进高校档案信息化队伍建设

高校档案信息化建设是一项不断发展、不断更新的工程，需要档案工作者具备相应的工作技能和与时俱进的创新精神。各高校应积极引进计算机专业及档案管理专业人才，借助人才流动、人才培养、在岗培训、研讨交流等方式优化档案信息化管理队伍，配备知识结构合理的档案工作人员。另外，建立完善的考核机制和激励机制，奖罚分明，让工作人员有竞争意识，用激励机制留住人才、吸引人才。通过改善档案工作人员的福利待遇，改进工作绩效评估方式等形式，提高高校档案工作者的地位，充分调动档案管理工作人员的工作和学习积极性，逐步培养乐于奉献和热情服务学校、服务社会的责任意识。

（四）加强信息化相关管理制度的建设

在建设高校档案信息化的过程中应当借助于各种规范和制度的制定，为工作提供依据和标准，以便于取得最佳的建设成效。一是积极完善档案信息资源管理的标准，包括档案的鉴别整理、分类归档、保存迁移到开发利用，并在档案管理的各个环节中贯彻落实；二是落实责任制度，细化操作规范和标准，保证各项管理工作有条不紊地进行。修订全校各级工作人员的岗位职责，使得相关人员明确自己的责任和义务，积极参与到校园的电子信息建设，切实加强档案信息管理；三是加强档案信息安全管理，制定相关网络安全规章制度。通过权限设置、安全代理、防火墙等技术防止数据丢失和信息泄露。

总而言之，高校档案管理信息化发展是时代进步的必然要求。随着中国全面实施科教兴国战略，高等教育事业迅速发展，社会信息化向高校档案管理工作提出了更高的要求。高校档案管理工作可谓机遇与挑战并存。然而，高校档案信息化建设并非是一件一蹴而就的事情，而是一项庞大的系统性工程，这就要求高校始终要立足于建设和发展实际，尽快实现档案信息管理思想的转变，积极探索档案信息化建设的模式，并采取行之有效的措施，才能进一步推进高校档案信息化水平的提升。

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[责任编辑 魏 杰]