如何利用信息化技术开展高职院校考务管理工作

吴兰 刘祉含

摘  要：本文结合我校的实际考务工作，介绍现代信息化技术在高职院校考务管理中应用的具体过程，并阐述考务管理信息化的可行性和有效性。

关键词：现代信息技术;考务管理;高职院校

随着知识经济时代社会信息化的实现以及高职院校教育事业的发展，现代信息技术已经被广泛的运用于高校各类管理。考务管理是高校教学管理的重要环节之一，发挥着不可替代的检测、评定、诊断、反馈和激励功能。考务工作是细致而繁琐的，近年来随着学校招生规模的不断扩大，在校人数越来越多，使得考务管理部门所要处理的考试种类、报考人数等数据越来越多，工作量也越来越大，传统的手工模式完成考务工作已经力不从心，考务管理的信息化已成为必然趋势。笔者一直在我校从事考务工作，现以我校信息化技术在考务管理中的应用为例，探讨信息化技术在考务管理中的应用的可行性和有效性。

我校设置考试中心负责全校各类考务、学生成绩的管理等工作。其中包括考试报名、编印试题、编排考场、组织考试、成绩管理与查询、证书发放、总结分析等工作。除专门的考务系统外，现在世界大学城空间网络平台也被我校运用到了考务管理中。

一、建立完善的考务系统

（一）证书类考试报名程序的信息化。各高校的考试主要有日常校内考试和证书类考试。我校校内考试的名单是直接由考务干事进入考务系统导出即可自动生成。证书类考试重要的第一步就是组织报名。例如每年6月和12月举行的全国英语应用能力考试，我校每次参考人数均在两千左右，如果靠纯人工采集学生报名信息，难度是非常大，并且容易出差错。我校就是完全通过考务系统完成这一步骤。学生登录我校教务管理系统，利用自己的学号和密码进去，点击全国英语应用能力考试报名，然后提交就完成了报名工作。网报时间截止后我校的考务干事只需登录系统导出报名数据并打印分发到每个班进行信息核对和收取报名费即可完成全国英语应用能力考试的报名程序。需要用到学生照片报名，只要进入学籍子系统按照身份证号码或者学号导出新手入学时采集的相片即可用于本次考试的相片。信息化的报名手段，大大减轻了工作负担、减少了手工的重复劳动，也确保了报名信息的准确性，提高工作效率。

（二）成绩管理的信息化。过去学生的成绩管理一直是让考务工作人员很头疼的事情，原来学生成绩一般是由任课教师填写纸质文本再送往教务处汇总保存，随着计算机的普及，很多高校也只是将纸质文本换成了电子版成绩保存，这就导致了教务处成绩管理、辅导员及学生成绩查询、成绩汇总、统计、分析以及学生毕业后学籍表的制作等工作较为困难，并且会出现重复着做同样的工作。

（1）成绩录入。在我校，考试结束后任课教师不仅要提交并保存原始的纸质版成绩，还要将成绩统一录入教务系统。任课教师都有自己的用户名和密码，学生成绩由任课教师在规定时间内直接在网上录入，考试中心只需在最后核实各任课教师录入情况即可。这样利用成绩管理系统，就能将繁重的成绩录入工作分散到任课教师身上。（2）成绩查询。成绩录入工作完成后，学生随时可以利用自己的学号和密码登陆查询自己的各科成绩和学分，除本学期外，学生入校后任何一学期的成绩他们都能够查询。这样我们既省去了传统的每学期给学生寄送成绩单的工作，也避免了过去学生因收不到信件无法及时了解自己成绩。同时也为辅导员和任课教师更全面掌握相关学生的成绩提供了便捷。（3）成绩的汇总统计。利用成绩管理系统，我们考务干事只需在输入学生姓名就能很快查看某个学生的个人成绩，输入班级姓名，即可快速的查看班级成绩并且通过选择按学号、按成绩、按学分等选项就能很快的对一个班级的成绩进行分析和统计。成绩系统能自动生成统一标准格式的电子文档，在每年的毕业生离校前，只需按照选择班级就能将学生的成绩单个打印出来，盖章后即可存入学生档案。这样在很大程度上减少了成绩管理的難度，提高了工作效率。（4）成绩管理的数据安全和权限分配。为了能安全、有效的管理学生的成绩，我校严格限制了相关人员的权限。考试中心的考务干事拥有成绩录入、修改、信息增加或删除、设置成绩录入时间等等权限;任课教师可在规定的时间内录入学生成绩，并查阅和打印自己所承担的教学任务的课程成绩;学生可以通过自己的学号和密码查询和打印自己的个人成绩。

二、合理利用世界大学城空间网络平台

世界大学城空间网络平台目前在各高校以及普遍开始使用，高校教师和学生都有自己的账号和密码。我校利用世界大学城建立的教务管理平台。教务管理平台是为教学管理、过程监控、教学交流搭建的网络信息平台。以教务处牵头、督导室、高教室、五系三部等组成的教学管理监控体系，对专业建设、课程改革等进行全面监控和多元评价，促进教学质量、推进教学改革，深化教学研究。在教务处管理平台的服务中心，设置了临时调课审核、成绩查询、课表查询、成绩勘误审核、学历查询、校历查询等子栏目。过去，我校的成绩勘误需要任课教师先提出书面申请，再由教务处审核盖章，并存留纸质稿。现在在教务管理平台，设置专门的成绩勘误导航，任课教师只需登陆空间，进入教务管理平台，点击成绩勘误，再填写相应的资料，再由考试中心查询审核修改即可完成这一操作，减少了教师奔跑的麻烦。学生如果对自己的成绩有异议，也可以在教务平台进入相应的导航即可操作完成，再由考务干事进行查询核实，然后回复学生。利用世界大学城网络平台，既减少了工作中的很多繁琐程序，又提高了考务管理的透明度。

三、充分运用校园网站

进入湖南化工职业技术校园网站里面教务处，点击规章制度，即可了解我校职能部门的相关职责和规章制度，在通知公布栏，能够了解最新的教务动态，包括各类考试信息。此外，在这一界面，我们也能快速的链接进入教务网络管理系统和世界大学城教务管理平台。

四、其他途径

考务管理中还有一个难题就是如何将考试信息快速的传达到学生手中。我校现在又三个校区存在，如果单靠原来的张贴通知，信息很难及时通知到位。为此我们采取了一些了措施，第一，张贴通知，并在电子显示屏上公布通知;第二，建立了学习委员的QQ群、微信群、飞信群，还有利用校园网站、世界大学生空间等通知学生;第三，通知辅导员或者直接电话联系学生（每学期初我们都会收集各班学习委员的信息）。这三种方法并用，确保了学生能在最短的时间内掌握考试信息。

近年来，我校考务管理工作一直致力走信息化管理之路，取得了一些成效，但还存在很多问题与不足，例如考务管理中考试的排考涉及信息量也是非常大的，目前在我校排考中考生座位、考试地点、考试时间等考场安排表还是采用的EXCEL进行，这样完成一次全校性的考试的考场安排表就需要一个人花上3-5天的时间才能完成，并且还有可以出现人为的失误。此外，能否利用信息化手段使我们的考试类型、考试方式等变得更合理，更人性化，还需要我们进一步的探索与实践。

高校考务工作信息化管理建设是完善教学管理改革过程，同时，也是一项复杂的系统工程。考务管理是高校教务管理的核心内容之一，同时也是反映学校办学水平、教学质量、人才培养状况的窗口。借助现代信息技术，实现考务管理工作的信息化、规范化、高效化，从而更好地为高校教学管理服务，必将是考务管理研究的主要方向。

参考文献：

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[2] 张薇，陈涛，王迎新.高职高专院校考务管理电子化模式的探索[J].中国高度医学教育，2009（2）.