加强城市社区档案管理工作的思考

文/长庆油田矿区事业部兴隆园物业服务处 贺建东

城市社区档案是在社区组织在管理服务等工作中形成的，具有保存和查考利用价值的文字、图表、声像等各种载体的历史记录。社区档案工作既是社区建设的一项基础性工作，也是社区工作的一项重要任务，更是档案管理体系建设的组成部分。城市社区档案工作在一定程度上影响着城市的长远发展。因此，如何加强城市社区档案管理工作，使其与社区发展同步，促进城市社区事业发展，适应当今日新月异的发展形势，是一个亟待解决的问题。

一、城市社区档案管理存在的问题

（一）管理机制问题

首先是管理机构不明确，大多数社区没有档案管理机构，不同程度地存在着社区工作人员自行收存各类材料的现象；其次是档案管理意识淡薄，对社区管理服务中形成的档案材料不能及时系统规范的整理、立卷、归档和编目，影响了社区档案的开发和利用；三是各项规章制度不健全，造成档案管理工作无章可循或有章不依的局面。

（二）管理人员问题

一是目前，大多数社区基本上无专职档案管理人员，在个别社区就是有档案管理人员也大多都是兼职，致使档案工作时常处于突击应付的状态。二是社区工作人员缺乏专业的档案管理知识，兼职人员大多都对档案业务不熟悉，对档案工作一知半解。三是档案工作人员需要具备认真细致，踏实工作的基本特质，但大多数社区工作人员认为档案工作无实惠，没出息，对从事社区档案管理工作不安心，也缺乏信心。

（三）档案材料收集问题

首先是社区工作人员档案意识不强，对社区公共事务、社会管理和建设过程中形成的文件材料、影像资料不交档案室保存，认为自己保存保险，使用也方便，不愿意将形成的材料交档案室存档；二是社区工作人员对档案转化利用实际意义没有明确的认知，对可以产生的社会效益核心档案材料不重视，缺乏必要的监管；三是社区档案材料不完善，不连贯，长期处于分散状态，影响了社区档案材料的完整性、系统性和真实性。

（四）信息资源共享问题

一是长期以来，社区档案工作处于无机构或自成体系的状态，只满足于“你查我用”的被动式服务，致使档案材料利用效率低，其价值不能得到有效发挥。二是目前社区档案管理工作大多都是单机管理，与“谁产生，谁负责，谁归档”的要求，与档案信息计算机管理、收集、存储、发布以及远程查询利用的目标还相差甚远。

二、加强城市社区档案管理的措施

（一）建立健全管理机构

加强对社区档案工作的领导，促进社区档案工作与社区建设同步协调发展。一是在社区设立档案室，由街道办负责业务指导，安排专人负责收集整理社区各类载体档案材料。二是在街道办事处设立档案资料信息中心。由街道办负责所辖区域社区及入住单位形成的各类档案资料及信息的收集、整理、归档工作。三是由民政部门牵头，社区协助配合设立综合档案室，建立完备的档案管理网络，每个社区明确一名兼职人员负责向综合档案室收集报送社区文书、基建、图片照片、音响等各类档案资料，并协助做好档案查借阅等工作，实现社区档案集中统一管理。

（二）完善各项管理制度

社区档案工作在社区管理体制机制、社区管理服务等方面发挥重要作用。政府社区主管部门和档案行政管理部门在深入了解掌握社区机构构架、居民构成等基本情况和社区档案的形成特点、管理规律、服务需求的基础上，完善社区档案管理等制度标准，明确社区档案资料收集范围、具体保管期限、检索及提供利用具体要求，进一步加强社区档案规范化管理，有效开发利用社区档案资源，更好地为城市建设服务。

（三）保证档案材料齐全完整

一是围绕保存历史、工作查考、服务群众等社区重点工作，按照各类档案材料收集范围和保管期限要求，收集社区文书档案、基建档案、会计档案、声像档案、实物档案等。二是制定档案材料收集和档案业务培训细则，定期组织开展档案兼职人员业务培训，将培训和档案材料收集整理情况纳入社区年度考核。三是结合社区重大活动，由社区专兼职档案人员主动向社区各个时期工作人员征集社区建设和管理中个人手中保存的具有保存价值的文件、实物、照片，丰富社区档案内容。

（四）发挥档案资源共享的作用

社区档案管理和档案工作要围绕城市社区发展中心，变被动服务为主动服务，变“你查我找”为“我编你用”，变“死档案”为“活资料”，最大限度开发和利用档案资源，为社区发展服务。要积极拓展服务领域，加大社区档案网络化利用力度，实现社区档案资源共享。完善社区档案资源体系，优化档案管理配置，提高档案资源综合利用效能。积极探索创新，搭建社区档案信息资源共享平台，定期发布档案资料目录，改变档案信息单一模式，使档案工作为社区各项工作有效开展提供服务。

[1]陕西省档案局,陕西省民政厅.关于加强全省社区档案工作的意见[S].陕档联发[2004]3号.