浅析EXCEL软件与UFO报表的异同

常竞

摘 要：随着信息化时代的到来，“电算化会计”的应用不断推广，做为高职院校会计电算化专业的教师来说，除了掌握会计实账操作以外，灵活掌握各类电算化软件，透彻分析各类软件的特点，比较各类电算化软件的优劣，成为了教师的必修课。所谓传道授业解惑，就是要针对高职学生的特点，因材施教，深入浅出，多用案列比对教学，在学习了通用数据处理软件EXCEL的基础上，进一步加深对电算化专业软件用友UFO报表系统的理解，从而认识到学科前后的联系，形成会计电算化专业人员应有的职业能力。本文针对EXCEL软件与用友UFO报表系统，进行比对分析，找出它们之间的异同，便于高职学生更好的理解和掌握各类电算化软件的使用方法，引导教学。

关键词：会计电算化；高职学生；EXCEL软件；UFO报表系统；异同

引言：会计电算化是一门融会计学、计算机网络技术、信息科学和管理科学为一体的交叉学科，它是现代会计科学的重要组成部分。在现实社会中，会计电算化是为了满足各企事业单位的财务业务需要，实现单位内部各部门的协同合作，利用计算机和网络等先进技术来获取和处理信息，以提高手工做账和处理业务的效率而产生的管理信息系统。

高职院校会计电算化专业的学生大多来自文科，受计算机基础知识局限的影响，在课程教学环节上增加了一定的难度，这些学生对计算机软件使用不熟练，表现为学生的积极性不高、动手能力差，而要学好会计电算化课程，除了有扎实的会计理论知识以外，必须有计算机课程做为前导。

目前大部分职业院校经管类专业都开设了计算机应用基础课程，主要学习计算机基本概念、OFFICE操作和网络应用基础，其中EXCEL软件会是该门课程的重点和难点。有的高职院校还会专门开设一门课程《EXCEL在财务中的应用》，让电算化专业的学生对数据处理软件有一定的认识，能够灵活的使用。EXCEL具有强大的数据处理功能，加上EXCEL软件的易得性，不需要繁琐的安装，学生会经常使用，填写表格、进行数据处理，对比通用易得的EXCEL软件而言，会计电算化专业软件也有它的优势。会计电算化软件是指统一设计、开发，并作为商品在市场上销售的会计软件。目前，会计电算化软件正从简单的会计核算系统向综合的管理系统转变，形成以会计核算为核心，融管理、计划、分析为一体的管理信息系统。电算化可在很大程度上减轻会计人员的工作量，实现无纸化办公，节约了资源。但由于会计电算化涉及会计和计算机两种专业知识，再加上它操作的专业性，对人才的要求较高，因此，在职业院校会计电算化教学方面应该采取适当的方式，深入浅出，通俗易懂，让学生们更能接受会计专业软件带来的便利。

本文就是针对通用易得的EXCEL软件和专业性较强的用友U8电算化专业软件，在编制报表模块上进行比对，让学生从简单到复杂，了解两种软件之间的区别和联系，进而深刻掌握电算化软件的使用方法。

一、EXCEL软件和UFO报表系统介绍

EXCEL软件是OFFICE中的一个重要主件，它是优秀和最常用的电子表格处理软件之一，是一个办公事务处理的理想工具。它具有强大的数据处理、数据分析能力，提供了丰富的财务分析函数、数据库管理函数及数据分析工具。财务管理人员可以用它进行财务分析，统计分析等；决策人员可以用它进行决策分析；管理人员可以用它进行各类销售及投资交易的图表分析；办公人员可以用它管理单位的各种人员档案，如职工薪酬、业绩考评等。

UFO报表系统是会计信息系统U8中一个独立的子系统，它为企业内部各管理部门及外部相关部门提供综合反映企业一定时期财务状况、经营成果和现金流量的会计信息，是会计电算化的最后一个环节，也是财务软件使用最重要、最复杂的功能。其特点是相关的财务数据能直接从总账系统及其它相关系统中自动提取。利用财务软件编制报表有两种方式，即利用报表模板和自定义两种。其中自定义是定义报表的格式、数据来源；模板是使用各财务软件自身提供的样板报表，结合单位的实际情况做适量修改后编制报表。

二、EXCEL软件与UFO报表系统的异同

（一）工作界面上的异同。相同点：工作界面都是窗口化操作，都有菜单、工具栏，对单元格进行操作。EXCEL软件窗口如图1所示，UFO报表窗口如图2所示。

图1 EXCEL软件窗口 图2 UFO报表窗口

不同点：EXCEL软件窗口由工作表组成，一个文件最多容纳255张工作表；UFO报表窗口由独立的报表.rep文件组成，一个窗口中最多容纳99999张报表。

EXCEL软件工作表最多可编辑65536行256列，如图3所示；UFO报表系统最多可编辑9999行255列，如图4所示。

图3 EXCEL软件表容量 图4 UFO报表系统表容量

（二）格式设计的异同。相同点：格式设计都可通过“格式”菜单完成，改变表尺寸、单元格的行高、列宽，都有套用的格式，都可以合并、拆分单元格，可建立图表、使用模板。

不同点：EXCEL软件能够实现条件格式的设置，当某些符合条件的单元格区域应用某种特殊的格式显示；而UFO报表系统不能实现。

EXCEL软件单元类型有常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本和自定义；而UFO报表系统单元类型只有数值、字符和表样。

EXCEL软件提供的模板和UFO报表系统提供的模板不同。EXCEL软件提供的模板主要针对表格的格式来设计，如图5所示；UFO报表系统提供的模板主要是常用的行业财务报表，涉及到数据处理内在的函数，如图5所示。

图 5 EXCEL软件模板 图6 UFO 报表模板

（三）数据处理的异同。相同点：表格数据的处理都可通过对单元格设置公式或者函数实现；都提供了排序、汇总功能。

不同点：EXCEL软件编辑报表保存后的文件类型是.xls工作簿文件；而UFO报表系统编辑报表保存后的文件类型是.rep报表文件。

EXCEL软件从它提供的单元类型可看出，它能够对广大的数据对象进行编辑处理；而UFO报表系统通常只针对总账系统传递来的数据进行处理，针对性更强。

EXCEL软件只有一种就绪状态，如何设置单元格就如何显示内容；而UFO报表系统有两种工作状态，即格式/数据状态，在格式状态下进行格式设计、编辑公式、设置关键字，在数据状态下录入关键字、整表重算后显示报表内容。

EXCEL软件中没有设置关键字的操作；而UFO报表中需要在格式状态下，定义控制整张报表数据显示的关键字，如图7所示。

图7 UFO报表里面设置关键字

EXCEL软件提供了各类函数，为用户对数据进行运算和分析带来了极大的方便，这些函数包括财务、时间与日期、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据表、文本、逻辑、信息等；而

UFO报表系统里的函数大多是财务类函数。

EXCEL软件生成的.xls文件可以导入导出UFO报表系统；而报表系统产生的.rep文件不能导入到EXCEL软件中进行编辑。

小结：EXCEL软件最大的优点是可以自行设计编辑内容和函数，是一种办公用的通用表格数据处理软件，它有十分丰富和强大的函数系统，支持VBA编程，几乎可以胜任日常的全部表格类工作，运行快、操作简单方便，但与财务数据的联系较少，需要用上宏，才能实现表单数据的关联；UFO报表系统是一种专业的财务表格软件，专业性强，可以直接从总账系统中取数，生成财务报表。针对高职经管类学生自身特点，让学生熟悉电算化报表的处理，不是依靠单一讲授的教学模式，而是比对教学法，通过实际操作，分析出两种电算化软件系统的异同，便于理解记忆，搞清楚课程前后的关联，认识到电算化课程开设的必要，提高学生的积极性，培养学生灵活处理问题的能力，形成善于总结思考的习惯，进而达到良好的教学效果。

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