浅谈医院档案管理在医院持续发展中的利用

文/新疆生产建设兵团第一师医院 陈勍

一、医院档案管理的目的

医院建立档案的根本目的，就是为满足医院可持续发展，提供可利用的综合信息资源。医院的档案包括党政文书档案、人事档案、专业技术档案、科研档案、基建设备档案、会计档案、声像档案、实物档案等等。医院档案室通过以上存档的资料用一定的方式与方法，为医院决策者提供档案信息服务；医院决策者利用档案信息来研究和解决医院在发展过程中产生的的问题。为此，有了利用档案的需求，才会有档案工作存在的价值；档案提供信息资料服务，是医院各项工作须不可缺少的一个重要环节。档案信息的提供是档案工作的中心，它是推动整个档案事业和档案工作发展的根本动力。是档案工作中最有活力的因素，是检验档案工作服务管理环节的标准，否则档案资料只能是一堆废纸，就失去了它的存在价值。

二、医院档案管理的作用

加强医院档案管理基础工作，是档案利用的关键。医院档案资料实行具体、规范、整体化的收集、整理和保管对医院可持续性发展工作起到积极的作用，是研究、分析医院发展变化情况及决策未来工作的重要依据，是为医院各项工作提供信息资源支持可靠保证。

三、档案管理工作的性质

（一）档案管理工作具有责任性

在档案管理工作中，要树立档案工作无小事的精神，对每一件档案资料要引起高度的重视，不漏收一份应归档的材料。自觉的管理好、利用好，维护好各个时期、各个阶段、每一份档案的完整和安全。

（二）档案管理工作具有敏感性

在收集一个活动事件的档案资料时，要对整个活动事件进行参与，并对活动中所产生的文件、资料有较强的敏感性，及时收集并甄别其文件、材料的重要性。

（三）档案管理工作具有完整性

档案资料收集要完整、齐全，不能缺失，相关文件资料要保持内容上的衔接，形成一个整体，并从中找出规律性的关系，归纳、疏理，然后按类进行整理，装订成册，一一归档，以便查找。

（四）档案管理工作具有系统性

要找出医院档案资料管理中的普遍规律，进行分门别类的，有序的总结利用。做到由分散到集中，由零散到整体的系统化管理。从档案资料的统计、整理、检查、编写目录到检索编号都要系统化。只有化零散为系统，才能为档案资料的有效利用创造良好的条件。

（五）档案管理工作要有真实性

收集的资料要进行仔细的分析，认真鉴别，做到去伪存真，避虚就实，不要单纯地为积累资料而滥竽充数。同时，还要考虑资料的利用价值和它的可靠性，经得起历史的检验。

四、档案管理在医院管理中的实际运用

以往和现存的档案资料，不仅是以往工作的总结，更为今后工作起到了重要的指导作用，可使我们少走弯路，并在此基础上有所创新和发展。不要把档案资料当作一种摆设或单纯地为应付上级的检查，要注重它的实用性特点。

（一）为单位大学生房屋分配提供支持

以人为本是医院管理理念的重要内容，优秀的人才资源是医院可持续发展的动力。医院为了留住人才，新盖了集资房两幢，院领导本着公开、公平、公正的原则进行住宅分配。档案管理人员对231名参加房屋分配住户的工龄、学历、职称等内容逐一进行严格的核实，最终房屋分配工作获得圆满的解决，档案资料发挥了主要的作用。

（二）为医院等级评审提供相关数据

在院复审“二甲”，评审“三甲”期间，为满足复审、评审相关资料的需求，档案人员翻阅了大量的文书档案、专业技术档案、人事档案等。其中，专业技术档案是评审标准条件之一，档案人员在收集资料时，落实到相关科室、相关的专业，甚至落实到具体的人，为医院复审“二甲”，评审“三甲”提供了可靠的数据及资料。

（三）为医院发展提供人才服务

充分利用人事信息，为医院提供人才服务。档案人员及时收集职工的工龄、学历、职称、执业证、论文、继续教育等方面的信息分析，建立信息库，提供人事改革政策、工资改革、申报职称、岗位设置、职务聘任等方面的信息，为建设和谐医院提供了坚实的基础性工作保证。

（四）为医院留存历史

在笔者所工作的医院成立60周年之际，需建医院历史画册，档案室为“画册”的建立提供了大量的数据、文字及照片等资料支持，充实了画册内容，增加了画册的可阅读性，让社会能更好地了解医院。

五、启示

（一）提供档案信息必须具有科学性

档案资料的科学性主要体现在事实。事实是档案资料的生命，档案资料要经得起历史的检验和推敲，所以在档案收集、整理、分析过程中一定要有科学的态度。

（二）提供档案信息具有严谨性

档案资料并不是个案，在一个单位全局性工作中，每项工作互相印证、相互依存，从中总结出带有普遍规律性的经验，来指导今后的工作。为此，在档案管理的每一个环节上都要制定严格的制度。

（三）提供档案信息含有涉密内容要做好保密工作

涉密档案信息资源的合理利用必须在保密前提下进行，保密档案需正确的划定范围，规范涉密资料和科学定密，实现涉密档案的合理利用，从而实现涉密档案的价值。

（四）做好信息利用反馈工作

档案资料在档案被利用后，档案管理人员要及时收集反馈信息，掌握利用工作中出现新的问题、新动态，需要充实完善档案资料利用价值等信息内容，以便更好地改进档案管理工作，不断提高档案信息利用服务。