文/吉林省延吉市疾病预防控制中心 宋英爱
由于疾病档案具有反映疾病特征和发病过程的特点,因此对疾病的预防和管控具有十分重要的作用。在对传染性疾病进行预防和管控的工作中,疾病档案通过对疾病的特征和发病过程的整理,能够为疾病的预防和管控工作提供有力的依据。目前,我国的疾控中心的档案管理工作存在很多问题,对于疾病档案的管理存在严重的信息混乱和丢失的情况。信息技术的应用有助于档案资料的管理,在疾控中心的工作中引入信息技术能够有效的提高工作效率。
近年来,我国逐渐加强了对疾病预防和管控的重视,在对疾病的预防和管控的工作中档案管理工作具有非常重要的作用。对于疾病档案资料的管理必须及时进行更新,以保证其准确性和完整性。但是目前我国大多数的疾控中心对于档案管理工作还没有足够的重视,没有投入足够的人力、物力和财力,相关的领导和工作人员对档案管理工作的认识存在误区,认为只要在需要的时候找出来就行,没有对疾病资料档案进行有效的管理。疾控中心对于相关岗位的工作人员聘用的较为随意,有的工作人员甚至完全不懂疾控方面的知识,导致无法胜任疾控中心的档案管理工作。
由于疾控中心对于档案管理工作的不够重视,对于相关岗位的工作人员的专业素养和职业道德没有严格的要求,导致档案工作人员的素质普遍不高。虽然我国已经颁布了有关疾控中心档案管理方面的法律,但大多数疾控中心的档案管理工作人员在上岗前都没有接受过专业的培训,其较低的专业素养是造成档案管理工作不够规范的主要因素。随着信息技术的发展和越来越广泛的应用,专业素养不够的工作人员会逐渐被社会所淘汰。新时期的发展要求工作人员具有较高的专业素养和业务水平,并且能够熟练掌握信息技术的应用,只有不断对工作人员进行培训,才能使其专业素养和业务水平得到提高,从而满足时代发展的需求,提高工作效率,做好疾控中心的档案管理工作。
目前,我国大多数疾控中心对于档案管理的基础设施的建设工作往往流于形式,基础设施的不完善导致档案管理工作无法高效的开展。很多疾控中心在档案管理工作中忽略了信息技术的应用,对于一些软硬件的保护措施没有实用性,没有实现信息资源的最优化配置。同时,对于电子档案的建立,由于疾控中心对档案扫描以及音频和视频的管控工作没有足够的重视,对电子档案的利用率偏低,降低了整个档案管理工作的工作效率。疾控中心的档案管理工作在信息化建设的过程中,没有充分考虑实际情况,导致档案管理信息化建设的工作进度缓慢。
目前疾控中心已经归档的资料质量较低,资料的图纸没有保证整齐和清洁,甚至有些资料不是保留的原件而是复印件,放置时间久了容易模糊不清。还有的资料图纸存在乱涂乱画的现象,档案管理的信息化程度不高。由于没有相应的电子档案,工作人员在搜索疾病信息资料时,只能在信息管理目录上进行搜索,工作任务繁重。有部分疾控中心由于部门之间没有制订相应的立卷制度,对于疾病资料只是上交而没有进行整理。大多数档案储存的载体都是文本的类型,声频和视频类的资料由于成本较高,且不易控制,因此大多数疾控中心对于音频和视频类的资料都没有交给档案管理部门处理,而是由个人进行保存,由于个人的保存和处理不当,容易造成信息的破坏的丢失。
疾控中心传统的档案管理工作理念往往只重视档案的管理,而忽略了对档案的利用,这种传统的档案管理观念在时代发展的过程中已经不能很好的发挥作用。为满足时代发展对疾控中心的档案管理工作的要求,必须转变传统的工作观念,采取创新式的管理观念,在档案管理中积极引用信息技术。充分利用信息技术将传染性疾病的资料档案进行整合,以便为疾控中心开展疾病预防和管控工作提供科学的依据。疾控中心应转变档案工作传统的重视管理忽略应用的管理观念,加强对疾病资料档案的应用,实现服务从被动向主动的转变。疾控中心应根据不同类型传染性疾病的流行情况制定不同的档案,以便为今后的工作提供有力的依据,充分发挥档案管理工作的作用。
为满足时代发展对疾控中心档案管理工作的需求,应对各个部门和工作人员的知识进行及时的更新,要求技术人员对计算机技术、传感技术和通信技术等信息技术能够熟练的掌握和应用。因此,疾控中心应加强对技术工作人员的培训,通过定期开展培训不断加强工作人员的专业素养和业务水平。在工作人员中树立活到老,学到老的学习理念,对新知识不断进行学习和培训,明确档案管理工作的工作流程和工作方法,并随时进行记录,为今后的工作提供参考依据。
时代的发展使得互联网的应用越来越广泛,互联网的发展实现了信息的大量储存和共享,极大的便利了人们的工作和生活。对于疾控中心而言,合理的应用互联网使疾病信息资料的储存和使用更加方便,有效的提高了档案管理工作的工作效率。例如对于H1N1流感病毒,在发病前我国并没有类似的先例,疾控中心没有相应的疾病档案,通过对互联网的应用,可以对该病的历史、发病人群以及发病特征等进行联网查询,提出有效的解决方法,并且互联网的应用有助于完善疾控中心的档案资料。
疾控中心的软硬件是档案管理工作的重要支撑,必须加强对基础设施的建设才能综合提高疾控中心的档案管理工作水平。大多数疾控中心对于档案管理工作的基础性设施方面投资的力度不够,甚至刻意减少在基础设施方面的投资,导致很多档案工作的工作室没有配备相应的防火灾和防盗窃的自动装置,电脑和储存设施也比较短缺。基础设施的匮乏不仅影响了档案管理的正常工作,还阻碍了信息技术建设的发展,降低了档案管理工作的效率。因此,疾控中心必须加大对基础设施的投资力度,只有加强基础设施的建设,使相关的工作设备能够配备齐全,才能为档案管理工作的顺利展开提供保障,促进疾控中心档案管理工作的信息化建设。
疾控中心的档案管理工作与人们的生命健康息息相关,目前我国很多地方的疾控中心在档案管理方面还比较落后,档案管理的信息化程度较低。疾控中心最重要的工作就是档案管理工作,在档案管理工作中合理的应用信息技术,不仅能够方便信息资料的管理,还有助于加快档案管理的信息化建设。因此,在档案管理工作中应加强信息技术的应用。
[1]路阳.浅谈如何加强疾控档案管理和利用服务民生发展[J].华章.2012,06(4):13.
[2]王莹.论疾控中心物资档案管理中的若干问题及其发展前景[J].医学信息(中旬刊).2012,03(7):18.
[3]卢世艳.试论青海省疾病预防控制中心业务档案分级管理[J].青海大学学报(自然科学版).2012,10(8):17.
[4]李秀珍.基层疾控中心在进行实验室资质认定后的档案建设与运行规范探讨[J].现代医药卫生.2013,05(3):14.