高校学生档案管理模式探讨

文/湖北水利水电职业技术学院 刘丽

一、高校学生档案的含义和价值

（一）高校学生档案的含义

档案记录着人类的社会活动，它是一种可靠权威的凭证。通过档案可以将人的过去与现在相连接起来，并为未来提供参考依据。我国的档案种类繁多，按照档案的用途大致可以分为会计档案、人事档案、科技档案、文书档案和学校档案等。那么，作为教育环节中具有重要价值的高校学生档案应归属何类？它的具体含义又是什么？回答这些问题是了解学生档案内容与价值的前提，也是高校教育工作者做好学生档案管理工作的先行课。

总的说来，高校学生档案应是人事档案的一部分。学生自入学到毕业的重大经历原则上而言都应该被记录到学生档案之中，它包括简历、成绩报表、鉴定评语、三好学生和优秀学生干部登记表、健康体检表、组织材料和实习情况等。严格说来，以上这些信息算不上人事信息，因此学生档案并不完全等同于人事档案。但是对于每一个还未走上社会的学生来说，这类信息却是人事档案的源头，因为它记录了学生在成为“社会人”之前的种种表现。学生档案可以说在一个人整个人生过程中扮演着人事档案“母体”的角色，是人事档案的阶段性原始材料，并且这些材料随学生的发展在不断的累积和变化。

（二）高校学生档案的价值

高校学生档案同时也是高校教育工作者需要管理的重要资料。2008年我国教育部、档案局联合颁发的第27号令《高等学校档案管理办法》中提出将高校学生档案列入高等学校档案的管理与利用范围。这也说明了高校学生档案已经成为了档案管理的重要环节之一。学生档案是高校档案群中的一个分支，也是学生个人成长中人事档案的重要组成部分。

这些原始的材料是学生成长的真实记载，反映了学生徳、智、体、美劳发展的状态。学生档案具有较高的质量和可比性特点，是外界审视学生、评价学生及管理学生的有力参考。因此，学生档案具有重要的使用价值和参考价值，它对每一名在校学生来说都有重要的意义。那么，对在校学生管理的重要部分就是对学生档案的管理。

二、高校学生档案的管理方法分析

学生从入学到毕业，其档案基本都遵循“档案随人走”的模式。高校从接收学生档案到将档案转递给其他单位的这一段过程中便产生了一整套完整的管理流程。（见图1）

在上图所示的全部环节中，在校生档案与学籍同步管理也正是本文要着重论述的一环。目前，从我国高校的机构设置和职能区分来看，高校学生档案管理方法主要有以下三种形式：

图1 学生档案管理流程

（一）由学生所在院系管理

以院系为单位对学生档案进行管理是国内各高校通常采用的一种管理方法。院系里不同年级和年龄的学生虽然个性和经历虽有不同，但在相同院系的情景中其行为和发生事件具有高度的重叠性。因此，他们的学生档案中相当大一部分的信息可以流程化的进行填写和记录。而各院系对其所属的学生学籍、课程安排和基本信息等十分了解，开展档案管理工作可谓驾轻就熟。院系课程和政策有变动时也可以灵活的调整相应的档案编写和记录，这就减轻了档案管理人员的工作压力。此外，由各个院系进行单独管理，学校不必设立专门的人员和场地来管理档案，操作成本相对较低。

然而，由于院系档案管理工作是必须完成的，但对于院系中的工作人员来说，这项任务大多数时候是一种兼带性质。工作人员的本职并不是档案管理，只是由于某些校务发生时顺带在学生档案中进行记录和更新。这样一来档案管理的质量就大打折扣，管理好坏也没有相应的奖励和惩处，监管力度不够。在实际的操作过程中，档案管理的乱象是十分突出的。例如在临近期末或者学生毕业时，由于事务种类繁杂，院系办公人员时常会委派学生来进行档案材料的报送和填写记录工作，这使得档案出错的概率大大增加，档案丢失、材料不匹配、报送时滞的现象时有发生。

（二）由学生工作部门直接管理

学生工作部门面向全校学生处理各种事务，它们在学生入学时就承担了档案接收的工作，在校期间新增的材料也由这些部门进行管理。最为重要的是，在信息化系统基本在高校普及的今天，各个高校一般都有完善的学工系统，其中的数据库保存着学生大量的信息。而学工系统则由学生工作部门维护、管理和更新。由该部门直接管理学生档案省去了其他学校部门与其进行沟通的时间成本，也省去了部门之间职能冲突时协商解决的摩擦成本。需要注意的是，学生工作部门中多行政人员，他们对信息系统的使用和档案管理水平未必是专业的。

（三）由学校档案馆管理

高校中的档案管理部门具有较强的专业性，所属员工一般说来也具有一定的业务能力。并且档案馆本身的存储空间较大，归类方法相对来说也更为科学，学生档案很少有丢失的情况。同时，由于档案馆不了解各个院系自身的特点和教学工作情况，他们无法灵活的处理学生档案变动和调整。

三、高校档案管理存在的问题

高校学生档案管理的模式和方法只是管理理念和体系的外在反映，高校学生档案管理工作涉及到高校校务的处理、管理人员的素质、高校的信息化水平等诸多因素。随着高等教育大众化时代的到来，高校学生人数不断增多，国际国内形势也发生了深刻变化，高校学生档案管理工作也面临诸多新的问题和困难，需要高校学生档案工作者不断研究新形势、分析新问题，迎接新挑战。具体说来，学生档案管理工作存在以下几个问题：

（一）档案管理缺乏统一的标准

大多数高校由于没有建立起专门针对学生档案管理的规章制度和条例约束，导致档案管理工作缺乏一致的建档标准，影响后期档案管理的流畅性，其事后的弥补和调节成本很高。此外，虽然部分高校已经初步制定了相应的规章制度，但由于缺乏配套的监管体系，相关人员对于档案管理工作往往不够重视，在上文提到的第一种院系管理档案的模式当中，这种情况尤为普遍。由于档案管理只是工作人员处理的众多事务中的一部分，他们以一种顺带的方式去处理档案，管理质量就会大打折扣。

（二）学生档案管理人员能力欠缺

目前高校中对学生档案进行管理的人员水平不一，业务能力也不尽相同。但普遍而言，首先存在的一个问题就是相当数量的管理人员是兼职的。由于专职人员较少，这些兼职人员没有系统的学习过档案学的相关知识，对于档案整理方式和档案管理的技巧的理解程度不如专业人员。管理人员对待档案工作所投入的时间和精力往往不够，久而久之，档案管理人员只是充当了档案保管员的角色，他们的主观能动性没有得到最大程度的发挥，这也使得其工作缺乏创新性和灵活性

（三）学生档案信息不够全面

高校学生档案的内容主要是根据学生在校期间的表现记录而成的。学生在校期间的生活涉及方方面面，而目前学生档案大多数按照政治表现、学籍和身体状况三个方面进行记录。诚然学生的政治表现反映了其思想觉悟的高低，学籍状况显示其学业的完成好坏，身体状况则展示学生的基本素质，但在新时代提倡素质教育和创新性教育的大背景下，这样的档案信息记录已经不能完全反应学生的特点和素质。

（四）学生档案管理手段落后

随着互联网和计算机技术的高速发展，档案管理也逐渐趋于信息化、自动化和流程化。然而国内的高校虽然加大了信息系统建设的步伐，对学生档案管理仍停留在纸质阶段。档案的填写和记录往往采取手工的方式，这不仅增加了档案填写的错误率，也使得错误发生后的排查工作变得十分困难。档案管理手段的落后严重降低了管理效率，这也与学生档案管理的需求不匹配。

四、高校学生档案管理对策

改进学生档案管理工作必须着眼于现实，通过分析管理工作中存在的问题，有条理、有步骤的提出解决对策，转变档案管理的工作理念和作风，才能取得一定的进展。

（一）建立健全档案管理统一标准

不以规矩，不成方圆。建立档案管理的统一标准，完善健全相应的规章制度是做好学生档案管理工作的前提和基础。档案管理是一项十分繁杂的工作，学生档案的管理则涉及到新生入学档案的建档、分院系年级后的归档以及离校后的档案转递。在这样一个过程中，档案经手的部门较多，各个部门工作效率和办事风格也不尽相同。建立档案管理统一的标准则要求各单位部门按照规范化的流程进行操作，使得部门之间产生协同效应，保证学生档案管理的质量，降低档案管理的成本。各高校需要根据实际情况建立档案收集、整理、归档和转递等配套的规章制度，使学生档案管理工作向规范化和流程化靠拢。具体操作时，可以参考《普通高等学校档案管理办法》和《干部人事档案材料收集归档规定》等制定有高校特色的档案管理规章制度。

（二）加强档案管理人员队伍建设

管理的成败很大程度取决于管理者的智慧和执行程度。对于高校档案管理者来说，良好的档案意识和过硬的业务素质是科学有效进行学生档案管理的必备条件。针对部分学生档案管理者将学生档案的填写和归档当做兼职的心态，可以对他们进行培训和教育，强调学生档案管理的重要性，突出学生利益为第一的价值观；同时，完善相应的奖惩制度，对于档案管理工作持消极态度者应给与相应的处罚和警示。此外，对于专业的档案管理人员，他们虽然已经具备了档案管理的基本知识，但是在办公自动化和信息化技术不断扩展的今天，有必要对这一部分专业人员进行相关的培训，以使得专业的档案管理人员能够熟练掌握新的办公工具，达到事半功倍的效果。最后，高校应该积极面向社会公开招聘才能兼备的专业档案管理人员，提高用人要求并给予相应的待遇提升以吸引优质人才。

（三）扩充学生档案信息，加强档案管理信息化建设

在新时期素质教育和创新性教育的背景下，已经沿用了数十年的档案归档体系已经不能较好的满足社会和用人单位的需要。学生档案注重政治性和学科成绩，而无法反映学生的综合素质以及创新能力，用人单位很难通过类似的档案来筛选和鉴别学生的真实水平，档案本身的记载意义也就在逐渐的减少。因此，学生档案必须得到适当的扩充。在保证记录基本成绩信息的同时，可以将学生在校期间所获奖项、个人作品和创新发明等相关证书记录在档案之中，使得学生的档案展现出多样化和个性化的特点，为不同的用人单位提供参考；同时，档案信息的扩大则对档案的管理和保存提出了更高的要求。在保证核心信息以纸质档案形式留存的同时，应当依托信息化系统，将学生档案保存在数据库之中，这样不仅节省空间，也能提升档案管理的效率。此外，当用人单位需要调入学生档案的更多信息时，可以通过网络对学校档案资源进行访问而无需耗费时间和人力成本返校去拿纸质档案。

[1]高校学生档案管理存在的问题及对策[J].百色学院学报,2008,21(4):138-140.

[2]侯英杰.新时期高校学生档案管理改革初探[J].兰台世界:下半月,2008(2):33-34.[3]

[3]霍雄飞.就业服务视角下的高校学生档案管理研究[J].档案与建设,2010(2):40-42.

[4]王德欣.高校学生档案管理的新思路[J].兰台世界:上半月,2005(8):68-69.