供电企业档案数字化建设的探讨

2014-10-02 20:01:46广东电网公司珠海供电局陈利民
办公室业务 2014年15期
关键词:档案资料备份档案管理

文/广东电网公司珠海供电局 陈利民

一、供电企业档案管理数字化存在的问题

(一)信息孤岛的存在,造成归档渠道不畅

档案管理软件的选择直接影响着档案管理数字化的实际效果。由于大多数企业没有建立同一平台上的企业级信息化管理系统,各个职能部门的管理系统与档案管理系统不在同一平台上,给不同系统间的数据交换带来困难,在企业内部存在着大量的信息孤岛,致使各业务部门的档案资料不能实时传递到档案管理系统,归档渠道严重阻滞。这种状况,不但影响着档案管理工作的效率,更为重要的是,会造成部分档案资料的遗漏和丢失,严重地影响了归档的及时性和档案资料的完整性,给企业造成不必要的损失。

(二)缺乏针对性的管理措施,档案存储存在安全隐患

数字化档案有着有别于纸质档案的显著特点,易更改、易扩散、易损坏等特点,使得其安全性挑战着传统的档案管理模式。易更改,主要表现为数字档案具有信息与载体的可分离性,存储介质的可擦写性,在编辑过程中可以不留痕迹地被修改。这一特性,使得数字化档案的原始性、真实性和凭据性受到质疑。易扩散,主要表现为一份电子文档可以不受时空限制,同时发给多个网络终端。这一特性使得数字档案更容易丢失或外泄;易损坏,主要表现为数字档案对存储环境如温湿度、防磁性等都有着更高的要求,其存储介质也易于受到黑客攻击、病毒入侵、系统故障、操作失误等因素的影响而遭到损坏。显而易见,数字档案的这些特点,给数字档案的安全存储和长期保存带来了很大威胁。

(三)数字档案的利用率不高,没有发挥其应有的价值

档案的价值在于利用。由于种种原因,企业的数字档案利用率并不理想,手工操作在档案利用中仍占有较大的比重。其原因,一是囿于传统观念和工作习惯,人们更倾向于通过手工方式来检索、借阅传统的、有限的纸质档案,而忽视了更为丰富的数字档案,数字档案只为少部分人所接受;二是数字档案在检索方法、借阅管理等方面不够科学,往往比传统方式更为繁琐,使不少人更愿意使用传统方式和纸质档案;三是数字档案使用方法的普及程度不高,不少员工不了解其借阅流程,也有些岗位人员缺乏数字档案借阅条件,只能使用传统的纸质档案。凡此种种,造成数字档案的利用率不高,投入与产出的矛盾,使档案管理的数字化陷入恶性循环。

二、供电企业提高档案管理数字化水平的途径

(一)选择先进的信息化管理软件,形成办公业务一体化的管理体系,是提高档案数字化水平的首要条件

大多数供电企业的信息化都是随着企业经营发展的需要逐步建设起来的,不同的业务领域使用着不同类型的管理系统,在同一个企业同时应用着不同厂商、不同平台、不同架构的多个信息化管理系统的现象十分普遍。由于不同厂商、不同产品在设计思想、功能取舍、开发环境以及对企业业务的理解等方面存在差异,这些各自独立的系统缺乏有效的信息交流与沟通,导致企业的信息化成为多个信息孤岛的简单组合。由于档案管理软件与企业其他业务管理软件互不兼容,业务部门的档案资料不能及时地传递到档案管理系统,给数字档案的收集、整理和利用带来诸多问题。因此,如何选择管理软件、选用什么样的管理软件成为关乎档案管理数字化水平,甚至关乎整个企业管理水平的一个十分重要的问题。

企业级的信息化管理软件在同一平台上构建了包括档案管理在内的整个企业的业务管理体系,档案管理业务成为整个企业业务体系的一个组成部分,档案管理与企业其他业务管理在同一平台上互通互融,无缝衔接,业务部门的档案资料能够实时传递到档案管理系统。档案的收集、检索、借阅、归还等业务,通过自主设定的管理权限和业务流程来实现,减少了主观因素对档案管理的影响,实现了档案管理整个过程的规范化、标准化和信息化。

(二)在档案数字化建设过程中,从企业主营业务档案的数字化入手,逐步实现全部档案资料的数字化

档案管理的数字化并不仅仅是将已有档案资料扫描到计算机这样一个简单的过程,而是与企业生产经营活动紧密结合的一个动态实现的复杂的系统工程。因此,档案管理的数字化不可能一蹴而就,对于初次进行档案管理信息化的企业来讲更是如此。在企业档案数字化建设上,必须从企业生产经营的特点和需要出发,循序渐进地进行。出于档案管理为企业生产经营服务的宗旨,并根据我们在档案管理数字化过程中的实际经验,我们认为,在档案数字化建设中,从主营业务档案的数字化入手,逐步实现整个企业档案资料的数字化,是一条科学、合理、可靠的途径。

供电企业在生产技术领域基本实现了数字化,如电网监控数字化、业务处理信息化、运营管理集成化等等,档案管理的数字化要结合业务领域的数字化进程,通过深入细致调查研究,根据档案管理的法律、法规和相关业务标准,将档案管理系统与业务管理系统有机结合,实现业务系统与档案系统的一体化。在此过程中,应重点明确归档标准和归档流程,从而保证归档资料的完整性和保密性。

(三)改进数字档案管理方法,主动服务企业生产经营

实现了档案资料的数字化,只是完成了档案数字化管理的第一步,提高数字档案的利用率,才能真正发挥数字档案的潜在价值。

首先,要加强档案资料的编研,提高数字档案质量。档案编研是提高档案利用效果的重要途径。由于编研资料主题明确、数据集中,概括性强,能够减少档案利用者的查阅时间,深受档案利用者的欢迎。

其次,要通过丰富多彩的形式,展示数字档案管理成果,增强各部门利用数字档案来解决工作问题的意识。比如,可以通过举办档案管理成果专栏,有计划、有步骤地展示数字档案管理的最新成果;可以通过举办专题讲座,提高业务部门对数字档案的认识,了解数字档案利用方法等等。总之,要变被动为主动,充分发挥数字档案服务企业、服务群众的职能。

三、供电企业档案数字化管理的安全保障措施

(一)建立健全数字化档案的安全管理制度

严密的管理制度是保障数字档案安全的重要措施。要通过建立严密的数字档案收集、管理和检索、查阅制度,确保数字档案从管理机制上得到安全保障;要用严格的管理制度来约束相关工作人员,提高其责任意识和安全意识;设立数字档案监督岗位,专门负责档案信息的安全管理;细化档案管理规则,建立重要文件材料的备份档案;对于重要档案信息要实行加密处理,对内外网络要实行物理隔离,防止内部信息被泄露出去;掌握有效的防攻击网络安全技术,限制局部网络安全问题对全局网络安全造成的影响。

(二)建立有效的系统安全管理机制

要定期对计算机进行安全扫描,及时调整档案网络安全策略,对网络设备进行病毒监控和消息监听,采取有效措施对档案信息、数据的来源设置跟踪机制,保证档案数据、信息的绝对安全。一旦出现设备故障,要及时记录故障产生的原因,采取有效的急救措施。

(三)建立数字档案的备份系统

制订有效而完善的备份策略,对重要的档案数据进行定期备份和管理是维护数据安全、发生错误时紧急恢复数据的必要手段。备份系统要能够根据安全管理需要来定义需要备份的数据和备份条件,按照事先设定好的数据备份任务,由系统自动启动备份任务,进行数据的定期备份,并能够在需要时将已备份好的数据进行恢复。

四、提高档案数字化管理水平的注意事项

(一)领导重视是做好档案管理数字化建设的关键

企业的任何一项工作,其实都是“一把手工程”,没有领导的重视和支持,就很难取得预期的成效,档案管理数字化建设也不例外。首先,企业领导对数字档案管理的重视程度决定着数字档案管理水平的高低,如果领导重视,支持档案管理数字化建设工作,就能够加快档案数字化建设工作的进展,各项工作举措就能够落到实处;如果领导不重视,或者只是口头上重视,在实际工作中却把档案管理数字化工作放在了可有可无的位置,就不能真正实现档案管理的数字化,就不能发挥档案数字化应有的作用。其次,档案管理数字化建设需要一定的资金支持,企业领导的重视和支持是建设资金能否落实到位根本保证。在年度预算中要规划出一定数额的资金,专款专用,以保证档案管理数字化建设的需要。再次,企业领导的重视和支持还表现在对档案管理人员的关心、帮助和培养上,只有领导重视档案管理队伍的建设,才能提高档案人员对档案管理工作的积极性,提高档案管理人员的业务素质,更好地做好档案管理数字化建设工作。

(二)队伍建设是做好档案管理数字化建设的保证

档案管理数字化建设离不开一支技术精湛、业务熟练的档案管理队伍。首先,要根据本企业档案管理数字化建设的实际,在岗位设置、人员配备上予以倾斜,将真正热爱档案管理工作、有一定技术水平和业务素质的人员配置到档案管理岗位上来。其次,要通过岗位培训等途径,不断提高档案管理人员业务素质,满足档案管理数字化建设深入发展的需要。档案管理人员不但要具备档案管理的业务知识,而且要具备一定的计算机知识和相应的数字化管理能力,能够熟练地运用计算机、扫描仪等设备进行数据信息的采集。因此,企业要通过多种途径吸引更多的优秀人才加入到档案管理工作中来,要制定吸引、稳定档案管理人才的措施,建立多层次、多渠道、重实效的人力资源培养制度和考核、评估制度,以便留住人才,用好人才。

(三)软硬件设施投入是档案管理数字化建设的基础条件

档案管理数字化建设离不开必要的软硬件设施,加强配套设施建设,不断更新和升级管理软件,是做好档案管理数字化建设的基础条件。由于档案管理数字化建设是一个动态的、不断发展的过程,其软硬件投入也不可能一次性完成。随着档案数量的增加和档案利用率的提高,原有的软硬件设施可能满足不了新的业务需要,有的设施就需要更新换代,有的设施就需要增加容量,因此,企业要从档案管理的实际出发,配置和完善必要的软硬件设施,为档案管理数字化建设提供软硬件设施保障。

五、结语

加强档案管理数字化建设,要慎重选择档案管理软件,为提高档案数字化水平提供技术保障;在数字化建设过程中,要以主营业务为中心,循序渐进地实现整个企业档案管理的数字化;在数字档案的利用上,要转变被动应付观念,主动为企业生产经营工作服务,不断提高数字档案利用效果。

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