医院人事档案管理现状及发展思路探析

文/福建省泉州市第三医院 黄新金

随着医疗卫生改革的不断深入，医院人事档案管理也逐渐提上日程。人事档案是医院人力资源管理的重要内容之一，跟医院工作者的切身利益密切相关，在医院管理中占据的地位越来越重要。所以，要认清当前医院人事档案管理的现状，找出其发展对策。

一、医院人事档案管理的现状与问题分析

（一）人事档案管理意识方面

医院的人事档案管理，属于一项专业性、政治性以及机密性都比较强的工作，需要有专门的人员进行管理。但是部分医院在进行人事档案管理的时候，部分领导不够重视，没有意识到人事档案管理的重要性，导致其档案硬件管理设施上投入方面存在不足，缺少人事档案管理的基本条件，使得人事档案管理工作不规范，工作的效率受到影响，出现档案污损和丢失现象，在很大程度上影响了档案的利用。

（二）人事档案管理人员选配方面

医院人事档案管理工作比较繁琐、复杂，但其地位非常重要。所以，医院在人员选配方面要仔细的挑选，严格的甄别。但是，随着部分医院重新优化岗位设置工作的开展，每个环节的人员都在精简。档案专业人员不足就会使得一些人事档案不能得到及时收集和整理。加上部分医院的档案人员往往一人兼任多职，没有过多的精力和时间投入档案工作，根本谈不上对档案业务的学习，导致档案管理工作专业化程度不高的状况。在档案管理要求越来越高的今天，如果人员选配不称职，把不合格的人员调配到人事档案管理上，医院人事档案管理工作就可能面临一定的风险。

（三）人事档案管理内容方面

在部分医院中，一些医务人员的调动比较频繁，在调动中原来单位的档案材料没有及时入档，调出单位跟调入单位之间的沟通协调不利，导致档案材料不完整。特别是医疗卫生体制改革的今天，医疗人员的流动和岗位的变化就给人事档案管理工作带来了难度。而且部分医院仍没有建立正常的人事档案材料的收集与归档制度，在日常工作中存在比较大的随意性，导致档案材料的拖拉积压现象，甚至在一些人员调离之后其档案材料也没有及时放入档案中。

（四）人事档案管理信息化程度方面

信息科学技术以数字化和网络化的发展为主要特征，彻底打破了传统纸质档案的局限性，也在一定程度上改变了原有的纸质档案的搜集和整理方式，体现了科学性和很大的优越性，促进档案管理由原来的纸质档案管理转向信息采集和管理的阶段。但是，我国医院人事档案管理中普遍存在信息化程度不高的现象，甚至有些医院还停留在传统的管理阶段，半人工管理方式突出，还有的是人员素质问题，导致人事档案信息系统的利用效率不高。

二、医院人事档案管理的发展思路

（一）提高医院人事档案管理意识

对于医院来说，管理人员要明确人事档案管理的地位，通过进行广泛的宣传，强化全体人员认识到人事档案管理工作的重要性。做好人事档案管理工作能够提高医院的工作质量，维护员工的资料信息。规范的人事档案管理工作是医疗人员工作业绩的一个重要衡量标准。做好人事档案管理工作，不但可以让医院管理人员能够及时了解个体人员在工作中的情况，为其以后的发展提供切实的参考，也为个人的选拔和任用提供了很好的依据。领导者的档案管理意识增强，就意味着医院会投入比较大的人力和物力去进行人事档案管理工作。医护人员档案管理意识增强，就会明白自身的责任感，积极配合档案管理人员进行人事档案管理工作的开展。

（二）高度重视档案管理人员的选拔和培养

在信息技术不断发展的今天，人事档案管理跟传统的管理方式对于人员的要求有所不同，要求档案管理人员要具备相应的数字化知识，能够很好的运用工具进行数据信息的采集和整理，这就对人事档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。我们要不断更新观念，高度重视档案管理人员的选拔和培养，坚持走出去、引进来的重要原则，积极鼓励优秀人才的加盟，培养和留住优秀人才。工作人员不但需要具备基本的档案管理知识，还要具备应用信息技术的知识，这样才能实现人事档案信息开发与利用效果最大化。此外，还要加大医院档案人才培养方面的计划，通过对人事档案管理人员进行培训，提高其专业化知识，并对其进行定期考核。

（三）积极充实人事档案管理工作内容

首先，要不断建立健全收集归档制度，这个环节是医院人事档案管理工作的一个重要环节。作为人事档案管理人员，要依照相关规定，健全收档和移交档案材料的工作制度，加强档案收集工作的检查，要及时发现档案收集中存在的问题，要对能反应医院干部或者医护人员在德、能、勤、绩、廉等方面的材料进行归档，不断充实档案内容。其次，要把好人事档案材料的入关工作。对于收集起来的人事档案材料，档案工作人员要对其进行认真仔细的鉴别，并对这些材料进行严格的审查，避免那些不符合要求的材料流入档案。作为人事档案管理人员，要严格按照相关制度办事，对于医护人员档案材料的真实性负责。再次，要做好人事档案建设，进行人事档案材料收集也不是容易的事情，单纯依靠档案管理人员的努力是远远不够的，需要人事部门以及其他部门进行配合，协助档案管理工作的开展，确定档案移交工作制度的执行，从而做好人事档案管理，服务人力资源管理需求。

（四）加大人事档案管理工作的信息化建设

随着信息化的发展，人事档案管理要建立新型服务管理理念，实施人事档案工作的信息化管理，这是医院人事档案管理发展的必由之路。比如，人事档案信息检索的现代化，就是信息资源开发的一个重要手段，信息检索工具越先进，就越能节省检索时间，档案的利用价值也就越高。总之，信息技术为新时期医院人事档案管理信息化提供了重要基础，人事档案实施信息化管理也能够解决档案管理比医院日常工作落后的矛盾，使医院的人事档案管理更加科学化、规范化，从而适应医院的现代化管理。

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