大型体育赛事人力资源部门职能研究——以2011年深圳大运会为例

李继刚

大型体育赛事的整体组织实施是一件庞大复杂的工程，从赛前各项工作的准备，到赛时有序实施再到赛后的工作交接，可以说涉及到方方面面，其中一个环节出错，就可能导致赛事进程受阻，甚至可能导致整个计划项目无法正常进行下去。所以，在赛前赛时赛后这三个阶段，必须严格地规范各项工作，以达到预期的目标。第26届世界大学生夏季运动会在2011年8月12日至8月23日在深圳举行，主要筹办工作包括：赛事活动组织、体育场馆建设、赛会安全保障、大运会市场开发、文化活动策划、志愿团队打造、交通团队打造、交通网络建立、宣传工作推广、大运科技创新、环保理念践行等。人力资源部作为深圳大运会的一个重要的业务口，具有至关重要的地位。因此，从人力资源的规划配置到人员任职管理，再到大运会相关人员注册的数量及其注册效率等，全面总结人力资源部的各项工作，探析深圳大运会人力资源部在各个时期的职能特点，反应出其职能运行状况，对于积累办赛经验无疑具有十分重要的价值。

1 大型体育赛事人力资源部简介

深圳大运会人力资源部主要负责工作人员的注册工作，人力资源招聘与配置、培训、考勤、考核与评价、薪酬与福利管理、劳动关系、服装发放、就餐统计等，必要时配合其他部门业务口工作。根据大运会筹办总体目标和行动纲领，对筹办事务进行梳理，根据梳理结果，合理规划并设置执行局的组织结构、职位体系和人员数量，以满足不同阶段大运赛事对机构和人员的需求。其工作直接对场馆主任负责，同时向主运行中心人力资源办公室汇报，主要客户群为场馆受薪人员，具体包括受薪人员签到签出管理、受薪人员工作运行监控、受薪人员服务与激励等。人力资源部负责场馆团队各类工作人员的管理和团队建设工作，包括人员计划、调配、培训、激励、监督等，全面统筹本场馆人事运行工作，根据人员计划和规定的程序调配团队人员，组织落实场馆人员上岗培训、场馆知识培训等。

2 深圳大运会人力资源部职能范围

2.1 赛前职能范围

大型体育赛事人力资源部在赛前赛时赛后三个阶段中，赛前的工作最复杂，且最重要。赛前准备阶段，部门业务口内主要有两个重要任务要完成。

2.1.1 人员配置

一整套成熟的赛事运行机制，离不开由各类体育人才组成的业务口对赛事的帮助。高等体育人才的招聘是赛事取得成功的保证。所以，体育人力资源的招聘和布置是考验深圳大运会人力资源与注册业务口的首要任务。各场馆团队在大运会执行局场馆运行办公室、人力资源部门统筹及业务指导下，充分考虑执行局各职能部（室）对各场馆岗位任职人员的素质及工作技能需求，制定各场馆团队的人员基本配备方案，报执行局审议通过后实施。人力资源部根据深圳大运会赛会组委会的赛事用人要求，设立了场馆主任责任制。一般来说，场馆团队设有场馆主任。场馆团队在开展工作时实行“场馆主任负责制”。场馆主任作为保障场馆高效运行的第一负责人，是场馆团队内各项事务的最高决策人，重点落实“场馆主责”，按照赛事指挥体系的要求指挥调度工作。场馆团队人员来自各个方面，基本类型有组委会执行局下派人员（E类）、受薪人员（P类）、志愿者（V 类）、合同商（C 类）四类人员［1］。 总体上看，人员类型不同，相应的待遇和管理方式也有所不同。

图1 深圳大运会场馆团队人员组织结构图

2.1.2 人员注册

注册的目的是为了对各类参会人员的身份及其在大运会中的职能予以鉴别和确认，授予他们必要权限以便于赛事运行期间在相应的场馆和区域履行其职责（深圳第26届世界大学生夏季运动会注册指南）。通过大运会注册程序后，注册人员均可获得由国际大体联（FISU）和大运会组委会联合签发的大运会身份注册卡。身份注册卡显示持证人身份与权限，注册人员凭借身份注册卡可进入相关场馆和区域，并享受国际大体联和组委会赋予的相应权利。注册的相关步骤［2］如下：

1）大运会组委会开通官方注册网站，并向负责单位发送电子版的 《深圳第26届世界大学生夏季运动会注册指南》及《注册报名表（I表）》；

2）负责单位在最终截止日期前通过网站/离线电子表格向大运会组委会提交《注册报名表（I表）》；

3）大运会组委会对已提交的注册信息进行处理；

4）大运会组委会与负责单位通过注册状态报告确认申请数据的准确性及申请人参加大运会的资格；

5）大运会组委会制作身份注册卡；

6）国际大体联（FISU）/国际资格审核委员会（CIC）/大运会组委会（OC）分别为各自负责审核的注册群体签发身份注册卡，申请人由此获得大运会身份注册卡所授予的各项权限。

另一方面，不同的人员，赛时的通行权限也不同。注册分区是对场馆内不同人群通行权限的区域划分。同一通行权限的人群归纳在一个注册分区内。根据国际大体联（FISU）赛事指南规定，以0-7共8个阿拉伯数字表示大运会场馆内部特定的通行区域。该数字代码打印在大运会身份注册卡上，称为分区代码。注册分区主要是为体现各类证件的通行区域。在划分注册分区的同时应确定验证点的位置。注册人员都要佩戴身份注册卡，只有取得了某一注册分区通行权的人员才能获准进入该区域。对于注册人员所享有的可通行场馆内部分区的权限，通过标注在身份注册卡上的分区通行代码来体现；各分区通行代码可通行的区域依照下表来确定。

表1 深圳大运会通行区域代码

由上表可知，虽然工作人员是内部人员，但是还是有相对通行区域的。运行各注册分区和看台分区之间必须严格区分，并要在分区交界的通道处设证件查验点，按规定严格控制人员通行。人力资源部在赛前需要在这方面下功夫，明确各类人员的通行区域，这样可以有效避免赛时工作人员尚自离开工作岗位到比赛区观看比赛，影响大运会赛事的正常运行。

2.1.3 应急预案编制

在实际工作过程中，会遇到许多特殊情况和突发事件，按照往届大运会及我国举办大型活动的经验，需要预先想到可能出现的突发事件，并提前做好预案，可以称其为 “应急预案”。场馆应急预案是指针对场馆运行工作中的突发事件制定的应对措施。制定应急预案，能增强场馆团队的风险防范意识，促进相关业务口的相互配合，减少突发事件的影响力，保障赛事活动的正常进行。简单地说，应急预案是一种应对突发事件的特殊程序。通过编制本场馆应急预案能增强场馆团队的风险防范意识，促进相关业务口的相互配合，减少突发事件的影响力，保障赛事活动的正常进行。因此，深圳大运会人力资源部在赛前需要本部门业务口内相应的应急预案，大概应急的内容包括工作人员证件丢失、签到区秩序混乱、工作人员缺岗、备用制服短缺、工作人员食物中毒、工作人员冲突事件、工作人员突发疾病、非轮值人员滞留场馆等。

2.2 赛时职能范围

人力资源部在赛时主要职责是做好工作人员签到点管理，组织工作人员签到，记录考勤情况，发放意见卡，控制工作人员在非工作时间持证进入场馆。场馆工作方面及时汇总本场馆各业务领域工作人员排班信息和出勤情况，编制补贴发放明细表。协助各业务领域调配使用备用人员，协调解决备用人员后勤保障问题。管理备用制服。另外，在做好口内工作时，积极维护工作人员休息区秩序，协调保洁清废、场馆设施管理等业务领域做好休息区后勤保障。

在任务繁多且紧张赛时阶段，人力资源部要根据竞赛项目工作时刻表（DCAS），积极做好本部门业务口内的每日工作时刻表（DRS）［3］。场馆每日工作时刻表能全面体现“以竞赛为核心，以场馆为基础，以属地为保障”的场馆运行理念。这个时间表体现场馆的综合性、保障性工作任务，包括：场馆开馆与闭馆时间、观众入场与清场完毕时间、竞赛开始与结束时间、以及一些注册、餐饮、票务、信息咨询、媒体工作间、贵宾休息室、兴奋剂检查站等重要服务设施的运行顺序和开、关门时间。

表2 深圳大运会赛时人力资源部DRS表

2.3 赛后职能范围

赛后人力资源部的任务职能有三点。

1）协助场馆领导组织工作人员做好赛后总结，负责汇总团队工作人员总结和鉴定材料。赛后各个业务口都有很多善后事宜，业务口之间横向联系逐步加强，交接各种赛时的资料信息。在协助场馆领导汇总整个场馆团队工作人员总结方面，首先要通过场馆团队的内网短信通知各个业务口负责人，经由负责人下发任务给各自业务口工作人员，在规定时间内写好总结上交至人力资源部，由本部门盖章存档。在此期间，各个业务口相互协作，提供各自口内的资料信息，吸取精华，团队合作写好赛时工作汇总报告。

2）深圳大运会赛事结束之后，人力资源部最大的工作就是做好赛会工作人员的分流工作。根据深圳大运会执行局人力资源部的相关文件，大运会结束之后全体人员实行分流，这点是深圳大运会的特色措施之一。人力资源部将提前会同市组织人事部门，制订分流方案。抽调人员原则上回到原单位工作，企业化管理人员按照自主择业与推荐就业相结合的方式，重新选择工作机会。这一点不仅符合了深圳大运会组委会人才再利用的思想，也给赛会工作人员提供了一个很好的再就业机会，这是激发赛会工作人员做好本分工作的前提。

3）赛事过后场馆可持续的经营一直是社会各界人士共同的关注点。深圳大运会后大运中心场馆的赛后利用基本上确立了“以体为本”的理念，场馆经营性开放化、经营领域扩大化，场馆经营项目的投资、引进、管理。除了提供体育活动、竞赛项目外，还提供健身娱乐、保健康复、旅游休闲、文艺演出、商务会展以及餐饮服务。以上各种赛事运行知识，需要很多经验丰富的人员来执行，一般重新招募人员则需要很大的一笔培训费用，这是很多单位招聘新人员所顾虑的。所以，在这些方面的知识上，经历过大运会赛事的工作人员就是首选目标。人力资源部这时就需要从这些“熟练”的工作人员入手，启动赛后场馆运行的人才战略。这些人员毕竟都是经过大运会的历练，经验丰富。这是赛后人力资源再利用的主题思想，即为大运会许多工作人员解决了就业问题，也为人力资源部节省了很多时间和精力。

3 结语

深圳大运会人力资源部的职能经验表明，必须将人力资源管理介入整个赛事组织过程，注重不同阶段的人力资源管理任务以及可能存在的问题。必须实现不同阶段人力资源管理任务的有效衔接，建立管理过程中的市场链机制；必须以人力资源部为组织平台，协调不同部门的人力资源配置，实现人力资源配置和使用的最优化；必须实现赛事人力资源管理战略、手段和策略的有效统一，将办赛宗旨贯彻到人力资源管理上，以人力资源管理促进办赛宗旨的实现；必须实现赛事人力资源管理的人本化，实现人才使用与人才发展有机统一。只有这样，才能取得大型体育赛事运作的科学化管理，促进办赛和谐。所以，在以后的大型体育赛事人力资源部的组织管理中，可以借鉴深圳大运会人力资源部在整个赛事中的运行机制，充分带动赛事各个部门职能的效率，在已有的基础上，取得更大的进步。

［1］葛庆英，王 刚.大型综合性体育赛事人力资源需求的预测研究［J］.惠州学院学报（自然科学版），2010（6）.

［2］梁道行.深圳第26届世界大学生夏季运动会注册指南［M］.深圳第26届世界大学生夏季运动会组委会执行局，2011.

［3］王亦凡，李 颖，钟欣明.深圳大运会场馆通用知识读本［M］.深圳大运会赛区场馆运行管理办公室，2011.