档案服务社会化的思考

赵艳红

摘 要：随着人类社会的飞速发展，我们迎来了一个全新的知识经济时代，这个时代的到来给档案部门提供了良好的机遇，同时也提出了前所未有的课题。档案服务社会化程度已经成为衡量一个国家文明程度的重要标志。为了跟上时代前进的步伐，档案部门就必须加速档案服务社会化的进程，才能适应时代的需求，在保证党和国家级人民群众根本利益不受损害的前提下，最大限度和范围地向社会各方面提供档案信息服务。

关键词：档案服务；社会化；思考

中图分类号：G255.1 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2014）11-0129-02

1 档案服务社会化的概念与原则

档案服务社会化，是指档案部门在提供服务上，以社会公众需求为导向，以公共利益的最大化为目标，以提高档案服务质量和效率、降低服务成本、最大限度地满足社会公众的需求，实现社会效益和经济效益的最佳双赢为目的，立足档案工作，运用社会和市场的力量，开展在社会领域的多方位合作，适当引入第三方力量，形成以档案部门为主导、多种形式参与的档案服务提供机制。

在推动我国档案服务社会化的发展过程中，我们应该遵循以下六项原则。

注重档案管理成本与效益分析的原则。随着社会的快速发展，档案管理除原有的纸质档案以外，又增加了电子档案，双套的管理制度，必然大大增加了档案的管理成本。档案的效益又包含经济效益和社会效益，一直以来，很少有人对档案的社会效益进行核算，因此，我们要对档案的管理成本与利用效率进行综合的、全面的考察，尽快制定出标准，早日纳入到档案的管理工作中，争取降低社会化的运行成本，利用有限的资源提供更好的服务，避免浪费。

选择性的原则。档案服务的社会化并不是指对所有的档案服务都进行社会化，对危及国家、社会安全，经济稳定，或重大利益和其它不宜开放的档案、政务信息和现行文件，都要坚决不予公开。这就要求我们要处理好档案开放和保密的问题。

逐步前进、以点带面的原则。由于我国幅员辽阔，各地的档案服务社会化进程不一致，经济发达地区较中西部地区经济欠发达的地区做的要好。另外长期以来，我国的档案意识不强，缺乏主动服务和创新精神，所以不能一步到位，要循序渐进，以点带面地逐步展开，克服各种阻力，稳中求发展。

档案部门主导、多元参与原则。由于档案部门是档案服务社会化政策的制定者，管理档案和提供服务的人，能够保障档案服务社会的宗旨不发生偏移，所以其主导地位是不能动摇的。在此基础上，要充分发挥第三部门、社会组织和私人的作用，加强合作交流，创新服务，并弥补档案部门在资金、资源和人才方面的不足。

人本主义、信息公平原则。我们要充分调动档案工作者的积极性和主动性，尽可能高效率的提供服务。由于档案工作的社会化进程不一样，导致了国与国之间，地区与地区之间存在着巨大的信息差异，这是关乎社会发展的重大问题，所以实现信息公平是我们必须坚持的原则。

满足社会公众需求。任何部门的职能发展都和社会公众的需求是分不开的。脱离开公众的需求，也就脱离了档案服务社会化进程的土壤，有了这种需求，我们才能制定建立相应的机制，开发符合公众需求的档案产品和服务。

2 档案服务社会化的域外经验

由于我国档案发展的进程，没有成熟的经验可供参考，我们可以参照美欧等一些发达国家的做法，好的经验我们也可以借鉴使用。

在西方发达主义国家，政府非常重视提升公民的档案意识。在英国，原本档案工作也存在传统、保守的思想，但是在发现档案馆在文化机构中处于弱势地位后，英国档案界采取了吸引赞助和基金、成立“图书馆、博物馆、档案馆理事会”、开展“档案意识提升运动”等多种形式，在提升公民档案意识，吸引普通民众了解档案、利用档案方面，取得了相当大的成功。美国的档案利用意识也很强，大部分美国人认为，档案如果不积极地加以利用，就失去了存在的意义与活力，利用档案解决各种工作、学校和生活中的问题已经成为众多美国公民的自觉行动。连上小学的儿童都懂得去如何利用档案馆里的资料。

其次，域外的管理理念与中国不同，欧美等国家不仅把本国的档案馆确定为文化传播机构，档案馆的职能不仅在收藏和保存档案，更重要的是向社会开放和档案利用。美国国家档案馆的十几万文件已被数字化，大量利用工作都可以在网上进行，美国国家档案馆还拿出很多珍品对外宣传展览，通过展览档案提升国民的历史文化素质。在德国，档案馆把与社公众互动看做公共事务的一部分，通过接头宣传、档案陈列展览、出版档案宣传画册、举办学术研究、档案开放日等多种形式，让社会更多的了解档案馆，来达到服务社会的目的、为了能更好地发挥档案的价值，欧美国家的档案界一直没有停止过对档案工作的创新。3他们认为，只有实行更加科学、便利和人性化的档案服务，才能最大程度的激发社会公众了解和利用档案的兴趣和热情，从而提高档案馆的地位和知名度。在这些国家，经过解密处理的交到档案馆的文件在经过整理后，编出目录，就可以向公众开放。允许开放的档案，就没有任何使用限制。只要出示身份证明，年满14周歲的都可以使用。为了方便大众，还可以根据不同用户的需求提供相应的服务，既可以提供咨询，也可以指派顾问，帮助查找，节约时间。在西班牙的国家档案馆中，阅览室内都安装有必要地电源，利用者可以携带计算机进入阅览室。在档案利用室，一般都备有微缩胶片和缩印平片的阅读和打印机，如果读者需要，随时可以打印出有关的内容。

3 我国档案服务社会化的可行途径

严格档案服务社会化考核制度。考核制度的实施可以使一些杂乱无章的档案得到有序规范的整理，减少了查档时间和“无档可查”的尴尬。

档案部门主动服务，简化利用手续。减少设置认为障碍。

做到这点，就可以使我们的档案部门避免由于个人原因产生延误档案开放的时间，以及缩小开放的范围，对已经开放的档案加以限制。

充分发挥现代化技术手段的作用。充分利用现代科技，早日实现档案服务的数字化与电子化，建立机读档案目录中心，逐步向网络化联机检索过渡，一方面减少公众的查档时间，另一方面可以形成全国范围内的联网，不论身在何地，都可以方便快捷的查到所需要的信息。

重视民生档案，加大档案信息的透明度。一直以来，一些有关反映当时社会生活的档案资料没有及时收集，造成这段历史时期的空白，只有把民生档案重视起来，加大收集的力度，才能把一些珍贵的资料保存起来，维护了人民群众的合法权益，加快档案服务的社会化进程。现在，一些涉及个人信息的档案，自己却没有权利查询，例如人民银行的个人征信档案，有的人不注意产生的不良记录，自己竟然还不知道，对一些利用频繁与人民有直接关系的档案，如：出生档案，婚姻，知青子女，独生子女，出国，医疗保障，房产证明等要优先数字化，并且要求我们的档案部门加大这方面档案信息的透明度，维护社会的和谐有序发展。

参考文献：

[1] 付双双.档案服务社会化问题透视[J].档案，2008，（4）.

[2] 饶圆.档案服务社会化研究[J].档案学通讯，2009，（6）.

[3] 李珍.中外档案利用工作现状及其原因浅析[J].档案与社会，2004，（6）.